Tekst: Eerste kamer
Wie wetten maakt, moet ze ook zelf naleven. Die gedachte kreeg extra gewicht met de invoering van de Wet open overheid (Woo). Ook de Eerste Kamer moest haar informatiehuishouding tegen het licht houden: informatie beter vindbaar maken, transparanter werken en Woo-verzoeken binnen strakke termijnen afhandelen.
Met het Project Informatiehuishouding Eerste Kamer (PIEK) zette de senaat tussen 2021 en 2023 een grote stap. De Kamer werd Woo-proof. Maar daarmee was het werk niet klaar. Integendeel. Juist na afloop van het project begon de volgende fase: die van doorontwikkeling, verankering en vooruitkijken. Want informatiehuishouding, zo werd steeds duidelijker, is geen project met een einddatum.
Werken onder tijdsdruk
Het PIEK-project kende een duidelijke aanleiding en een harde deadline. De Eerste Kamer had twee jaar om haar informatiehuishouding in lijn te brengen met de nieuwe wetgeving. Tijd voor uitgebreide ontwerpfases was er niet. De aanpak werd daarom bewust pragmatisch: doen wat nodig is, leren onderweg en vooral zorgen dat het in de praktijk werkt. De scope was breed. Het project richtte zich onder meer op document- en recordmanagement, website-archivering, het inrichten van een Woo-loket, passieve openbaarmaking en het opleiden van medewerkers. Technisch werd gekozen voor SharePoint als documentmanagementsysteem, omdat medewerkers daar al mee werkten en het systeem mogelijkheden bood om verder te professionaliseren. Die keuze bleek logisch, maar ook weerbarstig. Het inrichten van SharePoint vergde uiteindelijk veel meer tijd en expertise dan vooraf gedacht. Intern werd het traject gekscherend de ‘Alpe d’Huez’ genoemd: technisch complex, organisatorisch zwaar en niet in één ruk te nemen. Wat eerst een IT-klus leek, bleek vooral een veranderopgave.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
