Tekst Bas Nieuwenhuijsen
Al meer dan 5000 jaar leggen we informatie vast in geschreven documenten. Met de komst van de computer bleven we dat doen met behulp van tekstverwerkingsprogramma’s. Nu het digitale tijdperk echt een grote vlucht heeft genomen, is het tijd om van het traditionele document afscheid te nemen, zeggen telecom-ondernemer Mark Vletter en communicatie-expert Marijke Roskam.
Documenten zijn ouderwets, statisch, inefficiënt en gewoonweg irritant, vinden ze. Vletter, oprichter van onder meer Voys, dat actief is op het gebied van zakelijke telefonie, is voor privégebruik al van het traditionele document afgestapt. ‘We gaan het in het bedrijf ook doen, maar dat zijn we nog aan het leren,’ vertelt hij. Zijn organisatie heeft hij eigentijds vormgegeven: geen functies, geen managers, maar een Rijnlands model van zelfsturing. ‘Traditionele organisaties voldoen niet meer. De wereld en zeker de technologie, verandert snel, dan moet je af van oude concepten. Ik vind gelijkwaardigheid van mensen heel belangrijk, het hele idee van management doet afbreuk daaraan.’
Maar wat heeft dat met documenten te maken? Dat is toch gewoon een betrouwbare manier om informatie op te slaan en door te geven? Vletter: ‘De huidige tijd vraagt om creativiteit en interactie. Maar een document is statisch. Je schrijft iets op, dat geef je door aan bijvoorbeeld drie anderen, die stellen ieder apart wijzigingen in de tekst voor, die moet jij dan aanbrengen en dat weer van een nieuw versienummer voorzien en opslaan. Dat is niet handig, het kost veel werk en er gaat veel potentie verloren. Dat kan anders, bijvoorbeeld door te werken in één gezamenlijke omgeving, waarin iedereen tot alle informatie toegang heeft.’ Zelf gebruikt hij daarvoor Google Drive.
Organische werkwijze
‘Er komt een nieuwe generatie digitale tools aan, zoals Notion, die veel prettiger werken,’ vindt Vletter. ‘Je kunt dan bijvoorbeeld een plan opstellen, waaraan iedereen kan bijdragen. Als er iets verandert, ziet iedereen dat, en kan bijvoorbeeld bij Finance een seintje binnenkomen dat er een rekening voor iets aankomt, of Legal ziet dat er een contract is opgesteld dat nog wel even moet worden nagelopen. Zo komt het resultaat op een organische manier tot stand, in samenwerking. Een document is dan nooit meer af, het is permanent in ontwikkeling.’
Die nieuwe werkwijze heeft grote voordelen volgens hem. ‘Je kunt de informatie veel makkelijker voorzien van allerlei parameters, van verschillende kanten. Daardoor is informatie beter terug te vinden. Je kunt sneller informatie delen en bijwerken, en je voorkomt met deze werkwijze ook dat er oude en foute versies in omloop kunnen komen. Minder wachten, minder frustratie. Het geeft rust en ruimte in je hoofd. Ik denk dat het tot wel 50 procent efficiënter kan zijn.’
Klinkt goed, maar hoe zit het dan met bijvoorbeeld veiligheid, als iedereen overal bij kan? Vletter ziet er geen probleem in. ‘Wij zijn al transparant, ook over onze cijfers. Harde controles zijn niet nodig, alles wat er wordt veranderd is zichtbaar. Wij gaan uit van vertrouwen. We hebben al een pilot in de het bedrijf, nu beginnen we met trainingen. We staan aan het begin van een heel nieuwe ontwikkeling, waarin we werken in een open digitale omgeving. Dit is zoals internet bedoeld is. We gaan kennis echt digitaliseren, delen en ontsluiten: we krijgen toegang tot elkaars vragen.’
Levende bewaarplek
Ook Marijke Roskam vindt documenten niet meer bij deze tijd horen. Als coach, communicatietrainer en dagvoorzitter is ze dagelijks in de weer voor allerlei verschillende opdrachtgevers. ‘Die hebben allemaal andere systemen om documenten te maken, op te slaan en te delen. Dat is voor mij lastig. Daarom werk ik nu in Notion (https://www.notion.so, red.), een structuur waarin je heel makkelijk een onderwerp kunt aanmaken en bijhouden. Ik kan alles overzien en hoef niet steeds door te klikken om uiteindelijk bij de informatie te komen die ik zoek. Alles zit onder één knop. Het is een “levende” bewaarplek under construction, waar je met iedereen die toegang heeft informatie kunt delen en bewerken. Dat scheelt heel veel e-mails, tijd, frustratie, fouten. En het is voor een kenniswerker zoals ik veel leuker werken.’
Dat leuke mist ze echt in het werken met traditionele documenten. ‘Je schrijft een tekst, stuurt die aan een ander en die gaat er vervolgens in rood allemaal mutaties in aanbrengen. Dat is niet fijn om te zien. Ga nou niet in rood op fouten wijzen, maar pas gewoon aan wat je wilt. Dan krijg je veel meer plezier in de samenwerking met elkaar. Het is ook volwassener, opener, stimulerender. Een heel andere werkwijze dan de “Word-terreur”, waarbij we elkaar steeds maar bezighouden en corrigeren.’
Digitale olievlek
Over veiligheid maakt ze zich, net als Vletter, weinig zorgen. ‘Je werkt met elkaar op basis van vertrouwen. Het is open, maar wat geeft dat? Als iemand inbreekt in een Zoom-bijeenkomst zie je dat meteen op het scherm. Dat is bij Notion net zo, alles wat er wordt gedaan is direct zichtbaar. We doen vaak nogal hysterisch over veiligheid, maar dat is helemaal niet nodig. Ik begrijp natuurlijk wel dat het in sommige gevallen anders kan zijn, als je werkt voor het ministerie van Justitie en Veiligheid bijvoorbeeld. In het algemeen kun je zeggen: informatie die je wilt beschermen, moet je er gewoon niet in zetten.’
Ook op een ander punt is ze het met Vletter eens: dit is een stap op weg naar een grote verandering. ‘We zijn bezig met het creëren van een digitale olievlek. Voor vrijwel alle communicatie met iedereen is deze nieuwe werkmethode veel praktischer, persoonlijker en efficiënter.’
