Marc Notebomer, 4 december 2020

Ambtenaren hebben digitale pap in de benen

image for Ambtenaren hebben digitale pap in de benen image Onderzoek

Ambtenaren werken samen door middel van programma’s die daarvoor niet zo geschikt zijn en besteden maar weinig tijd aan de werking en mogelijkheden die deze programma’s bieden. Bovendien volgt slechts een kleine minderheid bij- of nascholing als het om digitalisering gaat. Maar liefst 72 procent maakt weleens gebruik van eigen apparaten, terwijl 25 procent van de e-mails die ambtenaren ontvangen gevoelige zakelijke informatie bevat. Dat blijkt uit een onderzoek van Ambtenarenpanel naar de digitale fitheid van overheidsmedewerkers, de mate waarin zij met de digitale opgaven van hun werk om kunnen gaan. 

In totaal deden 800 ambtenaren aan het onderzoek mee. Van de deelnemers is 46 procent vrouw en 53 procent man en werkt 59 procent bij rijksoverheid, 2 procent bij provincie, 26 procent bij de gemeente en de rest elders. Wat betreft leeftijd, is 18 procent onder de 40, 79 procent tussen de 40 en 65 jaar, 3 procent 65 jaar of ouder. Een meerderheid van 69 procent van de ambtenaren werkt in de Randstad.

Van de baas
Het onderzoek van Ambtenarenpanel laat de dominantie van één e-mailprogramma zien. Rond de 96 procent van de deelnemers gebruikt Outlook voor zijn zakelijk e-mailverkeer. Het is de vraag of deze ambtenaren weten hoe Outlook precies werkt. Slechts 37 procent van de respondenten heeft zich langer dan 1 uur in de werking en de mogelijkheden ervan verdiept; 59 procent besteedt daar minder tijd aan.
Overigens maken ambtenaren in hun werk niet alleen gebruik van e-mail maar ook van Whatsapp: 83 procent onderhoudt via dit medium zakelijk contact met collega’s. Veel ambtenaren blijken “apparatuur van de baas” te hebben. Zo’n 84 procent zegt te beschikken over een smartphone van het werk, zowel om thuis te gebruiken als op kantoor. Nog eens 70 procent heeft een laptop van zijn werkgever. Dat neemt niet weg dat 72 procent weleens gebruikmaakt van eigen apparatuur, met name vanwege het gemak. Dat zou je zorgwekkend kunnen noemen omdat gemiddeld 28,4 procent van de e-mails die ambtenaren ontvangen beveiligd zijn of wettelijk gezien beveiligd dient te zijn. Bovendien bevat gemiddeld 25 procent van de e-mails die zij ontvangen “gevoelige zakelijke informatie”. 

Notities
In welke software en/of applicaties maken ambtenaren digitale aantekeningen of notities voor werk? Een kleine meerderheid van 51 procent doet dat in Microsoft Word, een vijfde, zo’n 20 procent, kiest voor OneNote en 13 procent voor Kladblok. Die gemaakte aantekeningen kunnen ze onder tijdsdruk maar gedeeltelijk terugvinden: 64,1 procent van de aantekeningen binnen 1 minuut. Blijven ambtenaren een beetje bij als het om digitalisering gaat? Dat valt helaas tegen. Op de vraag of ze het afgelopen jaar voor hun werk cursussen, trainingen en/ of seminars over digitale vaardigheden hebben gevolgd antwoordt slechts 18 procent: ja. 44 Procent volgt cursussen over een ander thema en 37 procent volgt helemaal geen cursussen. Van de ambtenaren die een cursus hebben gevolgd geeft 45 procent aan persoonlijke doelen te hebben gesteld. Maar heel concreet zijn die doelen meestal niet. 

Het Ambtenarenpanel is een initiatief van uitgever Publiek Denken en onderzoeksbureau Overheid in Nederland. Wil je meer informatie of je aanmelden voor deelname, ga naar: Ambtenarenpanel.nl.