Tekst: VGGM
Beeld: Gertjan van Ginkel
Met de focus op informatiebeheer bij de bron zette de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) een fundamentele stap, waarin het stellen van informatiebeheereisen bij aanbestedingen en het werken met het ADTI centraal staan. Die aanpak leverde de organisatie in 2024 de Od Kwaliteitsaward in de categorie Decentrale overheid op. Sinds de uitreiking is het werk niet stilgevallen. Integendeel: de award markeerde het begin van een nieuwe fase.
Bij de Veiligheids- en Gezondheidsregio Gelderland-Midden (VGGM) staat informatie- en archiefbeheer al langere tijd in de schijnwerpers. De organisatie, die werkt voor ruim 690.000 inwoners in vijftien gemeenten en bestaat uit meerdere sterke merken zoals de GGD, GHOR, Ambulancezorg en Brandweer, zag dat informatiebeheer nog onvoldoende was geborgd. De inrichting bevond zich vooral in de fase van gedigitaliseerd werken, terwijl de ambitie lag bij een toekomstbestendige vorm van informatiebeheer: pragmatisch, flexibel en passend bij de digitale werkomgeving.
De Od Kwaliteitsaward gaf erkenning aan het werk dat door verschillende (oud-)medewerkers is verricht. Met name het broneisenportfolio, ontwikkeld door onder anderen Nicole Fielmieg, Marieke Krutzer en Arnoud Willemsen, betekende een impactvolle verandering in de manier waarop VGGM omgaat met aanbestedingen. Door dit portfolio is het stellen van passende informatiebeheereisen bij nieuwe oplossingen structureel onderdeel geworden van het proces. Daarmee werd een concrete start gemaakt met informatiebeheer bij de bron en by design.
Tegelijkertijd werd VGGM in dezelfde periode geconfronteerd met het vertrek van meerdere ervaren collega’s, onder wie Nicole Fielmieg en Marieke Krutzer. Hoewel het verlies van deze expertise merkbaar was, bood het ook aanleiding om scherp te kijken naar borging. Voor de organisatie was het essentieel om voor het uit dienst treden zo veel mogelijk kennis vast te leggen. Dat leidde tot prioriteit voor het opzetten en implementeren van een kwaliteitssysteem waarin de actuele stand van zaken van het informatiebeheer zorgvuldig is vastgelegd.
Sinds de uitreiking van de award zijn in alle aanbestedingen het eisenpakket voor informatiebeheer structureel toegepast. Het gaat om vijf tot zeven aanbestedingen, waarin het eisenpakket inmiddels de standaard is geworden. In de meeste gevallen zijn alle of de meeste eisen van toepassing verklaard en ook conform uitgevraagd. Leveranciers geven daarbij veelal aan tegemoet te kunnen komen aan deze eisen.
Daarnaast is het ADTI (Afsprakendocument Duurzaam Toegankelijk Informatiebeheer) verder doorontwikkeld. Het document is uitgebreid met een format voor de Risicoanalyse Informatiekwaliteit (RIK) en de Maatregelen Informatiekwaliteit (MIK). Deze uitbreiding maakt het mogelijk om continu te blijven verbeteren. Met de RIK worden risico’s binnen een proces geëvalueerd, waarna met de MIK maatregelen kunnen worden geïmplementeerd om die risico’s te mitigeren. Na toepassing van de maatregelen wordt opnieuw een ADTI uitgevoerd. Zo ontstaat een cyclisch proces van beheren bij de bron, waarin continu kan worden bijgestuurd op basis van actuele behoeften en risico’s.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding.
Inschrijven of nomineren kan via: https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
