16 april 2018

Blockchain vs. zaakgericht werken

image for Blockchain vs. zaakgericht werken image

Bitcoins zijn tegenwoordig vooral in het nieuws vanwege de enorme waardestijgingen en dalingen die ze ondervinden. Deze betaalmiddelen worden door sommige gezien als de digitale vervanging van de huidige vorm van geld.

Bitcoins zijn tegenwoordig vooral in het nieuws vanwege de enorme waardestijgingen en dalingen die ze ondervinden. Deze betaalmiddelen worden door sommige gezien als de digitale vervanging van de huidige vorm van geld.
Bitcoins maken gebruik van blockchain. Binnen de blockchain wordt onveranderbaar vastgelegd wie op welk moment eigenaar is van de bitcoins. Naast een toepassing als een valuta zijn er ook andere toepassingen mogelijk, in het vakgebied van informatiebeheer binnen het zaakgericht werken. De vraag die direct naar boven komt, is: ‘Is blockchain de opvolger van het huidige vorm van zaakgericht werken?’.

Uitleg blockchain
Wat is blockchain nu eigenlijk? Achter blockchain zit een hele techniek van algoritmes, databases en cryptografische software. Blockchain kan gezien worden als een soort spreadsheet, waarin regels met afspraken worden bijgehouden welke niet aangepast kunnen worden.
Ik zal binnen dit artikel niet ingaan op techniek, maar vooral kijken naar de toepassingen van blockchain.1

Om de toepassingen van blockchain te bespreken zal ik eerst de belangrijkste eigenschappen ervan uiteenzetten.

  1. Een blockchain is transparant. Dit betekent dat voor iedereen inzichtelijk is wat de inhoud is van de afspraken binnen de blockchain. 
  2. Een blockchain is verifieerbaar. Jij kan nagaan, zonder tussenkomst van een derde partij (bijv. een bank), wat de gemaakte afspraken zijn gedurende de hele blockchain. Dit voorkomt fraude. Zo kan iedereen zien als bijvoorbeeld iemand twee keer dezelfde bitcoins wil uitgeven. 
  3. Een blockchain is gedistribueerd. Dit betekent dat hetzelfde spreadsheet verspreid is over meerdere mensen. Dit zorgt voor veiligheid. Het wordt voor een hacker lastig om het systeem plat te leggen, omdat als één computer omvalt de rest van het netwerk wel overeind blijft. Dit kan gebeuren binnen zowel een open netwerk als een gesloten netwerk. 
  4. Een blockchain is onveranderbaar. Er kan namelijk niets aangepast worden binnen de afspraken (regels); er kunnen alleen maar regels toegevoegd worden. Deze regels worden pas definitief toegevoegd als de meerderheid van mensen die de blockchain in bezit hebben akkoord geven op deze toevoeging. 
  5. Een blockchain is er voor altijd. Als hij eenmaal is gemaakt, kan je hem niet meer vernietigen. 

Toepassingen blockchain
Zoals al eerder in dit artikel aangegeven zijn er naast het gebruik van blockchain als digitaal geld ook andere toepassingen van blockchain mogelijk en bekend. Een andere toepassing is het gebruik binnen een smartcontract. Een smartcontract is een overzicht van voorwaarden en regels op basis waarvan een transactie wel of niet wordt uitgevoerd.

Een voor de hand liggende toepassing is het gebruik maken van blockchain bij het ondertekenen van documenten.

Hiermee weet je zeker dat de handtekening ook gezet is door de juiste persoon. Hiermee wordt fraude met handtekeningen voorkomen.

Een ander voorbeeld zijn experimenten waar bij de koop van een woning de notariële akten worden opgesteld op basis van blockchain. Dit is namelijk een reeks van afspraken waarin opgenomen is wie de eigenaar is van een pand en onder welke voorwaarden. Waarom dit niet opnemen in een blockchain? Door een blockchain wordt dit gelijk onaanpasbaar en is de tussenkomst van een notaris niet meer nodig. Dit scheelt weer in de uitgaven voor de koop van de woning.

Uitleg zaakgericht werken
Om te kunnen bepalen of blockchain de opvolger is voor de huidige vorm van het zaakgericht werken is het goed om te weten wat zaakgericht werken precies inhoud.
Door de jaren heen is het afhandelen van processen binnen de overheid op vele manieren vorm gegeven en ook geautomatiseerd. Zo zijn de processen binnen de overheid gemoduleerd in workflowmanagmentsystemen, heeft elk team of afdeling zijn eigen specifieke applicatie gehad voor het afhandelen van zijn proces en op dit moment wordt zaakgericht gewerkt binnen zaaksystemen en taakspecifieke applicaties. Voor het zaakgericht werken is gekozen om:

  • de dienstverlening aan de klanten te verbeteren; 
  • de efficiency van processen te verhogen; 
  • transparantie en inzicht te verkrijgen in de voortgang van de processen; 
  • de informatievoorziening te verbeteren en te vereenvoudigen. 

Dit wordt gedaan door alle informatie (documenten en meta data) welke behoort bij een proces (bijvoorbeeld een aanvraag voor een vergunning) te bundelen binnen een zaak. De definitie van een zaak is: “een samenhangende hoeveelheid werk met een wel gedefinieerde aanleiding en een wel gedefinieerd resultaat, waarvan de kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden.”
Dat betekent dat een zaak voorspelbaar is. Je weet wanneer deze start (bijvoorbeeld met een aanvraagformulier), maar je weet ook wat de resultaten van een zaak kunnen zijn (bijvoorbeeld verleend, niet verleend). Daarnaast is een zaak ook repeterend. Het is pas efficiënt om een proces als zaaktype in te richten als dit vaker voorkomt. En als laatste is een zaak ook afgebakend. Deze heeft een vaststaand begin, vaststaand eind en vaste doorlooptijd. Deze doorlooptijd is vaak wettelijk bepaald.

