Archivering by design (2) - Vakblad Od I Overheidsdocumentatie

Od besteedt dit jaar uitgebreid aandacht aan ‘Archivering by design’. Eerst met twee inleidende artikelen, vervolgens met een compleet themanummer.

In Od 4 verscheen een eerste inleidend artikel. Hierin werd de aanpak van archivering by design beschreven en werden de basisbeginselen genoemd.
In deze Od, Od 6, gaat de auteur in een tweede inleidend artikel verder in op implicaties van archivering by design, en noemt hij een zevental aandachtspunten.
Od 7 is het themanummer. Met casussen over de inbedding van archivering by design in de informatiehuishouding, de visie van bestuurders op het thema, een blik op de relatie tussen archivering en de informatiearchitectuur, de inbreng vanuit het perspectief van gebruikers, et cetera.

Stel, je werkt als adviseur archivering. Je hulp wordt ingeroepen bij het ontwerpen van een informatiesysteem dat een werkproces gaat ondersteunen (ik noem dat hier het werksysteem). Bijvoorbeeld een zaaksysteem, bouwmanagementsysteem of een beheersysteem voor videoverslagen. De vraag aan jou: ‘Hoe kan het werksysteem voldoen aan de eisen van archivering?’. Jij bent de expert, dus zo moeilijk kan dat niet zijn, denkt je opdrachtgever!

De praktijk is weerbarstig
Misschien is je eerste reactie: ‘Wij hebben een heel mooi archiverings systeem (DMS, RMA of e-depot), daar moet het werksysteem op aansluiten. Hier is het draaiboek, ik help jullie graag om alle stappen te doorlopen’.
Vervolgens blijkt de praktijk weerbarstig(er). Door allerlei tegenslagen kost het aansluiten veel tijd en geld. En voldoet het resultaat niet aan de verwachtingen. De archiefvormer ziet daardoor de meerwaarde van aansluiten niet en verliest zijn motivatie om eraan mee te werken. De aansluiting wordt halfslachtig of helemaal niet uitgevoerd en de onderlinge relatie verslechtert. Zonde van alle energie die je erin hebt gestoken.
Adviseurs van het Nationaal Archief waren de afgelopen jaren betrokken bij het ontwerpen van diverse werksystemen. Voor het bepalen van de aanslag autorijtuigenbelasting door de Belastingdienst, voor het ontvangen van vergunningaanvragen onder de nieuwe Omgevingswet en voor de hulp aan Nederlanders in nood door het ministerie van Buitenlandse Zaken. Met vallen en opstaan is daarbij een werkwijze ontstaan met de volgende zeven leerpunten.

Zeven aandachtspunten (ontwerp tekening: Abert | Shutterstock.com)

