Bij zaakgericht werken draagt de behandelend ambtenaar de verantwoordelijkheid voor goede dossiervorming van de zaak. Archiveren begint al bij het starten van de zaak en niet als een gedachte achteraf.
De rol van de afdeling informatievoorziening verschuift daarmee. De nadruk ligt vooral op het scheppen van voorwaarden. Het goed en zo eenvoudig mogelijk kunnen archiveren wordt onderdeel van informatievoorzieningsoplossingen, zoals zaaksystemen, documentmanagementsystemen en taakapplicaties. Het risico dat hier om de hoek komt kijken is dat het archiefbeheer versnipperd wordt over allerlei systemen.
Common Ground
In 2018 en 2019 voerden wij een project uit om zaakgericht te gaan werken. Dat project was het resultaat van de aanbesteding voor een zaaksysteem. Toen we ruim over de helft waren met het inrichten van dit zaaksysteem kregen wij te horen dat de levensduur ervan erg kort zou zijn. Terwijl toen de helft van onze zaaktypen nog gebruikmaakten van ons vorige documentmanagementsysteem (DMS). In dezelfde periode werd het beheer van de basisadministraties verbeterd in een project om onze informatiestromen op orde te brengen. Ook begonnen wij ons te verdiepen in de informatiekundige visie Common Ground. Daar kwamen de ontwikkelingen bij elkaar. Wat als we het DMS van het nieuwe zaaksysteem zouden behouden voor onze gegevenslaag en daar componenten op basis van de zaakgerichtwerken-API’s (ZGW) bij zouden zoeken? Van het een kwam het ander en eind 2019 maakten wij met onze leverancier een eerste start voor een oplossing op basis van OpenZaak.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 32: Archiveren by design. Lees hier verder