Blockchain vs. zaakgericht werken
Hoe zouden we blockchain nu kunnen toepassen bij de behandeling van zaken? Op dit moment worden er binnen gemeenten diverse pilots uitgevoerd om de toepassingsmogelijkheden van blockchain te onderzoeken. Zo heeft de gemeente Utrecht een pilot gedaan rondom het verhuisbericht. Dit verhuisbericht is in een blockchain gezet waardoor de informatie direct beschikbaar is voor ketenpartners zonder daar ingewikkelde koppelingen en dergelijk voor te bouwen. De gegevens zijn actueel en door in de blockchain te regelen wie wat mag zien kan de privacy ook beter gewaarborgd worden. En zo zijn er nog meer voorbeelden.2

Zoals al eerder is aangegeven is een smartcontract een van de toepassingsvormen van blockchain. Deze vorm van blockchain zou binnen het zaakgericht werken goed toegepast kunnen worden. Bijvoorbeeld rondom de uitgifte van subsidies. De toekenning van subsidies is vaak geregeld binnen een subsidieverordening waarin is opgenomen aan welke voorwaarden een aanvrager moet voldoen, voordat een subsidie wordt toegekend en uitgekeerd. Een aanvrager moet bij zijn aanvraag veel bewijsmateriaal aanleveren voordat zijn aanvraag überhaupt al in behandeling wordt genomen en er uiteindelijk een bedrag wordt uitgekeerd. De controle van al deze stukken en de voorwaarden is een tijdrovende en meestal administratieve last. De controle hiervan ligt vaak bij verschillende teams, personen, externen enz. Wat dan vaak gebeurt, is dat eerst de ene afdeling een akkoord moet geven voordat de volgende ermee aan de slag kan. Zo controleert de medewerker Burgerzaken binnen de Basisregistratie Personen (BRP) of de aanvrager wel echt de persoon is wie hij zegt te zijn. Na deze controle krijgt de afdeling Financiën de vraag om te controleren of er nog voldoende middelen beschikbaar zijn om de subsidie uit te keren. En zo gaan er vaak weken overheen voor er een besluit komt. Al de te controleren informatie is vaak digitaal beschikbaar, maar verspreid binnen verschillende applicaties.

Door nu de voorwaarden voor de uitgifte van de subsidie op te nemen binnen een blockchain en daarbinnen aan te geven wat de bron is om een bepaald deel van de informatie te controleren en deze vragen tegelijk uit te laten voeren, hoeft er niet op elkaar gewacht te worden. Hierdoor wordt veel tijdwinst geboekt en kan, als aan alle voorwaarden wordt voldaan, het geld direct overgemaakt worden. Als binnen het proces aan een van de voorwaarden niet wordt voldaan dan wordt dit binnen tientallen minuten bekend gemaakt zonder tussenkomst van een persoon en kan de zaak worden afgesloten.

In het genoemde voorbeeld is te zien dat blockchain goed gebruikt kan worden bij de afhandeling van zaken. Door het gebruik van blockchain worden de eerder genoemde voordelen van het zaakgericht werken nog verder vormgegeven.

  • De processen zijn efficiënter omdat de doorlooptijd vele malen sneller is dan binnen de huidige manier van werken. Dit komt vooral door de verdere automatisering en het tegelijk uitzetten van informatie. Dit kan wel dagen of weken schelen. 
  • Doordat de blockchain transparant is, is voor een aanvrager ook meteen te zien waarom (in dit geval) een subsidie niet verleend is. 
  • Doordat bij blockchain gewerkt wordt in een netwerk en de informatie aan iedereen binnen dat netwerk beschikbaar gesteld wordt, is de informatievoorziening beter en tegelijkertijd ook een stuk eenvoudiger. 

Dat alles bij elkaar zorgt ervoor dat de dienstverlening naar de klanten verder wordt verbeterd.

Verder onderzoek
Blockchain lijkt goed toepasbaar als doorontwikkeling van het zaakgericht werken als je kijkt naar de uitkomst van de pilots die er op dit moment lopen.

Maar er zijn ook nog wel wat vragen die onderzocht moeten worden voordat blockchain breed ingezet kan worden. Een voorbeeld is de vraag hoe we moeten omgaan met uitzonderingen. Een blockchain kan namelijk niet omgaan met uitzonderingen. Als er dus om bepaalde redenen een subsidie wel uitgekeerd moet worden, maar er niet aan alle voorwaarden voldaan wordt, hoe wordt dit dan geregeld? Daarnaast is een blockchain er ook voor altijd, terwijl er binnen de archiefwet de plicht bestaat om als gemeente bepaalde zaken na verloop van tijd te vernietigen. Hoe gaan we daar mee om als dit niet kan?

De conclusie is dat blockchain een volgende stap is binnen de kaders van zaakgericht werken. Door blockchain toe te passen kunnen we de voordelen van het zaakgericht werken nog verder benutten. Maar voordat dit daadwerkelijk breed ingezet kan worden, moet er binnen de huidige pilotfase eerst nog wel een antwoord komen op een aantal vragen.

sebastiaan.gerats@kbenp.nl, Sebastiaan Gerats is senior adviseur Informatiemanagement, Zaakgericht Werken, Dienstverlening en Architectuur bij KBenP


Noten

1 Voor een filmpje met uitleg over blockchain zie: https://www.youtube.com/watch?v=KeFRLRA_XzQ

2 Voor voorbeelden van pilots zie: https://depilotstarter.vng.nl/zoeken?search_api_views_fulltext=blockchain&sort_by=search_api_relevance