Tekst: IGJ
Beeld: IGJ
Voor organisaties is het belangrijk dat informatie zorgvuldig wordt opgeslagen en goed terug te vinden is. Zeker ook voor de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ). Om die reden heeft de IGJ de afgelopen jaren een duidelijke beweging in gang gezet om informatie centraal, zorgvuldig en duurzaam te organiseren. Daarbij lag een belangrijke focus op de gedragscomponent. Die koers bleef niet onopgemerkt: in 2025 was de inspectie een van de winnaars van de Od Kwaliteitsawards.
Bij de IGJ gaat informatiehuishouding inmiddels verder dan het verbeteren van systemen alleen. Met het programma Informatiehuishouding heeft de organisatie duidelijke uitgangspunten geformuleerd voor hoe zij met informatie omgaat. Medewerkers uit de hele organisatie hebben deze uitgangspunten samen uitgewerkt in vijf vuistregels:
- Zet alle toezichtsgebonden informatie en bestanden in het toezichtsysteem.
- Verwijder deze bestanden van netwerkschijven.
- Gooi niet-archiefwaardige informatie en bestanden tijdig weg.
- Gebruik geen persoonlijke mappen voor werkgerelateerde bestanden.
- Werk volgens de IHH-instructies voor onder meer naamgeving van bestanden, versiebeheer, het delen van links en het opzetten van een mappenstructuur.
Maatwerk per afdeling
Omdat de IGJ uit meerdere typen afdelingen bestaat – toezicht, staf en ondersteuning – is één vaste blauwdruk niet werkbaar. Tegelijkertijd zijn er organisatiebrede kaders nodig om informatiehuishouding goed te borgen. Daarom kiest de IGJ voor een aanpak waarin vaste uitgangspunten worden gecombineerd met maatwerk per afdeling. Elke afdeling start met een scan van mappen en bestanden, gevolgd door een intake met het afdelingshoofd en een eigen plan van aanpak. Zo sluit de werkwijze aan bij de dagelijkse praktijk van teams, terwijl de gezamenlijke kaders overeind blijven.
Kick-offs, korte theoretische sessies en praktische simulaties maken de nieuwe werkwijze concreet. Daarnaast is er aandacht voor begeleiding, voortgangsgesprekken en het bespreekbaar maken van weerstand. Het opschonen van informatie blijkt daarmee meer dan een technische klus: het zet teams aan het denken over hoe zij dagelijks met informatie omgaan.
Dat enthousiasme leidt er bovendien toe dat afdelingen zelf creatieve vormen bedenken om het onderwerp op de agenda te zetten en te houden. Initiatieven als de Gouden Delete Knop en Schijf gooien maken het opruimen van informatie zichtbaar en bespreekbaar, en helpen om gewenst gedrag op een laagdrempelige manier te versterken.
*Dit artikel verscheen in Od 49: Open overheid in beweging. Meer lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
Od Kwaliteitsawards 2026: inschrijvingen geopend
De Od Kwaliteitsawards zijn geopend voor inschrijvingen. Overheids- en non-profitorganisaties kunnen hun eigen organisatie aanmelden of een andere organisatie nomineren die aantoonbaar werk maakt van het verbeteren van de informatiehuishouding. Inschrijven of nomineren kan via https://kwaliteitsaward.od-online.nl/
