5 maart 2014

De digitale griffie

image for De digitale griffie image

Sinds in 2002 de dualisering is doorgevoerd is de griffie een zelfstandige eenheid in dienst van de gemeenteraad. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kent, vanuit informatiekundig perspectief, weliswaar verschillende rollen voor beleidsambtenaar, secretaris, college, griffier en raad, maar vormt één monistische keten. Vanuit informatiemanagement bezien moet dit proces worden gevoed vanuit één, liefst volledig digitaal, informatiesysteem of vanuit digitale informatiesystemen die goed op elkaar aansluiten. Maar kan de griffier hiermee uit de voeten?

Sinds in 2002 de dualisering is doorgevoerd is de griffie een zelfstandige eenheid in dienst van de gemeenteraad. Het bestuurlijke besluitvormingsproces kent, vanuit informatiekundig perspectief, weliswaar verschillende rollen voor beleidsambtenaar, secretaris, college, griffier en raad, maar vormt één monistische keten. Vanuit informatiemanagement bezien moet dit proces worden gevoed vanuit één, liefst volledig digitaal, informatiesysteem of vanuit digitale informatiesystemen die goed op elkaar aansluiten. Maar kan de griffier hiermee uit de voeten? Hij heeft zich te richten naar de informatiebehoefte van de raad. Gezien zijn positie zal hij zich geen beperkingen laten opleggen door de informatiemanager.

Informatievoorziening
IMG100.000+ (de vereniging van informatiemanagers in grote gemeenten) en de Vereniging van Griffiers organiseerden op 15 januari in de raadszaal van Amersfoort een goed gesprek over ‘de digitale griffie’. Dat leidde tot beter wederzijds begrip, maar leverde ook aandachtspunten op voor de inrichting en ondersteuning van de digitale griffie. Aandachtspunten die vragen om verder overleg en nadere afspraken, zoals over de omgang met vertrouwelijke of privacygevoelige stukken, over zaakgericht documenteren en archiveren, over digitale en semantische aansluiting van systemen en over de standaarden die daarvoor gevolgd moeten worden. In een volgend nummer van Od wordt hierop teruggekomen.

Informatieveiligheid
Over informatieveiligheid waren griffiers en informatiemanagement het al vast eens: de informatieketen is zo veilig als de zwakste schakel. De Baseline Informatieveiligheid Gemeenten (BIG) moet dan ook door de héle gemeentelijke organisatie worden gevolgd. Ook door de griffie en door de raad. De raad heeft met betrekking tot informatieveiligheid, een kaderstellende en controlerende rol. De raad kan het college aanspreken op het opvolgen van de Resolutie Informatieveiligheid, randvoorwaarde voor de professionele gemeente.
Deze resolutie is tijdens de buitengewone algemene ledenvergadering van de VNG, op 29 november vorig jaar met bijna unanieme stemmen aangenomen. De leden van de VNG hebben zich er onder meer toe verplicht informatieveiligheid tot onderdeel te maken van de collegeprogramma’s voor 2014-2018 en de verantwoordelijkheid te beleggen bij een van de portefeuillehouders. De raad moet de uitvoering van het beleid kunnen volgen; het college zal er verantwoording over afleggen in een aparte paragraaf informatieveiligheid in het jaarverslag, en in documenten die horen bij de reguliere planning- en controlcyclus.  

kees.duijvelaar@gmail.comKees Duijvelaar is redactielid Od.

Links