Kyra Gerber is onderzoeker bij de Bibliotheca Philosophica Hermetica in Amsterdam en Vincent Lageweg is redactielid Od
Toen Ludovic Delépine in 2019 hoofd van het archief van het Europees Parlement werd, definieerde hij met zijn staf 112 verbeterinitiatieven. Zijn opdracht: de digitale transitie van het archief bewerkstelligen. Na 2 jaar hadden Delépine en zijn team 95 procent van de door hen gestelde verbeteringen gerealiseerd. Inmiddels is het Europees Parlement een voorloper in het ter beschikking stellen van digitaal archiefmateriaal, contact zoeken en vinden met alle burgers in Europa en het gebruik van artificiële intelligentie. Reden voor Od om langs te gaan in het Europees Parlement!
De eerste stap was het neerzetten van een goede bemensing. Het team werd uitgebreid van 9 naar 20 personen en het team formuleerde een heldere roadmap om de digitale transitie te realiseren. In de volgende stap werd dit plan helder naar de Directoraten-Generaal binnen het parlement gecommuniceerd om het bewustzijn over de archiefwettelijke plicht te vergroten, maar werd gelijktijdig ook de documentflow van de Directoraten-Generaal naar het archief, zowel analoog als digitaal, beter ingericht. Ten derde werd het eigen IT-landschap gerationaliseerd. Dat betekende onder andere het afstoten van een archiefsysteem en het inbouwen van meer ordeningsflexibiliteit in het andere. Tot slot werd de valorisatiewaarde van het archief vergroot door op basis van het eigen archief verhalen te vertellen en deze actief te presenteren aan burgers en historici.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 35: Buitenland. Lees hier verder
Beeld: Europees Parlement
