Veerle Ultee is informatiemanager bij de gemeente Dongen. In de workshop Archiveren van sociale media en chatberichten deelt ze nuttige adviezen over het beheer van digitale communicatie en geeft ze praktische oplossingen voor effectief informatiebeheer in een tijd van digitale transformatie.
Het archiveren van sociale media en chatberichten wordt steeds relevanter. Denk aan recente berichtgeving over politici en hun app-verkeer. ‘Zowel de Wet open overheid als de Archiefwet hanteren een brede definitie van het begrip “document”,’ legt Ultee uit. ‘Chatberichten (zoals WhatsApp-berichten) vallen bijvoorbeeld binnen deze definitie. Ook voor de Archiefwet is de vorm ondergeschikt. Als de inhoud van het bericht archiefwaardig is, dan moet je het archiveren.’
Doordachte strategieën
Bij het duurzaam toegankelijk beheren van berichten afkomstig van WhatsApp en sociale media ziet Ultee tal van uitdagingen. ‘Denk aan het door elkaar lopen van werk en privé, het feit dat de informatie zich bevindt op platforms waar je zelf niet of nauwelijks zeggenschap over hebt en het fluïde karakter van de informatie. Berichten worden geplaatst, gedeeld of geliked. Er wordt op gereageerd, ze worden geciteerd en discussies kunnen maanden later weer actueel worden en opvlammen. Dit vereist flexibele en doordachte strategieën.’
Ze waarschuwt voor de juridische implicaties van inadequaat archiveren, met name bij het beantwoorden van Woo-verzoeken. ‘Als je het archiveren van sociale media en chatberichten niet goed op orde hebt, voldoe je niet aan de Archiefwet. Maar je zult er als organisatie vooral last van hebben bij het beantwoorden van Woo-verzoeken.’
Low-tech maar effectief
Ultee vervolgt: ‘Waar mogelijk wil je sociale media en chatberichten archiveren in de context van een dossier of zaak. Dan moet je op zoek gaan naar simpele manieren om dat voor elkaar te krijgen. Bij voorkeur ben je daarbij zo min mogelijk afhankelijk van het platform waarop ze geplaatst zijn. In veel gevallen is dat lastig te realiseren en kun je deels terugvallen op de Capstone-methode (of Sleutelfiguren) die ook voor e-mail steeds vaker gebruikelijk is.’
‘Je moet ook voorbereid zijn op hotspots,’ aldus Ultee. ‘Dat zijn thema’s of gebeurtenissen die zo belangrijk zijn dat je de informatie uitzondert van vernietiging. Niet zelden hebben die ook een online component in de vorm van sociale media, of is er over deze thema’s intensief app-verkeer geweest.’ Na het voltooien van een project in de openbare ruimte, exporteert de gemeente Dongen haar WhatsApp-berichtenlijsten keurig als bestand en voegt ze toe aan het zaakdossier. ‘Dit is een low-tech maar effectieve methode om deze vorm van communicatie zaaksgewijs te archiveren.’
Concrete stappen en haalbare doelen
Tijdens haar workshop op 20 juni tijdens de Od Kennissessie deelt Ultee niet alleen nuttige inzichten, maar biedt ze ook praktische ondersteuning aan de deelnemers. Ze zal een conceptdocument delen dat hen zal helpen om de uitdagingen binnen hun eigen organisatie te begrijpen en prioriteiten te stellen voor effectief informatiebeheer. Ultee: ‘Dit document is bedoeld om concrete stappen te zetten en haalbare doelen te stellen voor het archiveren van digitale communicatie. Door samen te werken en expertise te delen, kunnen informatieprofessionals de complexe vraagstukken rondom archivering aanpakken en oplossingen vinden die aansluiten bij de behoeften van de digitale en de fysieke wereld.’
Ze benadrukt dat het archiveren van digitale communicatie een gedeelde verantwoordelijkheid is. ‘De samenwerking tussen verschillende afdelingen – waaronder communicatie, ict en de inbreng van een Woo-coördinator en privacy officer – is essentieel om effectief informatiebeheer te waarborgen. ‘Door gezamenlijk te werken en expertise te bundelen, kunnen organisaties een coherente strategie ontwikkelen voor het archiveren van digitale communicatie die voldoet aan wettelijke vereisten en tegelijkertijd de behoeften van de organisatie ondersteunt.’
Toekomst
Over een toenemende vraag naar oplossingen voor het archiveren van chatberichten en andere vormen van digitale communicatie, zegt Ultee: ‘In de toekomst verwacht ik dat veel organisaties zich voornamelijk zullen richten op het effectief archiveren van e-mails. Maar onder invloed van Woo-verzoeken zal de vraag naar een oplossing voor het archiveren van chatberichten, WhatsApp-berichten en andere niet-openbare sociale media aanzienlijk toenemen. Dat plaatst informatieprofessionals voor de uitdaging om dergelijke oplossingen te ontwikkelen en te implementeren.’
Veerle Ultee geeft tijdens de derde editie van de Od Kennissessie met als thema ‘Informatiewetten vertaald naar de praktijk’ op 20 juni aanstaande een workshop over het archiveren van sociale media en chatberichten. Wil je deze workshop bijwonen? Schrijf je dan nu in voor de Od Kennissessie 2024
