Tekst: Migiza Victoriashoop en Ilse Rombout
Migiza Victoriashoop en Ilse Rombout zijn respectievelijkis hoofd Collecties projectleider Digitale Toegankelijkheid bij Stadsarchief Amsterdam
In 2025 hingen de vlaggen uit bij het Stadsarchief Amsterdam, omdat het eerste volledig digitaal geboren particuliere archief gepubliceerd werd in de raadpleegomgeving: het COVID-19-archief van de Vrije Universiteit (VU). Tot dan waren enkel archieven die in hybride vorm waren aangeleverd toegankelijk gemaakt. Een ietwat overdreven feeststemming? Wellicht. Maar het was geen sinecure om dit archief te publiceren. Hoe het allemaal gelukt is en wat ze ervan geleerd hebben, daar nemen Ilse Rombout en Migiza Victoriashoop de lezer in mee.
Voordat we de materie induiken, is het goed om te vermelden dat we de aanpak omschrijven vanuit de expertise van het ontsluiten van archieven. In dit voorbeeld is bij het ontsluiten de bulk van het werk verricht, waardoor dat het meest praktische perspectief vormt. Moet daar nog steeds de bulk van het werk plaatsvinden? Daar komen de auteurs verderop in het artikel op terug.
Corona als hotspot
De coronaperiode was een maatschappij ontwrichtende gebeurtenis. Reden voor het Stadsarchief om het vast te stellen als hotspot, en zich daarmee te committeren aan het opnemen van archieven hierover. Daarnaast was COVID-19 ook als hotspot vastgesteld door de Selectielijst Universiteiten en Universitair Medische Centra 2020. Hierdoor heeft de Vrije Universiteit (VU), waarvan het Stadsarchief Amsterdam de archieven beheert, actief informatie verzameld bij de faculteiten, College van Bestuur, crisisteam, etcetera.
Hoewel de VU van oorsprong een bijzondere onderwijsinstelling is, hebben ze ervoor gekozen om zich te conformeren aan de Archiefwet en de selectiedocumenten voor het hoger onderwijs te gebruiken. Dit vormde een goede basis om corona-informatie te verzamelen en duurzaam te gaan bewaren. Denk aan beleidsstukken, mails, video’s. Ze zijn allemaal in een Microsoft Teamsomgeving geplaatst en vervolgens geordend. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen formeel vastgestelde stukken – van onder andere de Raad van Toezicht – en de faculteiten en diensten.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 51: Papier. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.
