Toen ik, enkele jaren geleden, begon met werken in het vakgebied DIV/DIM, of hoe je het ook maar wilt noemen, leerde ik de verschillende spelers kennen. Je wordt opgeleid, leert veel en krijgt dus ook genoeg te horen. Een van de eerste dingen die mij werden verteld was de duidelijke mening over ‘die lui van ICT’. De meest bijzondere omschrijvingen werden gegeven. Sindsdien heb ik bij nog een aantal organisaties gewerkt en ben ik wat ervaring rijker. Tot mijn schrik was die mening overal wel vergelijkbaar.
Toen ik, enkele jaren geleden, begon met werken in het vakgebied DIV/DIM, of hoe je het ook maar wilt noemen, leerde ik de verschillende spelers kennen. Je wordt opgeleid, leert veel en krijgt dus ook genoeg te horen. Een van de eerste dingen die mij werden verteld was de duidelijke mening over ‘die lui van ICT’. De meest bijzondere omschrijvingen werden gegeven. Sindsdien heb ik bij nog een aantal organisaties gewerkt en ben ik wat ervaring rijker. Tot mijn schrik was die mening overal wel vergelijkbaar.
Een keur van omschrijvingen komt voorbij wanneer je vraagt naar de mening over de ICT-medewerkers. “Die ICT’ers gebruiken allemaal afkortingen om interessant te doen, ze doen moeilijk over iets simpels” en zelfs “Ze zijn contactgestoord”. Maar al enige tijd rijst bij mij een vraag. Eén die wat mij betreft wel eens aan de kaak gesteld mag worden. Want zijn wij (DIM’ers, DIV’ers) niet net zo erg en misschien wel veel erger?
In de strijd om wie het meest met vaktermen kan schermen doen we inmiddels leuk mee. DSP, DMS, RMS, RMA, NUP, NORA, GEMMA, metadata, PDF-a, TIFF, hybride, open source, substitutie en dit is nog maar een greep uit de termen die mij zo te binnen schieten. Even snel uitleggen wat wij nu eigenlijk doen is er niet meer bij. Nou ja het kan wel: DIM registreert informatie in het DMS en archiveert informatie in het RMA. Dit gebeurt volgens de inrichting van het DSP. Uiteraard is het allemaal in PDF. Daarnaast zijn NUP, Wabo, NORA en open source een grote uitdaging, waar wij veel tijd en energie in steken.
‘Onze’ taal, de taal van de documentaire informatievoorziening, staat al vol met afkortingen. Daarnaast is ons verteld dat, als we echt iets willen bereiken, we de taal van de ICT’ers ook moeten leren. Dus kennen we de betekenis van termen als SOA (nee, niet de ziekte), cloud computing, open source, web 3.0 en nog veel meer. Als DIV’er wordt er van je verwacht dat je echt je best doet om mee te kunnen praten en dus leren wij andermans taal. Een DIV’er is immers klantgericht en klantvriendelijk ingesteld.
Het duizelt mij al van alle termen en afkortingen die je moet kennen. Dan kan het toch niet anders dan dat onze klanten ook raar naar ons kijken? En hoe willen wij onze klanten bedienen als we onderling al geen idee hebben waar we het over hebben?
Interoperabiliteit
‘Interoperabiliteit’, ook al een van de mooie termen die er tegenwoordig in het vakgebied rondzwerven. Toen ik een collega vroeg wat hij dacht dat er met die term bedoeld werd, kreeg ik als antwoord dat het iets te maken zou hebben met open source en open standaarden. En zo zou je het inderdaad kunnen bekijken. Open source en open standaarden bevorderen interoperabiliteit.
Interoperabiliteit wordt in het NORA-katern ‘Strategie’ gedefinieerd als “de mogelijkheid van twee of meer systemen of elementen om informatie uit te wisselen en te gebruiken”. Door gebruik van open standaarden wordt dit bevorderd. Immers dan is het makkelijker om de systemen op elkaar af te stemmen.
Maar is er voor dit begrip ook een andere invalshoek? Laat ik het begrip ‘los’ op de afdeling zelf en niet op wat wij als DIVafdeling doen, dan krijgt het toch een ietwat andere lading. Een lading (c.q. ontwikkeling) die nodig is. Interoperabiliteit staat voor de mogelijkheid dat systemen in staat zijn om informatie uit te wisselen en te gebruiken. Het is een kleine stap om dat door te vertalen naar de afdeling op zich. Heeft DIV het vermogen om tot onderlinge uitwisseling van informatie te komen? En vervolgens deze informatie te gebruiken? En betekent het ook dat, om dit goed uit te voeren, de twee systemen (DIV & ICT) dan ook samengevoegd moeten worden?
