1 juni 2010

Column: Hij kan zomaar vallen!

image for Column: Hij kan zomaar vallen! image

Nee, niet de Lotto Jackpot, maar het spreekwoordelijke kwartje kan zomaar vallen. De euforie zal daarbij wel wat minder zijn dan bij de te winnen miljoenen, maar bij de gedachte alleen word ik al wel vrolijk!

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stuurden op 7 juli 2009 een brief naar de Tweede Kamer. Daarin deden zij al een veelbelovende uitspraak: “De modernisering van de informatiehuishouding is primair een organisatievraagstuk.”

Nee, niet de Lotto Jackpot, maar het spreekwoordelijke kwartje kan zomaar vallen. De euforie zal daarbij wel wat minder zijn dan bij de te winnen miljoenen, maar bij de gedachte alleen word ik al wel vrolijk!

De minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties stuurden op 7 juli 2009 een brief naar de Tweede Kamer. Daarin deden zij al een veelbelovende uitspraak: “De modernisering van de informatiehuishouding is primair een organisatievraagstuk.”

Vervolgens concludeert de Algemene Rekenkamer op 11 februari jl. in haar rapport ‘Informatiehuishouding van het Rijk’ dat er over de gehele linie een overschatting is van de technologische oplossingen. Ik begin dan al te denken… ‘zou het dan eindelijk…’?

Tenslotte schrijft bovengenoemde staatssecretaris op 16 maart jl. een brief als vervolg op de brief van 7 juli 2009. Daarin wordt onder andere gesteld dat de inzet van veranderkundige expertise noodzakelijk is bij de invoering van digitaal documentbeheer. Ik concludeer dan dat op dat niveau het kwartje is gevallen!

Gaat dat bij anderen nu ook gebeuren?

Miljoenen verslindende, vanuit ICT gedreven projecten ten spijt, good practices zijn er nog niet, laat staan best practices. Een herkenbare constatering van de Algemene Rekenkamer, toch? Een van de meest eenvoudige managementmodellen waarin ‘mens, proces en technologie (ICT)’ in onderlinge samenhang worden bezien, mag nu opnieuw op alle flipovers prijken. Met de ‘mens’ bovenaan in de piramide als allesbeslissende factor van betekenis, moeten managementteams zich gaan herbezinnen op de aanpak. Het vergroten van de bewustwording bij medewerkers over hun eigen rol en verantwoordelijkheid bij het documenteren van hun handelen is daarbij volgens de staatssecretaris de basis.

Hoe je dat aanpakt? Nou, bijvoorbeeld zo:

  1. Overtuig het topmanagement van je organisatie ervan dat ICTimplementaties en -procesverbeteringen enkel lukken, als je voldoende aandacht hebt voor de factor ‘mens’. Hierboven vind je verwijzingen naar inspirerende documenten die dit standpunt onderbouwen. Hiermee maak je DI(V) zichtbaar op het ‘goede niveau’. Als klap op de vuurpijl help je ook nog voorkomen dat er een vermogen zinloos wordt geïnvesteerd. Extra punten in deze tijd van bezuinigingen!
  2. Leg het management van de primaire afdelingen uit welke rol informatie speelt binnen de overheid. Ze zullen zeggen dat het bekend is, maar in de praktijk merk je daar weinig van, dus uitleg is nodig.
  3. Bedenk samen met het management, hoe de organisatie in het algemeen en verschillende afdelingen in het bijzonder gefaciliteerd kunnen worden om ook aan de medewerker het belang van informatie uit te leggen. Mijn introductie als ambtenaar ging niet veel verder dan “als je klaar bent met het dossier, doe je er een geeltje op met ‘naar archief’ en dan breng je het naar het secretariaat.” Het woord ‘campagne’ klinkt groots, maar eenvoudige, eenduidige en frisse communicatie is nodig en hoeft niet duur te zijn.
  4. Train het management in het aanspreken van medewerkers op houding en gedrag, zodat zij gewenst gedrag gaan stimuleren en hun verantwoordelijkheid als manager nemen op het moment dat het gedrag ongewenst is. Een basisvaardigheid die dagelijks zichtbaar zou moeten zijn, maar waaraan velen zich toch nog graag onttrekken. Let wel: ook het topmanagement heeft hierin een rol!
  5. Train de medewerkers in het elkaar onderling aanspreken op houding en gedrag. Er is immers een gezamenlijke verantwoordelijkheid, maar uit angst om niet meer aardig gevonden te worden laten we de ander toch vaak zijn gang gaan. Hoewel we tegelijkertijd naar anderen toe verzuchten “dat gaat al jaren zo”.
  6. Maak het praktisch: je hoeft niet bezig te zijn met digitalisering om je informatiehuishouding te verbeteren. Oefen alvast met bovenstaande in het analoge tijdperk, dan ga je beter voorbereid digitaal.

Eén waarschuwing. Als je het goed doet, kan-ie zomaar vallen! 

informatie@need2change.nl

Michiel Rijneke is directeur van Need2change.