De digitalisering van de maatschappij en daarmee ook de overheid neemt in hoog tempo toe. Het zorgt aan de ene kant voor een gemak en vereenvoudiging van het dagelijks leven en aan de andere kant voor verbetering van organisatieprocessen. Met die toename is er ook een toename in de complexiteit van het archiveren en vinden van de juiste informatie. Bij KIA is hierover uitvoerig gediscussieerd, informatie uitgewisseld en zijn handvatten ontwikkeld. Een uiteenzetting. De roep om basisprincipes en kaders voor archiveren by design speelt al enige jaren en heeft eerder een praktische invulling gekregen door diverse organisaties binnen de overheid. Zo heeft KIA-partner het Nationaal Archief een Handreiking archiveren by design ontwikkeld dat inzicht biedt in archiveren by design als methodiek. Het geeft praktische handvatten om met deze werkvorm aan de slag te gaan en biedt een aantal praktijkvoorbeelden. Ook geeft KIA-partner de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) met het Grip op informatieproduct Archiveren by Design relevante input om te kunnen bepalen hoe het er bij de eigen organisatie voorstaat op het gebied van archiveren by design.
In gesprek met informatie- en archiefbeheerders
Hoewel er veel belangstelling is voor archiveren by design, blijkt de toepassing ervan in de praktijk een uitdaging te zijn. Informatieprofessionals zijn niet altijd vanzelfsprekend betrokken bij de verandertrajecten in hun eigen organisaties. En het eigen beleid over informatiebeheer is soms moeilijk toepasbaar in de praktijk. Een makkelijke, standaardoplossing voor deze problemen is er niet. Dat wordt besproken in deze editie van Od door Erik Saaman van het Nationaal Archief. Bij KIA biedt het Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden, met haar werkgroep Archiveren by design, hierin niet alleen concrete informatie en handvatten maar ook de gelegenheid om met vakgenoten in gesprek te gaan. Zo wordt ingegaan op: wat is archiveren by design nu eigenlijk, worden er praktijkvoorbeelden gegeven, is er een beschrijving van rollen, kennis en competenties voor het toepassen ervan en hebben ze het over de do’s-and-don’ts. Ook binnen KIA zelf wordt ingegaan op dit onderwerp met een kennisindex, actualiteiten, bestanden en artikelen en meer. Heb je zelf ideeën over wat we op KIA nog meer zouden kunnen doen met dit onderwerp? Zou een apart kennisplatform over dit onderwerp draagvlak of toegevoegde waarde hebben om ervaringen en vragen uit te kunnen wisselen? Laat dat team KIA vooral weten door een mail te sturen naar info@kia.pleio.nl.
*Dit servicebericht verscheen oorspronkelijk in Od 32: Archiveren by design.
Beeld: KIA
