Tekst Marc Notebomer
Omgevingsdienst Noordzeekanaalgebied (ODNZKG) maakt werk van verantwoord vernietigen. Wat begon als een complexe hersteloperatie, groeide uit tot een structurele aanpak: met een duidelijke vernietigingslijst, technische vindingrijkheid en brede afstemming binnen en buiten de organisatie.
In 2024 startte de organisatie met het vernietigen van zaken waarvan de bewaartermijn was verstreken. Het ging in totaal om circa 350.000 zaken. Extra complex was de overstap naar een nieuw zaaksysteem. Ongeveer 300.000 van de te vernietigen zaken waren in 2025 nog gemigreerd. Het bleek ingewikkelder om deze zaken vooraf van de migratie uit te zonderen dan om de vernietiging in het nieuwe systeem uit te voeren. Daarom maakte de omgevingsdienst eerst een duidelijke vernietigingslijst op basis van het oude zaaksysteem. Die lijst werd vervolgens gebruikt om in het nieuwe systeem gecontroleerd te vernietigen.
Datawarehouse
De technische oplossing was pragmatisch en effectief. De vernietigingslijst werd ingelezen in het datawarehouse. Van daaruit werd via een API-opdracht elke zaak in het nieuwe zaaksysteem vernietigd. Niet alle metadata waren na de migratie direct volledig of correct overgekomen, maar doordat de vernietigingslijst vooraf was gedefinieerd, kon de organisatie toch zorgvuldig en gericht handelen.
De grootste inspanning zat niet in de techniek, maar in de voorbereiding en afstemming. Als omgevingsdienst werkt de ODNZKG voor elf opdrachtgevers: acht gemeenten en drie provincies. Daaraan zijn vijf archiefdiensten en archivarissen verbonden. Voordat tot vernietiging kon worden overgegaan, vond interne controle plaats bij alle vakafdelingen. Daarbij waren ongeveer zestig contactpunten binnen de organisatie betrokken. Daarna volgde afstemming met de verschillende archivarissen.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 53: Kwaliteit van informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
De nominaties voor de Od Kwaliteitsawards 2027 zijn nu geopend. Welke organisatie verdient de award in 2027?
