11 november 2015

E-depot vereist verbinding DIV-ICT

image for E-depot vereist verbinding DIV-ICT image

De uitdaging voor de hedendaagse informatiebeheerders is om genoeg te bewaren voor het hergebruik en om tevens genoeg te laten verdwijnen om de hoeveelheid informatie betaalbaar en beheersbaar te kunnen houden, en om datgene wat er is bewaard ook toegankelijk, begrijpelijk en beschikbaar te houden.

De uitdaging voor de hedendaagse informatiebeheerders is om genoeg te bewaren voor het hergebruik en om tevens genoeg te laten verdwijnen om de hoeveelheid informatie betaalbaar en beheersbaar te kunnen houden, en om datgene wat er is bewaard ook toegankelijk, begrijpelijk en beschikbaar te houden.

Deze uitdaging kent twee zijden die zonder elkaar niet voor het gewenste resultaat kunnen zorgen: de techniek moet faciliteren en de inhoud moet de techniek benutten. Dit betekent dat de professionals vanuit de techniek (de ICT’ers) samen met de professionals van de inhoud (de DIV’ers) zullen moeten zoeken naar duurzame oplossingen. Een modern informatiemanager weet deze twee disciplines optimaal te combineren.

Inspanning
Het onderwerp ‘e-depot’ zal voor beide disciplines de komende jaren actueel worden (als het dat al niet is). Het zal een forse inspanning vragen om elk vanuit de eigen expertise bij te laten dragen aan het vinden van methoden, werkwijzen, procedures en technische oplossingen om het digitaal informatiebeheer duurzaam te borgen.
Of het nu gaat vanuit het perspectief van het archiefbeheer – het werkveld van SOD – of vanuit het perspectief van de ICT – het werkveld van de VIAG – het zal nodig zijn om vooral vanuit interesse voor de inbreng van ‘de ander’ te komen tot de gewenste samenwerking. Zonder nieuwsgierigheid naar de bijdrage van de ander zal die samenwerking niet succesvol zijn. Dat het daarbij nog vaak zal gaan over de vraag ‘Wat bedoel je precies?’ is wat mij betreft een van de conclusies uit de werkgroep SOD-VIAG die zich met dit aspect heeft beziggehouden.

Begrip
Voor een goede samenwerking is het van belang om de ervaringswereld van ‘de ander’ te willen begrijpen. Het is opvallend dat men vanuit beide disciplines bezig is met informatiebeheer. In beide disciplines zijn de betrokkenen ‘informatiemanagers’ of zo je wilt: ‘informatiebeheerders’. Daarmee zou een buitenstaander kunnen concluderen dat beiden elkaar kunnen vervangen. In de praktijk lijkt mij dat toch echt onwaarschijnlijk.
Het vraagt van de informatiemanagers die uit de ICT-hoek komen begrip voor en inzicht in de wereld van het moeten bewaren, ordenen en ontsluiten én moeten filteren en vernietigen van informatie zoals een archiefbeheerder gewend is te doen.
Het vraagt evengoed van informatiemanagers die uit de DIV-hoek komen begrip voor en inzicht in de principes en concepten over informatiearchitectuur, over technologische (on)mogelijkheden uit de automatisering en over het opslaan, bewaren, filteren en beheren van systemen en bestanden.

Hoe vinden we elkaar?
Er zijn genoeg onderwerpen waar beide disciplines elk hun eigen beeld bij hebben. Het is de moeite waard om die beelden met elkaar te delen, te bediscussiëren en te proberen om tot een gezamenlijk beeld te komen, waar de professionals in de praktijk mee verder kunnen. Het maakt op zich niet uit welk onderwerp gekozen wordt om het gesprek met de ander te beginnen. Het gaat erom dát het gesprek het begin vormt voor een (betere) samenwerking.

Informatie op netwerkschijven
Voorbeelden van onderwerpen met aanknopingspunten om met elkaar in gesprek te gaan zijn er legio. Het kan bijvoorbeeld gaan om het beheer van de informatie op netwerkschijven: vanuit de techniek is het een vraagstuk van ongebreidelde datagroei, veel “oude troep waar waarschijnlijk nooit meer iemand naar kijkt, maar die wel dagelijks in het backupproces mee gaat.” Vanuit de inhoud is het een vraagstuk van ongedocumenteerd materiaal, mogelijk onterecht bewaarde informatie en duplicaten en versiebeheer. Beide disciplines zijn dus gebaat bij het goed organiseren van dit informatiebeheer en beide disciplines kunnen daar vanuit hun expertise aan bijdragen. Voor de techniek is het mogelijk om vermoedelijke duplicaten automatisch op te sporen, om technische metadata automatisch toe te kennen, om via filtering langdurig niet geopende bestanden op te sporen en via indexering (eventueel na OCR-tekstherkenning) de inhoud automatisch te ontsluiten. Door de inhoud kan hierop aangesloten worden door aan te geven welke informatie geschoond zou kunnen worden en welke informatie inhoudelijk ‘gefixeerd’ is, zodat die niet elke keer opnieuw gebackupt hoeft te worden.

Andere onderwerpen
Een ander onderwerp om het gesprek te beginnen is het vraagstuk hoe de techniek de eisen over privacy (inclusief het recht om vergeten te worden) en auteursrechten kan respecteren, die kan vertalen naar instellingen voor autorisaties en die kan matchen met de eisen op het gebied van openheid en transparantie.

Het gesprek kan ook gaan over de omgang met de sociale media, het beheer van informatie in de cloud of de verdeling van informatie over de diverse systemen en applicaties.

Maak een plan
De antwoorden op deze vraagstukken zijn bouwstenen voor het verdere gesprek. Daarmee kan dan de uitdaging voor de komende jaren ook gezamenlijk worden besproken: ‘Hoe zorgen we ervoor dat het digitaal archiefbeheer optimaal wordt geregeld?’. Dat hiervoor een e-depot de oplossing is, is sneller geroepen dan gerealiseerd. Alleen al uit de definitie van e-depot blijkt dat samenwerking hiervoor absoluut noodzakelijk is: een e-depot is immers ‘…een geheel van techniek en procedures….’. Het gezamenlijk realiseren van een e-depot zal dan leiden tot een oplossing met nut voor de gebruiker van straks, maar zeker ook voor de gebruikers van nu.

Veel kunnen we van elkaar leren. Laten we dat vooral ook gaan doen. Laten we daarbij beginnen in de eigen organisatie. Maak morgen een afspraak met die andere collega… Deel je eigen beelden over de onderwerpen e-depot en informatiebeheer. Maak samen een plan en kom in actie.

jules@cycloop-advies.nl, Jules Lauwerier is sinds 1999 lid van de VIAG.