Tekst: Ministerie van VWS
Beeld: Shutterstock
Bij het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) speelt een goed functionerende informatiehuishouding een cruciale rol in beleid, verantwoording en kennisoverdracht. In de praktijk kwam die onder druk te staan, vooral door de sterke groei van digitale informatie. Om collega’s te ondersteunen ontwikkelde het Team Advies Informatiehuishouding in zogeheten ontzorgtrajecten, gericht op betere ordening en vindbaarheid van informatie op netwerkschijven. Deze aanpak werd in 2023 genomineerd voor de Od Kwaliteitsawards. De trajecten zijn inmiddels afgerond. De aandacht verschuift nu naar de vraag wat zij hebben opgeleverd en hoe VWS verder werkt aan verbetering en borging.
De trajecten waren gericht op het ondersteunen van directies bij het verbeteren van hun informatiehuishouding, met specifieke aandacht voor de netwerkschijven waarop in de praktijk het meest wordt gewerkt. Daarbij bleef steeds uitgangspunt dat directies en medewerkers zelf verantwoordelijk zijn voor hun informatie, en dat het project ondersteuning bood bij het uitvoeren van de benodigde acties.
Zichtbare resultaten in de praktijk
Vanuit de directies zijn positieve reacties ontvangen. Ten eerste geven directies aan dat informatie makkelijker vindbaar is en dat samenwerking daardoor efficiënter gaat. Door de spiegeling tussen Marjolein, het documentmanagementsysteem van VWS, en de netwerkschijf, is de structuur in beide systemen gelijk. Dit zorgt ervoor dat informatie in beide systemen op dezelfde manier is ingericht. Ten tweede waren directies tevreden over de samenwerking met het projectteam tijdens de trajecten. De ondersteuning en begeleiding in het proces werden als positief ervaren. Deze resultaten laten zien dat de gemaakte afspraken en aangebrachte structuur effect hebben in het dagelijks werk van directies en medewerkers.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
