Elektronisch factureren

In Nederland worden jaarlijks enkele honderden miljoenen fac­turen tussen bedrijven uitgewisseld. Factuurafhandeling is een tijdrovend en arbeidsintensief, maar niet ingewikkeld proces. Door de administratieve afhandeling van het inkoopproces te verbe­teren en te digitaliseren kunnen de kostenbesparingen oplopen tot tientallen euro’s per factuur voor zowel de ontvanger als ver­zender.

In Nederland worden jaarlijks enkele honderden miljoenen fac­turen tussen bedrijven uitgewisseld. Factuurafhandeling is een tijdrovend en arbeidsintensief, maar niet ingewikkeld proces. Door de administratieve afhandeling van het inkoopproces te verbe­teren en te digitaliseren kunnen de kostenbesparingen oplopen tot tientallen euro’s per factuur voor zowel de ontvanger als ver­zender. Staatssecretaris Frank Heemskerk (Economische Zaken) schatte het voordeel van e-factureren in Nederland op 600 mil­joen euro per jaar, zo meldde hij in maart 2008 bij de presentatie van zijn actieplan ‘Elektronisch Factureren’.
Op 7 april van dit jaar hebben de staatssecretarissen Heemskerk, De Jager (Fin) en Bijleveld (BZK) meer concreet invulling gegeven aan het actieplan en een convenant gesloten met VNO-NCW, MKB Nederland, de VNG, de Manifestgroep en ICT-Office. In dit convenant zijn nadere afspraken gemaakt om ervoor te zorgen dat in 2010 tien procent van de rekeningen die de overheid krijgt elektronisch worden verwerkt en in 2014 tachtig procent.
De overheid stimuleert hiertoe actief dat ondernemers eenvoudig digitaal kunnen factureren. Ondermeer door er voor te zorgen dat e-facturen met het open uitwisselingsformaat Universal Business Language (UBL 2.0) kunnen worden ontvangen en verwerkt, alsmede met andere formaten die in overleg tussen individuele overheden en partijen in de markt worden vastgesteld.
Het versturen en ontvangen van elektronische facturen levert bedrijven en overheden grote (administratieve) besparingen op. In totaal gaat het om zo’n tientallen miljoenen facturen op jaarbasis, dus reken de winst maar uit.
Als alle bedrijven in Europa elektronisch factureren, spaart dat mogelijk zelfs zo’n 380 miljard euro. Digitale samenwerking is de toekomst; daar valt winst te behalen en e-factureren is een belangrijk, sectoroverschrijdend onderdeel daarvan, aldus Heemskerk.
En dat niet alleen de overheden en de bedrijven maar ook de specifieke dienstverleners in de markt er wel bij varen, wordt dui­delijk uit het onderzoeksrapport ‘De markt- en markposities voor elektronische factuurverwerking in Nederland 2008’.
Dit rapport is het resultaat van een jaarlijks onderzoek, uitge­voerd door Strategy Partners Nederland BV, naar de Nederlandse marktsector voor elektronische Invoice Processing (IP) en Puchase-to-pay (P2P) toepassingen en implementatiedienstver­leners. Hier een extract van dit rapport.

Onderzoek naar de Nederlandse marktsector voor IP/P2P- software- en implementatiediensten
De Nederlandse sector voor elektronische Invoice Processing (IP) en Purchase-to-Pay (P2P) applicatiesoftware en implementatie­diensten vertoont al meerdere jaren een gezonde groei van ruim 20%. Jaarlijks worden deze groeicijfers en de daaraan gerelateerde marktposities van diverse IP/P2P-software- en dienstenleveran­ciers door Strategy Partners bepaald. Recent onderzoek toont aan dat in 2008 de Nederlandse marktomvang voor deze software- en implementatiediensten in geld is gestegen met gemiddeld 20% tot ruim 21 miljoen euro. Het aantal geïmplementeerde systemen nam toe met 45% tot in totaal 830 per einde 2008. De groei in 2008 lag nadrukkelijk in de meer kleinschalige implementaties. 50% van de nieuw geïmplementeerde systemen verwerkt minder dan 25.000 documenten per jaar. Bij 19% is dit zelfs minder dan 10.000.

Oplossingssegmentatie en onderzoeksfocus

Figuur 1. Oplossingen voor elektronische IP en P2P

Oplossingen voor elektronische IP en P2P bestaan in diverse vormen. Van eenvoudige scan- en OCR-functies – die eventueel ook met een multifunctionele kopieermachine of dedicated scan­ner worden meegeleverd – tot volledige op SaaS¹ gebaseerde outsourced services.

Dit onderzoek richt zich op het oplossingsegment daartussen, namelijk op de min of meer kant-en-klare applicaties voor docu­mentherkenning, gegevensextractie en de verwerking van de gegevens met achterliggende financiële applicaties via al dan niet geautomatiseerde werkstroom- en goedkeuringsprocessen. Een en ander is aangevuld met statische overzichten, automatische gegevensmatching, procesbewaking en functies voor inkoop en contractadministratie.

