Tekst: Asha Narain
Openbaarheid en informatiehuishouding worden nog te vaak als losse onderwerpen gezien. Volgens Martin Berendse, voorzitter van het Adviescollege Openbaarheid en Informatiehuishouding (ACOI), is dat een fundamenteel misverstand. Juist bij een Wooverzoek wordt zichtbaar of de basis op orde is. Niet techniek, maar organisatie en dagelijkse werkprocessen bepalen uiteindelijk of informatie vindbaar en openbaar te maken is. ‘Alles wat je niet aan de voorkant organiseert, levert later problemen op.’
In discussies over informatiekwaliteit gaat het vaak over betrouwbaarheid en volledigheid van informatie. Volgens Martin Berendse is dat te beperkt. Kwaliteit draait ook om vindbaarheid, actualiteit, ordening, metadata, herleidbaarheid en duurzame toegankelijkheid. Eén element ontbreekt volgens hem nog te vaak in het gesprek: doorzoekbaarheid. ‘Dat wordt alleen maar belangrijker, zeker met AI. Informatie moet niet alleen leesbaar zijn voor mensen, maar ook “machineleesbaar”.’ Dat begrip gebruikte hij jaren geleden al tijdens zijn periode als Algemene rijksarchivaris bij het Nationaal Archief.
Destijds klonk het volgens hem nog bijna ouderwets, maar inmiddels ziet hij juist hoe nauwkeurig het begrip eigenlijk is. Informatie moet zo zijn ingericht dat systemen, zoeksoftware en AI-toepassingen ermee kunnen werken. Dat vraagt om meer dan alleen inhoudelijke kwaliteit. Daarvoor moeten ook structuur, metadata en context op orde zijn.
De kanarie in de kolenmijn
Volgens Berendse laat een Woo-verzoek vaak direct zien hoe volwassen een informatiehuishouding werkelijk is ingericht. Hoe langer het duurt om informatie boven tafel te krijgen, hoe duidelijker zichtbaar wordt waar processen tekortschieten. ‘Een Woo-verzoek is bijna een kanarie in de kolenmijn. Als het lang duurt, komt dat in negen van de tien gevallen doordat de informatiehuishouding niet voldoet aan de minimale standaarden.’ Dat probleem ontstaat volgens hem meestal niet door onwil, maar doordat organisaties nog te afhankelijk zijn van individuele medewerkers.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 53: Kwaliteit van informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
