7 november 2017

DUTO-scan in Veere

image for DUTO-scan in Veere image

Het Nationaal Archief heeft een standaardlijst ontworpen van eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, gebaseerd op vijf kwaliteitscriteria: vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig. Met deze lijst kunnen overheidsorganen bepalen welke concrete maatregelen ze moeten nemen om deze toegankelijkheid te verbeteren. Vanaf 2015 worden de DUTO-eisen in de praktijk getoetst via een DUTO-scan.

Het Nationaal Archief heeft een standaardlijst ontworpen van eisen voor de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie, gebaseerd op vijf kwaliteitscriteria: vindbaar, beschikbaar, interpreteerbaar, authentiek en volledig. Met deze lijst kunnen overheidsorganen bepalen welke concrete maatregelen ze moeten nemen om deze toegankelijkheid te verbeteren. Vanaf 2015 worden de DUTO-eisen in de praktijk getoetst via een DUTO-scan.

Wat is nu zo’n DUTO-scan?
Een DUTO-scan wordt gedaan op een casus, zoals de verlening van een omgevingsvergunning of de vaststelling van een bestemmingsplan. Het moet wel een proces zijn wat permanent te bewaren zou zijn.
Voor 2016 was er voor tien lokale overheidsorganisaties de mogelijkheid om mee te doen aan een DUTO-scan. De gemeente Veere is één van deze tien.
Deze DUTO-scan is uitgevoerd door adviseurs van het Nationaal Archief in opdracht van Geert Ridderbos, hoofd van de afdeling Bedrijfsvoering van de Gemeente Veere. De onderzoeksvraag die de basis is voor deze rapportage luidde: “Beschrijf en beoordeel de mate van duurzame toegankelijkheid van de raadsinformatie binnen het proces van bestuurlijke besluitvorming, aan de hand van de DUTOeisen en kom tot concrete aanbevelingen voor verbetering.”

Waarom is dit proces gekozen?
De aanleiding om juist dit proces te nemen was dat Veere momenteel bezig is om de bestuurlijke besluitvorming verder te digitaliseren en dat de gemeente benieuwd was naar de duurzame toegankelijkheid ervan. Daarbij waren er vragen vanuit de gemeenteraad over de vindbaarheid en beschikbaarheid van de raadsinformatie.

Hoe verliep deze DUTO-scan?
Vanuit de gemeente Veere werd een breed samengestelde projectgroep ingesteld, bestaande uit de griffier, een medewerkster van het bestuurssecretariaat, enkele Veerse adviseurs, begeleid door twee onderzoekers van het Nationaal Archief. Het project werd getrokken door ondergetekende, de Veerse adviseur Informatiebeheer. Een grote meerwaarde leverde de toevoeging van twee kritische raadsleden aan deze projectgroep.
Het project werd in drie workshops met een wisselende samenstelling doorlopen. In de eerste workshop werd vanuit het raadsproces gekeken naar de gebruikerservaringen. Vervolgens werden deze ervaringen in de tweede workshop voorzien van mogelijke oplossingen. Tot slot werd de derde workshop benut om deze aanbevelingen te prioriteren.
Het hele project heeft vanaf de aanmelding begin februari tot en met de overhandiging van het eindrapport door Diana Theunissen (directeur van het Nationaal Archief) aan wethouder René Molenaar bijna een jaar geduurd.
De eerste workshop vond plaats op 27 juni 2016. Door de daarop volgende vakantieperiode en een wisseling bij de onderzoekers van het Nationaal Archief zat er een (te groot) tijdsverloop tussen deze eerste workshop en de andere twee bijeenkomsten. Anders hadden de drie workshops in een periode van twee tot drie maanden kunnen worden afgerond.

Wat is het resultaat ervan?
Nadat wethouder Molenaar het eindrapport had ontvangen, heeft de gemeente Veere intern naar de aanbevelingen gekeken. En deze geprioriteerd in de volgende fasering:

  1. quick wins
  2. onderbrenging bij het lopende project verbetering website, en 
  3. aanbevelingen die meer onderzoek vragen. 

De quick wins zijn inmiddels opgepakt; zo wordt bekeken of er een overkoepelende besluitenlijst op de website geplaatst kan worden in plaats van een overzicht per vergadering, wordt meer aandacht besteed aan de benaming van de raadsvoorstellen en wordt in samenwerking met leverancier BCT gewerkt aan de ontwikkeling van een bestuurdersportaal, zodat raadsleden toegang kunnen krijgen tot Corsa, het document managementsysteem van de gemeente Veere.

Daarnaast wordt vanuit het project Verbetering website samen met leverancier SIM gewerkt aan het verbeteren van de zoekmogelijkheden en aan de ranking van de zoekresultaten. Ook is een onderzoek gestart naar een schil om de Veerse informatiesystemen, zodat de informatie daaruit toegankelijker wordt.

Hoe kijkt de gemeente Veere hierop terug?
Het was een mooi project met een goed resultaat: door de inbreng van een tweetal kritische raadsleden, de brede betrokkenheid vanuit de organisatie en de deskundige begeleiding van het Nationaal Archief konden we in relatief korte tijd grote stappen maken.
Een vervolg hierop was verder de start van een pilot met het Zeeuws Archief om te onderzoeken of de raadsinformatie in de e-depotvoorziening van het Zeeuws Archief kan worden opgenomen. De afronding van deze pilot wordt net na de zomervakantie verwacht.

jd.de.feijter@veere.nl, Co de Feijter is adviseur informatiebeheer bij de gemeente Veere.