Tekst Francis Lodewijks en Wessel de Boer
Francis Lodewijks en Wessel de Boer zijn respectievelijk juridisch controller en adviseur informatiebeheer bij de gemeente Groningen
De gemeente Groningen wil transparant zijn. Daartoe moeten veel zaken goed zijn geregeld: er moet beoordeeld, gelakt, gepubliceerd en gecommuniceerd worden. Een andere belangrijke randvoorwaarde om transparant te kunnen zijn is een betrouwbare en ordelijke informatiehuishouding.
Om deze randvoorwaarde kracht bij te zetten herhaalt de Wet open overheid (Woo) daarom in artikel 2.4 de Archiefwet: bestuursorganen dragen er zorg voor dat documenten zich in goede, geordende en toegankelijke staat bevinden. Hoofdstuk 6 van de Woo doet daar nog een schepje bovenop door deze algemene zorgplicht uit artikel 2.4 verder uit te werken. Hiermee wordt in de Wet open overheid het belang van de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende eisen waaraan de informatiehuishouding van een overheidsorgaan moet voldoen extra benadrukt.
Het daadwerkelijk realiseren van een informatiehuishouding die transparantie mogelijk maakt, vraagt om sturing, toezicht en gedragsverandering. De gemeente Groningen heeft ervoor gekozen om de informatiecommissaris een belangrijke rol te geven in het aanjagen van transparantie en het signaleren van knelpunten. De taak om de informatiehuishou – ding op orde te brengen te houden is meestal belegd bij de afdeling Informatiebeheer, DIV, etcetera. Hierin lopen gemeentes landelijk tegen dezelfde problemen aan. Versnippering in systemen, steeds hogere volumes en een gebrek aan sturing zorgen er onder andere voor dat het vaak moeilijk is om dossiers te vormen, te beheren en terug te vinden.
Dit gebrek aan grip op informatie is niet alleen een probleem voor de bedrijfsvoering maar leidt ook in steeds grotere mate tot inefficiëntie bij het openbaar maken van informatie. De doorlooptijden van verzoeken overschrijden vaker wel dan niet de wettelijke termijn. Actief publiceren wordt daarnaast ook bemoeilijkt als informatie niet goed te herkennen is binnen de eigen organisatie
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 52: Openbaarheid en Transparantie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