Bij digitalisering hoort automatisch een samenwerking met ICT. Daarvoor moet duidelijk zijn wat met welke termen wordt bedoeld. En welke taal er wordt gesproken. Weet een DIV’er wat er bedoeld wordt met termen als ‘cloud computing’, ‘paradigm shift’ of ‘disruptive’? En weet een ICT’er wat er wordt bedoeld met een RMA, DSP of PETRA? Dat is toch vreemd?
Dienstverlener
Zowel DIV als ICT zijn dienstverleners. Twee afdelingen waarvan de primaire taak is om de organisatie zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Het zou zo moeten zijn dat elke overheidsinstelling dezelfde doelstelling heeft. De overheid heeft als taak om de burgers/bedrijven zo optimaal mogelijk te ondersteunen.
Digitalisering van diensten wordt hiervoor vaak ingezet als tool.
De dienstverlening naar de burgers en de bedrijven moet sneller en eenvoudiger. Daarom worden diensten, of in elk geval de aanvraag daarvan, gedigitaliseerd. Nu is het (vaak) nog zo dat de overheid aan de voorkant een heel mooi digitaal plaatje geeft, maar aan de achterkant op papier werkt – al wordt deze werkwijze niet overal gehanteerd. De klant (de burger, een bedrijf of zelfs een andere overheidsinstelling) krijgt soms ook nog digitaal antwoord. Vaak worden de mooiste loketten gerealiseerd door goed werkende ICToplossingen. De loketten zijn een vorm van communicatie en dus is dat een klus die communicatie en ICT samen goed op kunnen lossen.
DIV laat zich dan met de gevolgen confronteren. Want papier is (vaak nog) leidend in de organisatie. De voorkant kan heel mooi geregeld zijn, maar intern dat ook regelen? Dat betekent nog al wat. Er moet in dat geval aan wet- en regelgeving worden voldaan. Er moet een machtiging tot substitutie komen. Er moeten scanners komen. De medewerkers van de organisatie moeten getraind worden. De medewerkers van DIV moeten omgeschoold worden. We moeten ‘digitaal denken’.
Juist daarom is de interoperabiliteit tussen DIV en ICT zo belangrijk. We moeten, als we wat willen bereiken, veranderen. We moeten ervoor zorgen dat ICT ons begrijpt, maar ook andersom! Pas als we informatie uitwisselen met elkaar, en deze informatie ook begrijpen en kunnen gebruiken, kan de volgende stap worden genomen. Interoperabiliteit is een must.
Afzonderlijk van elkaar komen we een heel eind, maar samen klaren we de klus. Samenwerking is noodzakelijk om de organisatie optimaal te kunnen bedienen. Noodzakelijk is het ook om de taal van de organisatie te leren. Wat wil de organisatie? En wat wil ik (als DIV’er of ICT’er) van de organisatie? Pas als geregeld is dat DIV en ICT elkaar begrijpen, kunnen ze van toegevoegde waarde zijn in de uitdagingen die de overheid staan te wachten.
Samenvoeging
Het is een kleine stap van samenwerking naar samenvoeging. Als de beide afdelingen elkaar begrijpen en elkaars taal spreken, is het mogelijk er één geheel van te maken. Vraag is echter of dit wenselijk is. Wanneer er wordt gekeken naar het negenvlaksmodel van de heer R. Maes is er snel inzicht te krijgen in hoe de relatie is tussen de organisatie en informatievoorziening.
 Het negenvlaksmodel |
Het model geeft een duidelijke illustratie van de verantwoordelijkheden en de positionering van de diverse rollen in de organisatie. Duidelijk is te zien dat er onderling voldoende verbanden zijn, maar elk vlak blijft wel een zelfstandige eenheid.
Samenwerken moet, samenvoegen niet! Het is belangrijk om de verschillende vakgebieden gescheiden te houden. Immers, ICT weet heel goed wat ze kan en dat kunnen we ook van DIV zeggen! Samenwerken betekent dat we niet allemaal ons eigen spelregelboek op moeten stellen. Juist om die duidelijkheid te verkrijgen die noodzakelijk is, is het wenselijk ook deze gezamenlijk te maken. De archiefwet – hoe nuttig en noodzakelijk deze ook is – is en blijft een archieftool. ICT heeft hier weinig mee te maken. Om de klant optimaal te kunnen bedienen is een kader nodig voor de digitale overheid waarin de spelregels vast zijn gelegd.
Verder kijken
Er moet het nodige gebeuren. Interoperabiliteit is een belangrijke factor in het slagen van de digitaliseringprojecten.
Interoperabiliteit tussen beide partijen kan niet ontstaan, zolang iedereen aan zijn eigen spelregels vasthoudt. Er dient verder te worden gekeken. Een betere samenwerking tussen DIV en ICT, een duidelijke visie op de digitale overheid en een goed kader op de digitale overheid komen zowel de klanten van DIV en ICT als de klanten van de overheid ten goede.
Gerdien de Haan is werkzaam als adviseur (digitale) informatievoorziening. Zij schreef het artikel op persoonlijke titel.
