Tekst: Ilja Jacobs
In de waan van de dag staat bij de meeste van onze collega’s het goed archiveren van documenten niet vaak als nummer een op hun actielijst. Hoe krijg je je collega’s op een leuke, effectieve manier betrokken bij vastleggen en archiveren? In dit artikel tien effectieve tips.
De verantwoordelijkheid voor het archiveren van gebruikte documenten ligt al jaren bij de vakinhoudelijke collega’s. Hoewel we heel goed kunnen aangeven wat de risico’s zijn als dat vastleggen niet goed gebeurt – bijvoorbeeld het niet goed terug kunnen vinden van informatie of het verlies van cruciale gegevens – is goed archiveren voor de meeste collega’s nog geen gewoonte geworden.
Weerstand tegen nieuwe gewoonten
Vaak wordt “geen tijd” opgevoerd als reden dat documenten nog niet of niet goed zijn opgeslagen. Maar achter “geen tijd” zit vaak weerstand. Weerstand is eigenlijk niets meer dan een natuurlijke reactie op een verandering, want veranderen leidt tot het loslaten van je gewoonten en daarmee onzekerheid en ongemak. Er zijn drie soorten weerstand die collega’s uiten, die je kunt herkennen en eerst moet oppakken voordat gedrag echt kan veranderen.
- Aversie (reactance): het gevoel dat je iets moet, zoals zelf moeten archiveren.
- Sceptisch zijn (scepticism): twijfelen aan de boodschap, zoals aan het belang van goed archiveren.
- Passief gedrag (inertia): dat doe ik volgende week wel, ik heb nu geen tijd of het is zoveel gedoe.
Weerstand geeft daarmee waardevol inzicht in de zorgen en behoeften van je collega’s, waar je op in kunt spelen om ze te betrekken bij archivering. De afgelopen 50 jaar is veel onderzoek gedaan naar hoe je kunt inspelen op weerstand en gedrag kunt veranderen. Dit onderzoek dat eerst gebruikt werd om slimme reclames te maken met als doel meer te verkopen, wordt nu ook in organisaties ingezet. Om collega’s hun gedrag te veranderen doorloop je minstens vier stappen.
*Dit artikel verscheen in Od 48: Lessons learned. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
