Ik kom nog weleens op DIV-afdelingen bij de diverse overheidsorganisaties in het land als beoordelaar van het praktijkexamen van de opleiding SOD-I. En dat is toch regelmatig schrikken. Schrikken van de staat van de digitalisering, of eigenlijk het ontbreken daarvan. Het werk van veel SOD-I-cursisten lijkt te bestaan uit het registreren van binnenkomende post. En dat is vaak ook nog eens niet- gescande fysieke post. Komen er wel digitaal berichten binnen, dan zijn de DIV’ers voornamelijk metadata aan het knippen en plakken. Als examinatoren zitten we dan te kijken naar een (dan nog) gemotiveerde DIV’er die eigenlijk de hele dag stukjes tekst selecteert, kopieert en in het juiste vakje van het zaaksysteem of DMS plakt. Waarbij ook regelmatig de koppeling met de basisregistratie (of andere systemen) ontbreekt, wat tot nog meer knippen en plakken resulteert. Bovendien is het niet echt stimulerend en behoorlijk foutgevoelig.
Je ziet dan ook geregeld beginnende DIV’ers afhaken, omdat dit werk niet echt aansluit op hun competenties. Dat er zaken in het informatiebeheer niet goed gaan, vind ik dus niet vreemd. Maar dat is niet de schuld van de DIV’er, die moet werken met een inferieure infrastructuur. Hier ligt de oorzaak meer in het serieus nemen van het informatiebeheer. Met een beetje goede wil en beetje moeite kunnen de randvoorwaarden om het allemaal wel op orde te hebben, geregeld worden. Daar zijn ruim voldoende voorbeelden van. Kom op, bestuurders, managers, directie… jullie weten toch al een tijdje dat toegang tot informatie best belangrijk is. Voor de eigen bedrijfsvoering en voor de burger. Neem informatiebeheer dan ook serieus! Dan houd je die enthousiaste zij-instromende jonge hbo’ers en wo’ers tenminste wat langer vast. Dat komt de digitale dienstverlening echt ten goede!
Eric Kokke is redactielid Od
