De ambitie van de Rijksoverheid is groot, ook op het gebied van informatiehuishouding en digitaal werken. Dit kan ook worden opgemaakt uit de conclusie die de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed eind januari 2019 trok: de afgelopen vier jaar is er wel vooruitgang geboekt, maar ministeries hebben nog onvoldoende zicht op het totaal aan informatie dat zich in de digitale systemen bevindt.
De ambitie van de Rijksoverheid is groot, ook op het gebied van informatiehuishouding en digitaal werken. Dit kan ook worden opgemaakt uit de conclusie die de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed eind januari 2019 trok: de afgelopen vier jaar is er wel vooruitgang geboekt, maar ministeries hebben nog onvoldoende zicht op het totaal aan informatie dat zich in de digitale systemen bevindt.
De digitale overheid in retroperspectief
Een document opslaan op je persoonlijke netwerkschijf, samenwerken aan een document op de gezamenlijke netwerkschijf of in de samenwerkruimte, iets delen via e-mail, een werkstroom opstarten en afhandelen in een documentmanagementsysteem. We creëren en delen steeds meer informatie met elkaar en slaan het op diverse informatiedragers op. Bovendien werkt het Rijk met verschillende applicaties en documentmanagementsystemen, waardoor een divers IT-landschap is ontstaan.
Dit begon in 1999 met het ontwikkelen van een documentmanagementsysteem door het Ministerie van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). In die tijd was het niet eenvoudig om een documentmanagementsysteem af te nemen van een marktpartij. De keuze maken of kopen was dan ook niet moeilijk. Ook andere ministeries wilden overgaan op een documentmanagementsysteem. Om de verbinding met elkaar aan te gaan, heeft een aantal departementen in 2004 gekozen voor een rijksbrede aanbesteding.
Helaas bleek in 2005 dat de wensen en ambities te ver uit elkaar lagen om tot een gezamenlijk resultaat te komen. Daarom hebben departementen zelf documentmanagementsystemen ontwikkeld. Van interoperabiliteit was en is echter geen of nauwelijks sprake.
Als we toen wisten wat we nu weten, was er misschien een andere keuze gemaakt. Waar formulieren in het stenen tijdperk met een beitel en hamer werden ingevuld, hebben we nu digitale formulieren die de gebruiker foutloos kan invullen omdat er voldoende intelligentie achter het formulier zit om de invoer te controleren. Het proces is weliswaar geoptimaliseerd, maar feitelijk ongewijzigd. Concluderend is gekozen voor een digitale optimalisatie van de primaire processen en niet voor een digitale transformatie van de primaire processen.
De digitale transformatie
Het doel van digitale transformatie is een samenhangende overheid die innovaties toepast om informatiegestuurd te werken. Maar hoe? De ontwikkelingen op het gebied van informatie- en communicatietechnologie gaan zo snel, dat het praktisch onmogelijk is om voor elk ministerie deze ontwikkelingen te onderzoeken en toe te passen. Dit vergt niet alleen onderlinge samenwerking, maar ook samenwerking met partijen buiten de overheid. Die samenwerking moet leiden tot een overheid die innovaties kan volgen en betaalbaar kan implementeren. Daarin ontzorgen Doc-Direkt en SSC-ICT alle Rijksoverheidsorganisaties vanuit één loket.
Een voorbeeld daarvan is de toepassing Zoek & Vind die de gebruikers op verschillende levels kan faciliteren. Meer daarover is te vinden in het artikel ‘Ontwikkeling van DIV naar DIF’ en verder in deze uitgave van Od.
Strategische vooronderzoeken
Onlangs zijn Doc-Direkt en SSC-ICT op zoek gegaan naar nieuwe technologieën die de transformatie moeten ondersteunen. Deze strategische vooronderzoeken moeten antwoord geven op de vraag hoe de voordelen van technologie ten volle benut kunnen worden om primaire processen te optimaliseren.
Formele digitale handtekening
Documenten digitaal kunnen ondertekenen: het is een wens, maar helaas nog geen dagelijkse praktijk. Formele documenten worden vaak nog geprint, voorzien van een handtekening, gescand en opslagen in het document managementsysteem. Moeten er meerdere functionarissen tekenen, dan wordt dit proces meerdere keren herhaald. Er is een alternatief waarbij systemen een gescande handtekening als plaatje in het document kunnen plaatsen.
De formele digitale handtekening, die binnen Europa juridisch geaccepteerd is, gebruikt een PKI-overheidscertificaat met een (onafhankelijk) tijdstempel om een document te tekenen. Dergelijke documenten hebben alleen waarde als ze digitaal verspreid worden. Het bijkomend voordeel van een formele digitale handtekening is dat elke wijziging in een document nadat deze getekend is, zichtbaar wordt bij het openen van het document. Bij contracten is het dus niet meer nodig om elke bladzijde te paraferen. Een formele digitale handtekening van partijen die het contract moeten tekenen, is voldoende borging dat de inhoud door beide partijen ondertekend is. De nieuwe functionaliteit ondersteunt bovendien het automatisch digitaal ondertekenen van publicaties.
De mogelijkheid om digitaal te ondertekenen biedt veel voordelen. Het plaatsen werkt met behulp van een smart device, bijvoorbeeld een telefoon, en wordt geautoriseerd met een vingerafdruk, gezichtsherkenning of een pincode. Dit spaart tijd en kosten en frauderen wordt onmogelijk.
Data uitwisselen
Hoe wissel je bestanden uit over slechte netwerken? De aanleiding van dit strategisch vooronderzoek was de wens om papieren archieven, opgeslagen op de Caribische eilanden, te digitaliseren en de digitale versie naar Nederland te sturen.
De oplossing is een protocol dat door de filmindustrie als standaard wordt gebruikt. Ook de Belastingdienst heeft een afdeling die gebruikmaakt van deze standaard. Het resultaat is dat bestanden worden verstuurd over een versleutelde netwerkverbinding én indien gewenst versleuteld worden opgeslagen. Het protocol is immuun voor netwerkverstoringen; het systeem wacht gewoon even en zet de bestandswisseling daarna weer door. Garantie van deur tot deur dus. Om dit aan te tonen, is een uitgebreide audit trail ingericht die laat zien dat het transport veilig heeft plaatsgevonden.
Blik op de toekomst
Medio 2019 zijn de strategische vooronderzoeken afgerond voor de formele digitale handtekening en het versturen van documenten op een veilige wijze met gegarandeerde aflevering, maar ook het strategische vooronderzoek naar het registreren van documenten in een blockchain. Daarnaast wordt gestart met een strategisch vooronderzoek naar het toepassen van werkstromen over applicaties heen (met uitstapjes van specifieke werkstromen in een applicatie daar waar nodig). Dit moet leiden tot eenvoudiger beheer van de werkstromen door functioneel beheerders, waarvoor nu programmeurs nodig zijn.
Jacques Grossouw
Adviseur Informatiehuishouding en Digitaal werken bij Doc-Direkt, een shared service organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Arjan Duinkerk
Service Domein Adviseur binnen de afdeling Service Strategie van het SSCICT, een shared service organisatie van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
