Openbaarheid en archivering kunnen botsen met privacy. Evenals de hoeders van de verschillende wetten daarachter. Dat doen ze soms ook. Maar het hoeft niet. Het Rijksprogramma voor Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) zet in haar archiveringsprojecten de verschillende belangenbehartigers samen aan tafel, bij voorkeur in een heel vroeg stadium. Dan blijkt dat de verschillende wetten en systematieken eigenlijk best goed op elkaar aansluiten. En dat je, juist als je openstaat voor alle verschillende perspectieven, tot de beste oplossingen kunt komen.
Rutger Bos, Chief Privacy Officer (CPO) bij Algemene Zaken (AZ), en Vincent Hoolt, strategisch adviseur bij het Nationaal Archief, begroeten elkaar voor dit interview als oude vrienden. Dat is weleens anders geweest. En dat lijkt volgens Rutger Bos misschien logisch: ‘Uit hoofde van onze functies verschilt onze visie op informatie. Als CPO wil ik privacymaximalisatie en dataminimalisatie in het belang van de medewerkers, terwijl een informatiespecialist of archivaris juist zo veel mogelijk informatie wil verwerken in het belang van de burger en samenleving.’ Vincent Hoolt beaamt dat deels: ‘Met alle zakelijke informatie moeten we iets. Maar niet per se voor altijd. Als gegevens niet meer relevant zijn, moeten ze vernietigd worden. Het vaststellen van bewaartermijnen valt alleen niet onder de AVG, maar onder de Archiefwet. En de Archiefwet kijkt naar documenten, terwijl de AVG naar persoonsgegevens kijkt. Door dergelijke weeffouten in wetten hebben we het niet altijd over hetzelfde. Als je dat van elkaar weet en je houdt je aan je rol, dan heb je al een flinke stap gezet. Dan zijn compromissen mogelijk en ga je steeds meer routes zien om toch het – gezamenlijke – doel te behalen.’
Over grenzen kijken
Om dat proces in goede banen te leiden hanteert RDDI bij de archiveringsprojecten de methodiek van The whole system in the room. Jeffrey Mangal, projectleider Socialemedia-archivering bij RDDI: ‘Daarmee brengen we alle relevante betrokkenen aan één tafel. De archiefkant, de informatie-beheerkant en de privacykant. Zo passeren alle visies en standpunten de revue en kun je samen gaan werken aan oplossingen.’ ‘Problemen ontstaan vaak door angst,’ vult Jos Arends, beleidsopdrachtgever bij CIO Rijk, aan. ‘En die angst wordt vaak ingegeven door gebrek aan kennis. Als het je lukt om over de grenzen van je eigen vakgebied te kijken en van elkaar te leren, blijkt vaak dat er helemaal geen probleem is. De AVG wil bijvoorbeeld dat we gecontroleerd en bewust omgaan met persoonsgegevens. Maar dat wil de Archiefwet ook!’
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 52: Openbaarheid en Transparantie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