Zeven aandachtspunten

Ruimte voor verandering
De opdrachtgever moet de mensen en middelen hebben om jouw advies te kunnen implementeren. Dat is bijvoorbeeld het geval als er een project, programma of functioneel beheer is waarbinnen het werksysteem wordt (door)ontwikkeld. Vraag vooraf aan de opdrachtgever of hij het belang van duurzame toegankelijkheid deelt. En of hij bereid is de ontwerpkeuzes daarvoor in overweging te nemen.
Het heeft weinig zin om een ontwerp alleen als papieren exercitie te maken. Deelnemers aan het ontwerpproces zijn gemotiveerder als ze er vertrouwen in hebben dat hun bijdrage serieus wordt genomen. Dit wil niet zeggen dat je vooraf zeker weet of alle geadviseerde ontwerpkeuzes ook uitgevoerd worden. Daar gaat uiteindelijk de opdrachtgever over. Maar er moet wel ruimte zijn om veranderingen door te voeren.
Sluit aan bij het ontwikkelproces
Sluit als adviseur aan bij het bestaande proces voor het ontwikkelen van het werksysteem. Richt geen losstaand adviestraject in voor archivering met eigen aansturing, documenten, deelnemers, bijeenkomsten, etc. Doe in plaats daarvan mee met wat er al is. Maak gebruik van de stuurgroep, projectgroep, werkgroepen, bijeen komsten, documentatie, website, nieuwsbrieven die al georganiseerd worden voor het ontwikkelen van het werksysteem. Dat is de beste manier om het systeem en de betrokkenen te leren kennen en de eisen van archivering in te brengen. Het is ook de eenvoudigste manier, omdat je als adviseur geen eigen ontwerpproces hoeft te organiseren. Bovendien voorkom je overlap tussen het overkoepelende ontwerpproces en het ontwerpproces voor de archivering.
In de ideale situatie ben je betrokken vanaf het allereerste moment dat er wordt gewerkt aan de ontwikkeling van het werksysteem. Helaas wordt de adviseur Archivering vaak pas betrokken op het moment dat het ontwerpproces al grotendeels is afgerond. In dat geval zul je de kennis achterstand moeten inhalen en zelf een aantal speciale sessies moeten organiseren. Speciaal daarvoor heeft het Nationaal Archief de DUTO-scan ontwikkeld.
Probleemgericht werken
Neem het probleem als uitgangspunt en niet een oplossing. Dus niet ‘het werksysteem aansluiten op een archiveringssysteem’, maar ‘hoe kan het werksysteem voldoen aan de eisen van archivering’. Zoek met alle betrokkenen naar oplossingen die het beste passen bij het speci_ eke werksysteem. Hierdoor sluit jouw advies beter aan bij de kennis, wensen en mogelijkheden van de archiefvormer. Dit leidt tot betere en geaccepteerde oplossingen. En een plezierige en productieve werkrelatie. Ook niet onbelangrijk. Het is goed mogelijk dat aansluiten op een archiverings systeem onderdeel wordt van de oplossing, maar dan als een gezamenlijk verkregen inzicht.
Ter illustratie een voorbeeld. Er is bijna altijd behoefte aan een goede, integrale zoekfunctie waar zowel het werksysteem als het archiveringssysteem niet in voorziet. In dat geval kan het aansluiten op een losstaande, gespecialiseerde zoekmachine een oplossing zijn. Zo voldoe je aan de wettelijke eis dat overheidsinformatie binnen een redelijke termijn vindbaar moet zijn op basis van de daaraan gekoppelde metagegevens.
Begrijp het werksysteem
Om als gelijkwaardige gesprekspartner mee te denken over passende oplossingen, moet je het werksysteem goed begrijpen. Wat is het werkproces en welke informatie wordt daarbinnen ontvangen en gemaakt? Welke applicaties worden daarvoor gebruikt? Wie zijn de huidige en toekomstige gebruikers van die informatie? Lees daarvoor de stukken over het systeem en praat met mensen die een goed overzicht hebben. Een brede algemene kennis over informatiesystemen helpt om patronen te herkennen. Zoals zaakgericht werken, basisregistraties, databases, zoekmachines, koppelvlakken en linked data.
Bijvoorbeeld: een gemeentelijk bouwproject zoals de aanleg van een brug is een complexe samenwerking tussen opdrachtgever, projectmanagement, ingenieurs, architecten, leveranciers, aannemers, et cetera. Waarbij informatie wordt beheerd in het DMS voor beleidsstukken of het BIM-systeem voor bouwtekeningen, contractadministratie. De direct betrokkenen bij het project vormen de primaire gebruikers. Secundaire gebruikers zijn buitenstaanders die de informatie voor een ander. Zoals de rekenkamer die een kostenoverschrijding moet onderzoeken, de veiligheidsdiensten die een calamiteitenplan moeten opstellen, de toekomstig beheerder die de brug moet onderhouden en de historicus die onderzoek doet naar de ruimtelijke ontwikkeling van de stad.
Begrip van archiveren
