Nu is het waterschap al verder dan andere overheidsorganisaties met het gebruik van een aparte vakapplicatie voor haar foto’s. Het gaat om duizenden zorgvuldig gemetadateerde foto’s. Toch wil de aanwezigheid van een beeldbank uiteraard niet zeggen dat alles daarmee geborgd is. Net als bij veel andere organisaties blijft het archiveren van beeldmateriaal een kwetsbaar punt. Zo is het bij het waterschap de bedoeling dat medewerkers zelf selecteren welke foto’s uit een project van historische waarde zijn.
Nu is het waterschap al verder dan andere overheidsorganisaties met het gebruik van een aparte vakapplicatie voor haar foto’s. Het gaat om duizenden zorgvuldig gemetadateerde foto’s. Toch wil de aanwezigheid van een beeldbank uiteraard niet zeggen dat alles daarmee geborgd is. Net als bij veel andere organisaties blijft het archiveren van beeldmateriaal een kwetsbaar punt. Zo is het bij het waterschap de bedoeling dat medewerkers zelf selecteren welke foto’s uit een project van historische waarde zijn. Als het waterschap bijvoorbeeld waterwerken in het watersysteem uitvoert, zoals het verbreden of uitdiepen van een waterloop, worden er voor- en na foto’s van objecten gemaakt die naast de werkzaamheden staan. Zo kan vastgelegd worden of er bijvoorbeeld veranderingen zijn opgetreden en het project geen verdere schade heeft gemaakt. Deze vooropnames moeten uit het projectdossier worden gehaald, dat op termijn vernietigbaar is.
Vanuit de netwerkschijf of het DMS worden de foto’s opgenomen in de beeldbank. Medewerkers zijn hier zelf verantwoordelijk voor, maar niet iedereen is zich daar altijd bewust van. Zo vertelde een medewerker uit ‘het veld’ laatst de voorkeur te geven aan Google Drive. Honderden werkgerelateerde foto’s zijn bewaard tezamen met vakantiefoto’s. Andere medewerkers slaan foto’s bij voorkeur alleen lokaal op.
Voor informatiebeheerders ligt hier dus ook weer de schone taak te signaleren of er voldoende wordt opgeslagen in de beeldbank en hier proactief in de organisatie over te communiceren.
Marijke van den Bogaard-Groeneveld
redactielid Od
