Ook het geschreven verslag van vergaderingen boet onmiskenbaar aan betekenis in nu de audiovisuele registratie terrein wint. Maar willen we daar ooit voldoende op kunnen vertrouwen, dan moeten nog de nodige hordes genomen worden.
Ook het geschreven verslag van vergaderingen boet onmiskenbaar aan betekenis in nu de audiovisuele registratie terrein wint. Maar willen we daar ooit voldoende op kunnen vertrouwen, dan moeten nog de nodige hordes genomen worden.
Tweede Kamer als voorbeeld
Od van februari-maart 2015 berichtte over ‘videotulen’ en openbaarheid. Over hoe de Tweede Kamer beschikt over een geavanceerd Verslaglegging Ondersteuningssysteem. We zagen dat eenvoudig kan worden teruggehaald wie wat heeft gezegd in het debat – of in een eerder debat. En welke standpunten verschillende partijen en hun woordvoerders door de tijd heen hebben ingenomen over specifieke onderwerpen. Het verslag van Tweede Kamerdebatten moet, in welke vorm ook, aan hoge eisen van doorzoekbaarheid voldoen – en ook door toekomstige generaties in de relevante context begrepen kunnen worden. Voor de bewerking, ontsluiting en de opslag van beeld en geluid werkt de Tweede Kamer nauw samen met het Nederlands Instituut voor Beeld en Geluid (NIBG) en met het Nationaal Archief. Vooralsnog ontbreken wettelijke normen en standaarden: de Tweede Kamer is vooral praktisch bezig en andere overheden mogen daarvan komen leren.
Gemeenten
Gemeenten zijn niet verplicht tot méér dan het publiceren van een besluitenlijst van raadsvergaderingen. Woordelijke verslagen worden in steeds minder gemeenten nog gemaakt; steeds meer gemeenten brengen verslag uit van openbare vergaderingen via de lokale en sociale media: live, of als publiek toegankelijke audioverslagen of videotulen.
Die ‘verslagen’ moeten als ‘archiefbescheiden’ in ordelijke en toegankelijke staat worden bewaard. De Vereniging van Griffiers (VvG) heeft zich verdiept in de problematiek van het ontsluiten en bewaren van videotulen. Zij bracht in september 2013 het adviesrapport Videotulen voor de eeuwigheid?1 uit. De griffiers constateerden dat het ontsluiten, aanbieden en archiveren van videotulen mag en mogelijk is. Daar is de expertise van marktpartijen op dit gebied bij nodig. Zolang een landelijk vastgestelde, minimale set aan normen en standaarden niet is vastgesteld, is de afhankelijkheid van deze marktpartijen echter groot. En zolang verschillende marktpartijen verschillend omgaan met metadata en bestandsformaten, is de uitwisselbaarheid beperkt. Het is daardoor niet zeker dat videotulen van het ene naar het andere systeem overgezet kunnen worden. Zelfs is niet altijd zeker dat het (intellectuele) eigendomsrecht bij de gemeente blijft berusten en de gemeente altijd over de bestanden kan beschikken.
Audiovisuele verslaglegging duurzaam toegankelijk
Ruim twee jaar na het verschijnen van Videotulen voor de eeuwigheid? moeten we vaststellen dat deze problematiek nog onverminderd speelt. Wel wordt er, in het kader van het innovatieprogramma Archief 2020, lering getrokken uit pilots bij gemeenten en wordt deze in het deelproject ‘Audiovisuele verslaglegging duurzaam toegankelijk’ ingebracht bij het project van Tweede Kamer, NIBG en Nationaal Archief.
Op 14 december vond de startbijeenkomst van dit project plaats. Het programma bestond uit twee delen.
1 Presentatie van de pilots
Eerst werden enkele van de pilots die lopen in onder andere Almere, Delft, Den Helder, Schiedam, Zeeland en Zwolle gepresenteerd. Deze gemeenten werkten en werken met verschillende leveranciers en RHC’s samen aan de ontsluiting en preservering van hun audiovisuele verslagen in verschillende bestandsformaten, naar verschillende inzichten gemetadateerd. De pilotgemeenten gaven – de ene wat meer dan de andere – toe dat de afgelopen jaren ‘een rommeltje’ is ontstaan bij wisselingen van leveranciers. Van verschillende leveranciers die hun beloften niet konden waar maken – maar die bij gebrek aan normen en standaards, ook niet altijd even goed werden aangestuurd – is afscheid genomen.
Geen gemeente is er nog in geslaagd een bedrijfseconomisch verantwoorde businesscase te ontwikkelen. Een enkele gemeente is met eenvoudige middelen maar opnieuw begonnen: “We gaan gewoon bewaren en we zien wel of we uit kunnen komen op een ‘oppakbaar’, techniek- en leverancier onafhankelijk, bestandsformaat.” Een andere gemeente signaleerde het probleem van integratie met fysiek archief in de vorm van raadsbundels en onderwerpsdossiers. Krijgen we dat ooit in samenhang ontsloten?! Gemeenten willen daarbij nog vervroegde overdracht, inzicht in de kosten, duidelijkheid in verantwoordelijkheid en organisatie en duidelijkheid ‘waar de informatie staat’. Het is belangrijk zeker te weten dat bestanden niet ergens in de cloud in Amerika staan, nu het Europese Hof het safe harbour-verdrag met de VS ongeldig heeft verklaard.
Uit deze ervaringen en onzekerheden klinkt een dringende behoefte op aan minimale uniforme normen, standaarden, contract- en andere randvoorwaarden en businessmodellen.
2 Presentatie van de showcase
In het tweede deel werd de showcase van het project ‘Instroom AV-materiaal’ van de Tweede kamer, NIBG en het Nationaal Archief gepresenteerd. Zoals we al eerder meldden: een hele mooie en veelzijdige oplossing, waar de verdere pilots bij gemeenten zich naar kunnen richten. Ook op pilotbasis, want nog steeds is niet alles duidelijk. Daarom worden er (nog) geen mogelijkheden voor opslag van video verslagen van gemeenteraden, Provinciale Staten en dergelijke geboden. Los van de vraag of het wenselijk zou zijn dat (alleen) het NIBG of het Nationaal Archief over de noodzakelijke kennis en capaciteit beschikt. Er moet ook ruimte aan marktpartijen worden geboden. NIBG en Nationaal Archief kunnen wel vanuit hun kennis adviseren over standaarden, aanbestedingen, SLA’s en dienstverleningsovereenkomsten. Hier ligt volgens pilotgemeenten ook een schone taak voor VNG/KING.
Het deelproject ‘Audiovisuele verslaglegging duurzaam toegankelijk’ streeft ernaar nog voor de zomer een leidraad te presenteren aan de hand waarvan een deel van de openstaande vragen praktisch kunnen worden opgelost. De oplossing voor de lange termijn moet gevonden worden in de vorm van een minimale set normen en standaards, waar alle (markt)partijen zich naar kunnen richten.
kees.duijvelaar@gmail.com, Kees Duijvelaar is redactielid van Od.
1 het rapport is te vinden op https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20131010-videotulen.pdf.
