Tekst: Gemeente Den Haag
De gemeente Den Haag werkt al langere tijd aan het verbeteren van haar informatiehuishouding in een omgeving waarin papieren archieven, digitale documenten en nieuwe vormen van informatie naast elkaar bestaan. Wet- en regelgeving rond openbaarmaking en archivering stellen daarbij steeds hogere eisen aan vindbaarheid, betrouwbaarheid en duurzaamheid. Om hierin richting te geven ontwikkelde Den Haag de domeinarchitectuur IRMA, die kaders biedt voor informatiebeheer over verschillende vakgebieden heen. Deze aanpak leverde de gemeente een nominatie op voor de Od Kwaliteitsawards 2025.
De ontwikkeling van IRMA begon vanuit de behoefte om de informatiehuishouding concreter en beter toepasbaar te maken. Wet- en regelgeving, zoals de Archiefwet, bleek in de praktijk lastig te vertalen naar het dagelijks werk. Door deze regelgeving grondig te analyseren en terug te brengen tot een hanteerbaar kader kwam Den Haag tot zeven eisen – waaronder toegankelijkheid, vindbaarheid, betrouwbaarheid, veiligheid, duurzaamheid, herbruikbaarheid en volledigheid – en tien voorwaarden om aan die eisen te voldoen. Deze eisen en voorwaarden vormen sindsdien de basis voor de inrichting van de informatiehuishouding. IRMA biedt daarmee een gemeenschappelijke taal voor verschillende expertises binnen de organisatie. Vooral bij nieuwe projecten, grote systeemwisselingen en proceswijzigingen is IRMA een vast vertrekpunt geworden, waarbij adviseurs vroegtijdig aan tafel zitten om mee te kijken, met andere woorden: aanschaf en informatiehuishouding by design.
Groeiende aandacht
Sinds de deelname aan de Od Kwaliteitsawards 2025 is de belangstelling voor IRMA sterk toegenomen. Van buiten de organisatie is veel aandacht gekomen voor de producten die de gemeente Den Haag heeft ontwikkeld, waaronder de domeinarchitectuur IRMA zelf, de minimale metadataset en vooral de Informatieplattegrond, een overzichtelijk en samenhangend model waarin de gemeente Den Haag haar processen, informatie en verantwoordelijkheden bij elkaar brengt.
Deze aandacht resulteerde in presentaties aan andere gemeenten en aan organisaties zoals het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI). Ook enterprise-architecten van de G4 en de VNG zien de meerwaarde van de Informatieplattegrond. Begin 2026 wordt verder onderzocht of de Haagse Informatieplattegrond breder inzetbaar is. Daarbij is het uitgangspunt dat 90 tot 95 procent van de beschreven processen in meer of mindere mate ook voorkomt bij andere gemeenten. Daarmee kan worden voorkomen dat het omvangrijke beschrijvingswerk dat in Den Haag is verricht, elders opnieuw moet worden gedaan. Intern kreeg deze fase eveneens vervolg. Begin 2025 is een programmamanager Haags Digitaal Werken aangesteld. Haags Digitaal Werken maakt gebruik van een zogenoemde viertrapsraket: het verbeteren van vakmanschap, leren, het verbeteren van de gemeentelijke informatiehuishouding op tactisch en operationeel niveau en de inrichting van de werkplek. De Haagse i-Visie vormt daarbij het fundament.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
