In veel kantoren worden berichten nog ontvangen en verzonden per post of per e-mail, wordt nog ondertekend en geparafeerd met behulp van vloeiboeken met natte handtekening en worden brieven fysiek geprint en via de postkamer verzonden. Berichten worden gepubliceerd door aparte bestanden op te nemen in het CMS en deze daar te archiveren alsof het geen documenten betreft. Recordmanagement wordt nog fysiek gedaan; het officiële archief is het papieren archief. Digitaal is nice-to-have.
In veel kantoren worden berichten nog ontvangen en verzonden per post of per e-mail, wordt nog ondertekend en geparafeerd met behulp van vloeiboeken met natte handtekening en worden brieven fysiek geprint en via de postkamer verzonden. Berichten worden gepubliceerd door aparte bestanden op te nemen in het CMS en deze daar te archiveren alsof het geen documenten betreft. Recordmanagement wordt nog fysiek gedaan; het officiële archief is het papieren archief. Digitaal is nice-to-have. Bij benadering bij 70% van de ingerichte DMS’en van de overheid lijkt de recordmanagement functie ‘bewaren en vernietigen’ niet ingeregeld en wordt doorgeschoven naar het tijdstip ‘vernietigen’ of ‘overdracht’. Ook al betreft het een Remano of NEN 2082 gecertificeerde applicatie.
Wat een droombeeld wordt er gerealiseerd in kantoren waar deze DMS/RMA-functionaliteiten plug en play, liefst ook in de cloud, en vooral (eind)gebruikersklaar worden opgeleverd door de leverancier, de ICT- en Documentaire Informatiemanagementafdelingen. Natuurlijk snap ik dat enige parametrisering nodig is om in de volle breedte en diepte een DMS/RMA-toepassing neer te zetten. Echter, de doorlooptijd, dienstverlening en interne capaciteit die nu benodigd is om elke ‘uithoek’ van de overheid te voorzien van een beetje DMS/RMA-functionaliteit, grenst aan Griekse faillissementsmisdaden die de belastingbetalers nodeloos tot te hoge perceptiekosten nopen. Net als full-site licenties verkopen en in onderhoud blijven berekenen, terwijl bekend is dat maar 15% van de voorgenomen aansluitingen zijn gerealiseerd.
Hoe dichtbij zijn we met de DMS/RMA-functionaliteit in de office-suite? Microsoft heeft met SharePoint al de nodige samenwerkingsfunctionaliteit in de markt gezet. Ook Office 365 ziet er hoopgevend uit. Apps in de cloud zullen niet heel lang meer op zich laten wachten.
Natuurlijk gebeurt alles bij de overheid ‘later’.
Ik voorspel u: nog even en alle local heroes, softwareleveranciers en DMS/RMA-dienstverleners kunnen samen met de stafafdelingen naar de gemeente. Niet voor ‘gemeente geeft antwoord in 2015 of 2020’, maar in die tussentijd voor een uitkering.
