Tekst: BVEB en RAR
De Bedrijfsvoeringseenheid Bommelerwaard (BVEB) en het Regionaal Archief Rivierenland (RAR) werkten de afgelopen jaren samen aan een grootschalig digitaal uitplaatsingsproject. Twee documentmanagementsystemen van de gemeenten Maasdriel en Zaltbommel werden uitgefaseerd en de daarin aanwezige digitale informatieobjecten werden gemigreerd naar het eDepot van het RAR. Met dit pioniersproject werden de organisaties in 2023 genomineerd voor de Od Kwaliteitsawards.
Hoewel de deelname geen prijs opleverde, markeerde het project wel een belangrijk kantelpunt. Niet alleen omdat een complex migratietraject succesvol werd afgerond, maar vooral omdat het inzicht groeide dat digitaal archiefbeheer zich uitstrekt over organisatiegrenzen heen. Sinds de deelname is die gedachte verder uitgewerkt in beleid, processen en concrete vervolgstappen.
Pioniersproject als vertrekpunt
De aanleiding voor het uitplaatsingsproject lag bij een herkenbaar probleem: legacy. De BVEB stond eind 2019 voor de opgave twee documentmanagementsystemen uit te faseren die niet langer werden ondersteund, terwijl de daarin opgeslagen overheidsinformatie nog niet vernietigd mocht worden of zelfs blijvend bewaard moest worden. In overleg met het RAR werd besloten om alle informatieobjecten uit deze systemen uit te plaatsen naar het eDepot. Voor beide organisaties was dit een eerste keer. Voor de BVEB betekende het de eerste digitale archiefmigratie en het uitfaseren van twee DMS’en. Voor het RAR was het de eerste migratie van deze omvang. Het project werd in eigen beheer uitgevoerd, zodat maximaal geleerd kon worden over procesinrichting, datakwaliteit en technische randvoorwaarden.
Het traject doorliep meerdere fasen: opschoning, vormgeving, migratie, inrichting en afronding. Dossiers werden opgeschoond, bewaartermijnen toegekend en metadata aangevuld.
Metadataschema’s werden gemapt op basis van TMLO/ToPX. Leveringen werden gecontroleerd en gevalideerd, autorisaties ingericht en een raadpleegomgeving ingericht voor ambtenaren. Uiteindelijk werd de uitplaatsing succesvol live gebracht.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
