23 april 2015

Balanceren met informatie

image for Balanceren met informatie image

Het atelier Actieve Openbaarheid van Wabodossiers ging afgelopen september voortvarend van start.1 In een atelier werken studenten, docenten samen met professionals uit de praktijk en (externe) experts aan het oplossen van vragen die leven in het archief- en informatiedomein.

Het atelier Actieve Openbaarheid van Wabodossiers ging afgelopen september voortvarend van start.1 In een atelier werken studenten, docenten samen met professionals uit de praktijk en (externe) experts aan het oplossen van vragen die leven in het archief- en informatiedomein.
Vijftien onderzoekers2 hielden zich een half jaar bezig met de vraag ‘Wat houdt het bestuurlijk begrip Actieve Openbaarheid in, als het gaat om Wabo-dossiers, en is deze openbaarheid en toegankelijkheid te realiseren?’. Op 29 januari jl. presenteerden de onderzoekers hun voorlopige onderzoeksresultaten tijdens een groot symposium in Den Haag.

Onderzoekers aan de slag
Het atelier sluit aan bij de initiatiefwet Open Overheid (WOO) en de visie Open Overheid. Deze kabinetsvisie benoemt als drie pijlers voor een open overheid:

  1. De transparante overheid: openbare overheidsinformatie is actief beschikbaar.
  2. De faciliterende, samenwerkende overheid: zoekt partners in de samenleving om samen maatschappelijke vraagstukken op te lossen.
  3. De toegankelijke overheid: staat open voor iedereen en werkt plaats- en tijdonafhankelijk.

De visie Open Overheid bepleit dat er gewerkt wordt aan het realiseren van actieve openbaarheid van overheidsinformatie, zodat burgers zonder belemmeringen relevante overheidsinformatie kunnen inzien en gebruiken.

In drie teams gingen de onderzoekers aan de slag. Het eerste team hield zich bezig met de juridische aspecten. Zij onderzochten of actieve openbaarheid te realiseren valt binnen het huidige juridische kader van privacywetgeving en wetgeving rondom intellectueel eigendom. Het tweede team richtte zich op de behoefte aan actieve openbaarheid bij burgers, bedrijven, ambtenaren en journalisten. Het derde team onderzocht de vraag of actieve openbaarheid by design valt in te regelen in de systemen van de overheid, zoals in de nota Open Overheid wordt voorgesteld. Er werd een veelheid aan onderzoeksmethodieken gehanteerd: deskresearch, interviews, enquêtes, casestudies, een debat, een masterclass en lezingen door experts. Hieronder een overzicht van de voorlopige conclusies, het eindrapport verschijnt begin juni.

Balanceren tussen verschillende belangen
De eerste conclusie is dat een open overheid balanceert tussen verschillende belangen. Het is balanceren tussen:

  1. Openbaarheid en privacy
  2. Openbaarheid en de rechten van de maker op de documenten
  3. Openbaarheid en vertrouwelijkheid

Allereerst is er het recht van de burger op informatie van de overheid versus het recht van de burger op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer. Burgers moeten kunnen beschikken over overheidsinformatie om voor hun belangen op te kunnen komen, om de overheid te controleren, of om initiatieven te starten. Tegelijkertijd hechten burgers aan hun privacy. Persoonsgegevens die de burger bij de overheid achterlaat zouden niet zomaar online voor iedereen beschikbaar moeten zijn. In de tweede plaats is er de balans tussen openbaarheid van overheidsinformatie en het recht dat architecten, fotografen, schrijvers, ontwerpers en andere ‘makers’ hebben op die documenten. Bij Wabodossiers en bouwdossiers speelt dit met name als het gaat om bouwtekeningen. Het auteursrecht hierop berust bij de architect, de tekening digitaliseren en actief openbaar online plaatsen maakt hier inbreuk op. De derde balans richt zich op openbaarheid versus vertrouwelijkheid. Een veel gehanteerde term hiervoor is beleidsintimiteit: de overheid moet in rust en stilte aan nieuwe ideeën kunnen werken. Ook hoort het beschermen van concurrentiepositie van bedrijven hierbij, teveel openbaarheid kan een bedrijf in een nadelige positie brengen ten opzichte van andere bedrijven.

Het is een lastige balans om recht te houden, bij het minste of geringste slaat hij door richting meer of minder actieve openbaarheid. Om een goede afweging te kunnen maken, hebben onderzoekers van het atelier daarom een beslismodel ontwikkeld. Met dit beslismodel kunnen overheidsorganisaties snel in kaart brengen of bepaalde informatie actief openbaar gemaakt kan worden.3 Dit kan bijvoorbeeld per zaaktype.