Omgekeerd is het nodig dat de betrokkenen bij het ontwerpen van het werksysteem begrijpen waarom archiveren belangrijk is en wat archiveren betekent. Vaak wordt gedacht dat archiveren alleen belangrijk is voor het langetermijngebruik van specifieke informatie. En dat archiveren betekent het na het afsluiten van een dossier bewaren van deze informatie in een speciaal daarvoor ingericht archiveringsysteem. Deze misverstanden staan de gezamenlijke zoektocht naar oplossingen in de weg. Zo wordt bijvoorbeeld vaak alleen maar gekeken naar de formele documenten binnen het werkproces, zoals beleidsstukken, besluiten, aanvragen en contracten. Die formele documenten zijn natuurlijk belangrijk, maar daarmee wordt veel informatie die inzage geeft in het verloop van het werkproces over het hoofd gezien. Dit maakt het aanleggen van verantwoording over hoe documenten zijn ontstaan en verwerkt lastig. Betrokkenen realiseren zich vaak niet dat een goede zoekfunctie een van de belangrijkste archieffuncties is. Want wat je niet kunt vinden, bestaat niet meer.
Geef daarom opnieuw betekenis aan het begrip ‘archiveren’ als het duurzaam toegankelijk maken van alle vormen van informatie, voor alle vormen van gebruik, op korte en op lange termijn. Dit werkt het beste door zo concreet mogelijk te zijn en steeds de link te leggen met het eigen werk van de betrokkenen. Wie maakt er waarom, wanneer en hoe gebruik van welke informatie? Pas dan gaat het begrip archiveren leven bij alle betrokkenen. Informatie blijkt dan bijvoorbeeld van belang te zijn voor klachtenafhandeling, rapportages of hergebruik.
Gebruikerswensen
Bepaal de wensen ten aanzien van archivering van de huidige én toekomstige gebruikers van de informatie uit het werkproces. Welke informatie hebben ze nodig? Hoe willen ze deze zoeken? Hoe bepalen ze de betrouwbaarheid? Hoelang moet de informatie toegankelijk zijn?
De basis van elk ontwerpproces is een goed begrip van de eisen waaraan het werksysteem moet voldoen. In ons geval is die eis de duurzame toegankelijkheid van de informatie. Maar wat betekent duurzaam toegankelijk? Wanneer is informatie bijvoorbeeld vindbaar? Voldoet een service desk waar iemand schriftelijk informatie kan opvragen? Of wil men een zoekmachine waarin alle informatie integraal doorzoekbaar is? Hiervoor bestaat geen eenduidig antwoord voor elk werksysteem. Het ligt er maar net aan wat de aard, het belang en het gebruik van de informatie is. Daarom moet voor elk afzonderlijk informatiesysteem bepaald worden wat de concrete eisen zijn. Dat kan het beste door het te vragen aan de mensen die de informatie (gaan) gebruiken.
Ga naar buiten! Luister naar de gebruikers. Voor hen doe je het. Dus alleen zij kunnen duidelijk maken wat er nodig is. Zorg daarbij voor variatie in gesprekspartners. Niet alleen de medewerkers die het werkproces uitvoeren, maar ook de buitenstaanders die inzicht willen hebben in het verloop van het werkproces. Zoals een beleids medewerker, auditor, burger, journalist of onderzoeker.
Ontwerpkeuzes
Vraag de ontwerpers hoe het werksysteem zodanig gemaakt kan worden dat het aan de gebruikerswensen voldoet. Bijvoorbeeld waar de informatie bewaard wordt, welke zoekmachine gebruikt wordt, welke formaten toegestaan zijn en welke metagegevens vastgelegd worden. Goede nieuwe ideeën komen vaak uit een on verwachte hoek en hebben wat tijd nodig om te rijpen. Laat daarom iedereen aan het woord en keur ideeën niet te snel af. Prioriteer de ontwerpkeuzes vervolgens samen met de gebruikers en de ontwerpers. De gebruikers kunnen de wenselijkheid bepalen en de ontwerpers de haalbaarheid. Leg de geprioriteerde ontwerpkeuzes ter besluitvorming voor aan de opdrachtgever.
Met ontwerper bedoel ik iedereen die een bijdrage levert aan het bedenken hoe het werksysteem er van binnen en buiten gaat uitzien. Meestal wordt die rol niet aangeduid als ‘ontwerper’ maar als architect, analist of adviseur. Maar ook een functioneel beheerder, key user en andere adviseurs (bijvoorbeeld voor beveiliging of privacy) kunnen hieronder vallen.

Het kan altijd beter
Geregeld krijg ik de vraag: ‘Als we jouw adviezen implementeren, voldoen we dan aan alle eisen voor archivering?’. Mijn antwoord is dan een teleurstelling. Ik weet het namelijk niet en dat is onvermijdelijk. De eisen die wetgeving en standaarden stellen aan archivering zijn vaak op meer manieren uit te leggen. Bovendien is het ook nog eens praktisch ondoenlijk om voor alle informatie aan alle eisen te voldoen.

Archiveren betekent daarom keuzes maken. En dan bestaat de kans op fouten. Als we wisten welke keuzes fout zijn, dan hadden we ze niet gemaakt. Archivering by design is gericht op een zo goed mogelijk ontwerp, met gezond verstand en met de beschikbare mensen en middelen. Maar er is altijd ruimte voor verbetering.

Erik.Saaman@nationaalarchief.nl, Erik Saaman is adviseur Digitale Archivering bij het Nationaal Archief