Veel overheidsorganisaties maken gebruik van Microsoft Teams als samenwerkingsplatform. Naast de functionaliteiten voor online vergaderen biedt Teams ook chatfuncties voor het uitwisselen van berichten met andere gebruikers (individuele chat) en groepsberichten voor het gehele team (kanaalberichten). Natuurlijk kunnen deze berichten op een zeker moment deel uitmaken van een Woo-verzoek. En natuurlijk moeten ze, voor zover het zakelijk verkeer betreft, beheerd worden onder een bewaartermijn van je archiefselectielijst. Behoud van informatie, al is het tijdelijk, is daarbij voorwaardelijk voor openbaarheid. We kunnen immers niet openbaar maken wat is verwijderd of gewijzigd.
Microsoft 365 biedt voor archivering, vindbaarheid en beschikbaarstelling eigen functionaliteiten. Daarmee zijn chatberichten binnen een systeem onder een centrale paraplu van dezelfde compliance-maatregelen te brengen als documenten, e-mailberichten en vergaderopnamen en dat is een innovatie van betekenis voor overheidsorganisaties. Gebruikelijk was en is om documenten in een separaat systeem op te bergen waar zorg is voor archivering, om vervolgens geen acht te slaan op de originelen die op fileshares, in mailboxen en waar niet blijven rondslingeren. Archiving-by-design brengt daar verandering in. Informatiebeheerders, privacy officers en Woo-ambtenaren zouden daar goede nota van moeten nemen. De mogelijkheden en beperkingen daarvan voor Teams-chat zijn onderwerp van dit artikel.
Microsoft Teams is inmiddels het bekendste onderdeel van de Microsoft 365 suite. Microsoft Teams-gebruikers weten vaak niet waar informatie blijft als ze documenten of berichten toevoegen. Je ziet ze immers allemaal terug in de Teams-applicatie, waardoor het lijkt of alles “in Teams” is. Dat mag dan in dagelijks taalgebruik een eigen leven leiden, informatiebeheerders moeten zich wel degelijk verdiepen in de werkelijke verblijfplaats van informatie. Maar door de complexiteit van het platform, de verschillende typen informatie en verschillende beheerstadia daarvan is het niet eenvoudig overzicht te krijgen. Om kort te gaan: de gebruiker voert de chat uit in Azure via de Teams-app en bij archivering worden berichten opgeslagen in verborgen folders van persoonlijke of groepsmailboxen in Exchange Online.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 26: Echt veranderen is mensenwerk. Lees hier verder