Informatiebron en/of noodrem
Een belangrijke vraag in het beslismodel is de vraag óf er behoefte is aan het actief openbaar maken van een bepaald type informatie. En wat die behoefte dan precies is, wil men alle documenten thuis ontvangen of is een publicatie over een besluit of beschikking voldoende? Door de onderzoekers is een matrix ontwikkeld voor het meten van de mate van actieve openbaarheid waaraan behoefte is. De matrix is vervolgens getest. Hieruit kwam onder meer dat actieve openbaarheid niet direct tot meer vertrouwen in de overheid leidt. Er is wel behoefte aan openbaarheid, maar men is bang voor het vrijgeven van privacygevoelige informatie. De ‘doorsneeburger’ vraagt om een ‘vertaling’ van ‘vakjargon’, de ‘actieve wobber’ wil de originele tekst zien. Ambtenaren zijn bang dat meer actieve openbaarheid leidt tot onrust, verstoorde verhoudingen tussen betrokkenen en een vloedgolf aan Wobverzoeken. Hierdoor bekruipt hen de vraag of de kosten wel tegen de baten opwegen. Een tweede conclusie van het atelier is dan ook, dat de informatiebehoefte bij burgers enorm varieert. Soms is er behoefte aan alle beschikbare informatie. In andere gevallen is het voor burgers al voldoende om te weten dat informatie, indien nodig, ingezien kan worden. Zoals een deelnemer aan een van de Open Ateliers zei: “Actieve openbaarheid is net als de noodrem in de trein: misschien heb je ’m niet nodig, maar het is fijn te weten dat hij er is.”4

Recordsmanagement maakt actieve openbaarheid mogelijk
De derde conclusie van het atelier is dat goed recordsmanagement essentieel is voor het inrichten van actieve openbaarheid en de open overheid. Het informatiebeheer moet op orde zijn, anders is de informatie niet vindbaar, laat staan openbaar en toegankelijk. Het by design inrichten van actieve openbaarheid en privacy, openbaarheid en vertrouwelijkheid, maar ook openbaarheid en beperkingen in het kader van auteursrecht gaat over het inregelen van het informatiesystemen. Het aansluiten bij de informatie – behoefte van burgers gaat over het inregelen van informatiesystemen. Het heeft betrekking op de metadata, de ICT, de processen en ook de mensen en organisatiecultuur. Daarmee staat recordsmanagement (informatiemanagement, archivering) in het hart van het primair proces. Of het nu gaat om een proces voor beleid, uitvoering of toezicht. Actieve openbaarheid realiseren start met:

  1. Openbaarheid van informatie als centraal principe aannemen in denken en handelen van de overheid. Dus, alles is openbaar voor iedereen, tenzij…
  2. Uitgaan van de gedachte dat burgers, bedrijven, journalisten, wetenschappers en collega-ambtenaren zonder belemmeringen kunnen beschikken over overheidsinformatie, tenzij…
  3. De spanning tussen openbaarheid en de tenzij… (privacy, intellectueel eigendom, vertrouwelijkheden) goed benoemen en bepalen hoe de balans tussen beiden te realiseren is.
  4. De hierboven genoemde drie punten niet alleen in beleid, maar ook in ontwerp van systemen en uitvoering van zaken tot uiting laten komen.
  5. Een andere rol van archivaris en recordsmanager, namelijk als mede-inrichter van de open en toegankelijke overheid waarin informatie beschikbaar is voor burgers, zonder dat zij erom moeten vragen via een Wob-verzoek.

Actieve openbaarheid, het is onze uitdaging. Als we ons recordsmanagement op orde hebben, dan zijn wij er klaar voor!

erika@stroomin.nl, Erika Hokke is archivaris en werkt onder de naam ‘STROOM in’ als zelfstandig consultant en trainer op het gebied van archiefen informatiemanagement. Zij was projectleider van het atelier Actieve Openbaarheid.

Noten
1 Zie voor meer informatie ook het artikel ‘Actieve Openbaarheid als object van onderzoek’ in Od 68 (2014) nr. 7. De onderzoeksresultaten zijn beschikbaar via www.archiefateliers.nl.
2 Het onderzoeksteam bestond uit studenten en docenten van de drie Amsterdamse instellingen die de opleiding tot archivaris verzorgen (Hogeschool van Amsterdam, Universiteit van Amsterdam en Reinwardt Academie) en professionals werkzaam bij het Stadsarchief Rotterdam, DCMR Milieudienst Rijnmond, het Noord-Hollands Archief en het waterschap Brabantse Delta.
3 Het beslismodel is ontwikkeld door Ronald Rommelse, Jan-Willem de Reus en Jeroen van Oss. Het beslismodel met toelichting is beschikbaar via www.archiefateliers.nl.
4 Uitspraak gedaan tijdens het debat over Actieve Openbaarheid op 28 oktober 2014.

Verder kijken en lezen: