, 23 april 2015

Alert op risico*

image for Alert op risico* image Boekbespreking

In het boek ‘Alert op risico’ wordt het streven uit de ondertitel ‘Naar risk readiness in mensen en organisaties’ helder uitgewerkt door de auteurs. Er wordt een methode aangereikt voor de inzet van hard, maar meer nog voor inzet van soft skills rondom risicobewustzijn op weg naar readiness (gereed zijn), ofwel het vermogen om risico’s te zien, veerkrachtig te beheersen, te verinnerlijken en hiernaar te handelen.

In het boek ‘Alert op risico’ wordt het streven uit de ondertitel ‘Naar risk readiness in mensen en organisaties’ helder uitgewerkt door de auteurs. Er wordt een methode aangereikt voor de inzet van hard, maar meer nog voor inzet van soft skills rondom risicobewustzijn op weg naar readiness (gereed zijn), ofwel het vermogen om risico’s te zien, veerkrachtig te beheersen, te verinnerlijken en hiernaar te handelen.

Het boek bespreekt stevige projecten als de Tweede Maasvlakte, waarbij naast het sturen op resultaat ook beïnvloeding van mensen in de organisatie heeft plaatsgevonden. In het boek worden ook achtergronden voor die beïnvloeding gegeven. De methodiek in het boek wordt vanuit de theorie kort toegelicht, geïllustreerd met projecten door projectmanagers zoals René van der Plas en Frank Hoevenaars die de methode beproefden, en met inzichten door de auteurs toegepast op risk readiness.

Keukentafelcollege
Ik kwam een van de auteurs, Gert van der Kolk, tegen als inleider bij een keukentafelcollege; dat was bij een oudcollega van een organisatieadviesbureau waar wij ooit samen werkzaam waren.
Inleider Van der Kolk adviseert over procesmanagement en houdt zich daarbij bezig met het organiseren van draagvlak. Veel uitleggen over het waarom ‘helpt’. In organisaties ziet Van der Kolk managers, coaches en staven die elkaar in rap tempo opvolgen. Eigenaarschap op dat niveau is daarmee geen continue factor. De mensen ‘aan en in het werk’ en de ‘afnemers’ zijn vaak wel een continue factor. Maar de gevoelens, normen en waarden, en affectie voor die stakeholders wordt te vaak verwaarloosd; en zij laten dit ook te vaak gebeuren.
Aan de keukentafel zaten twaalf personen, werkzaam bij directies van vooral de zorg en een enkele gemeente. Een boeiend gezelschap dat in de dialoog na de inleiding concludeerde dat de methodiek navolging behoeft en experimenteren vraagt.

Informatie-readiness
Zoals het u ook zal vergaan als je kennismaakt met nieuwe methoden, ga je kijken wat je ermee kan. Welnu, na enig bespreking met collega’s, kom ik tot het inzicht dat deze methode ook zeker in te zetten is voor informatie-readiness. Laten we zeggen: de paraatheid van organisaties en mensen om met informatie om te gaan. Het vermogen om de kracht van informatie als productiefactor te zien, veerkrachtig te beheersen, te verinnerlijken en hiernaar gezamenlijk te handelen.

De methodiek bestaat uit een toolbox van verschillende plaatjes en tabellen. Bij de keukentafelsessie werden die helder en overzichtelijk weergegeven op flipovers. Zo wordt het 3x3model gegeven. Ik geef deze hier weer en sla een brug naar ‘Alert op informatie’, waarbij ik u uitnodig hier met uw collega’s of klanten over in gesprek te gaan (zie de tabellen 1 en 2).

3x3-model voor risk readiness
Tabel 1. 3×3-model voor risk readiness

Informatiebewustzijn Informatiebewust handelen Informatie readiness
Onbewust onbekwaam
Onvolledige dossiers
Matige kwaliteit metadata
Matige kwaliteit scans
Afdoeningscontrole matig
Archief achterstanden
Digitaal in ontwikkeling
Optimale samenwerking
Enkelvoudige opslag meervoudig gebruik
Goede flow
Samenwerkende, mensen en systemen 
Binnen en buiten de organisatiegrenzen 
Reguleren
Uitleggen/opleiden
Samenwerken
Loslaten
Inspectie/toezicht
Rapportage
Interventieladder 

Tabel 2. 3×3-model voor informatie-readiness

Mag ik u uitnodigen om de soft skills te benoemen, zoals: tone at the top, normen en waarden, kennis en vaardigheden, die met elkaar houding en gedrag bepalen? En naar uw houding daarbij? Is die vermijdend, tolerant, neutraal of gedurfd. En wat denkt u, bent u zo geboren, geworden? En wie wilt u zijn in uw werk: wat is er nodig om uw verantwoordelijkheid te nemen? In de communicatie met uw collega’s zal sprake zijn van ‘normerende communicatie’. Het gaat veel over de inhoud, dan over het proces en er is weinig aandacht voor interactie en gevoelens. Zit daar een hefboom voor meer geluk in het werk? Naast werkend leren (action leren), waarmee u natuurlijk al experimenteert.

Stappenplan
In het boek worden nog de NULMETING, ‘starter’ ALERT en competentiematrix MASTER gegeven. NULMETING, ALERT en MASTER vormen de instrumentatie van het 3×3-model die ingezet kan worden. Hoe mooi sluiten die aan bij de visie van de Vereniging SOD waarin het gilde systeem werd omarmd.
Een ALERTe omgang met risico’s en onzekerheden staat voor Adresseren, Lanceren, Engageren, Relateren en Transformeren en is een stappenplan mét instrumenten om risicobewust te worden en te blijven, en het organiserend vermogen te vergroten (dit werkten de auteurs nader uit in de hoofdstukken 7 en 8 en in bijlage 1 ‘Instrumenteren van ALERT’.

aplat@hermes-am.nlAndré Plat is redactielid van Od.

* Thinka BorReijinga, Gert van der Kolk, Alert op risico – Naar risk readiness in mensen en organisaties, Deventer: Vakmedianet, 2014. ISBN folioboek: 978 90 13 12314 2; ISBN eBook: 978 94 62 76006 6. In april komt een nieuw boek van Gert van der Kolk e.a. uit met de titel Draagvlak en Draagkracht – Het besturen van complexe vraagstukken met procesmanagement. Over de menselijke maat bij procesmanagement.

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>