De oplossingen van de elf geanalyseerde bedrijven kunnen met de volgende oplopende functionaliteit gesegmenteerd worden:

1. scanning van papieren documenten voor imageopslag in een Document Management oplossing en raadpleging met koppe­ling aan ERP²/financieel systeem;
2. scanning van documenten en gegevensextractie voor opslag en gegevensuitwisseling met ERP/financieel systeem. Geen eigen procesautomatisering;
3. capturing van documenten, opslag, gegevensextractie en inte­gratie en routing ter ondersteuning van werkprocessen rond een ERP/financieel systeem;
4. capturing en registratie van documenten en gegevens voor de volledige procesmatige verwerking ervan als een aanvullende oplossing op ERP/financiële systemen.

De documenten kunnen zowel fysiek als in elektronisch formaat worden ontvangen. Daarom is in het onderzoek geen aandacht besteed aan generieke OCR/ICR-oplossingen³ die al dan niet met scanningdevices worden meegeleverd, aan standaard OCR/ICR-softwarepakketten en aan klantspecifieke maatwerkoplossingen van bijvoorbeeld systeem integrators of BPO-serviceaanbiedin­gen⁴; een markt die in geld zeker net zo groot is als de software­pakketmarkt.

De leveranciers en de oplossingen waarvan voor dit onderzoek gegevens zijn verzameld en geanalyseerd, staan in onderstaande tabel.

Leveranciers en oplossingen uit het onderzoek

Het betreft niet alleen pure factuurverwerkingstoepassingen maar ook de in toenemende mate daarbij behorende aanvullende functies zoals inkoopmanagement, procurement en purchase management enzovoort.
De analyses zijn enerzijds gebaseerd op het totaal aantal zoge­naamde referentieprojecten dat tot en met eind 2008 door de leveranciers in Nederland is gerealiseerd; anderzijds op de finan­ciële resultaten van de individuele ondernemingen.
De referentieaccountaanpak is gekozen omdat een gebruiker doorgaans maar één oplossing op dit gebied koopt en de mate van gewenste functionaliteit sterk afhankelijk is van het aanwezige ERP- of financiële systeem, de omvang van de organisatie en het aantal te verwerken facturen.

Aan de hand van een – door elf leveranciers verstrekt – gedetail­leerd overzicht van alle (nieuwe) projecten in Nederland tot en met eind 2008 en de daarbij geïmplementeerde software is een analyse gemaakt van de marktontwikkeling en -posities:

• van de leveranciers in relatie tot de totale markt;
• per industriesegment;
• verdeeld over het aantal verwerkte documenten per jaar;
• per type koppeling met ERP- of financieel systeem. 

IP/P2P resultaten in 2008
Het jaarlijkse IP/P2P markt- en markpositieonderzoek van Strategy Partners toont aan dat dit specifieke segment van de ICT-software- en dienstenmarkt zeer stabiel is. Met een gemid­delde groei van 20% in 2008 is de gemeten omzet in software en direct daarmee verbandhoudende applicaties en implementatie­diensten gestegen tot ruim 21 miljoen euro.

Ontwikkelingen per documentvolumesegment

Figuur 2. Ontwikkelingen per documentvolumesegment

In 2008 groeide het totaal aantal implementaties met ruim 45% De groei in 2008 werd voornamelijk gerealiseerd door projecten met een middelhoog documentvolume van 50.000 documenten per jaar of minder. Nieuwe implementaties van bedrijfsomvatten­de IP/P2P-oplossingen in het hogere documentvolumesegment kwamen in 2008 duidelijk minder vaak voor dan in 2007.
Relatief gezien groeide het aantal projecten in het segment < 10.000 document het hardst. De standaardisatie van de oplos­sing en daarmee gepaard gaande prijserosie maakt standaard IP/P2P-oplossingen ook interessant voor dit segment.

Ontwikkelingen per marktsegment

Figuur 3. Ontwikkelingen per marktsegment

Marktsegmenten die in 2008 het aantal implementaties met meer dan het marktgemiddelde zagen groeien, waren: handel, transport en distributie, lokale overheid en zorginstellingen. Relatief gezien is ook de groei bij onderwijsinstellingen een van de sterkste.
De IP/P2P-softwarepakketleveranciers krijgen nauwelijks voet aan de grond bij de centrale overheid en in de utility- en tele comsector. Utility- en telecombedrijven ontvangen zelf erg weinig facturen. De centrale overheid kiest doorgaans voor maatwerk projecten.

Ontwikkelingen per leverancier

Figuur 4. Ontwikkelingen per leverancier

Alle leveranciers hebben in 2008 een verdere groei van het aantal klanten kunnen realiseren. Leveranciers die hun aantal imple mentaties bovengemiddeld zagen groeien, waren BCT met Corsa Invoice, Simac Datacollect met Contempus en Scansys. BCT en Scansys profiteerden onder andere van hun gunstige prijs/presta tieverhouding binnen een strakke marktfocus (resp. lokale over heid en transport).
K+V van Alphen, ISProjects en Ricoh groeiden marktconform. Basware gebaseerde implementaties, zoals geleverd door iCre ative, Ricoh en Basware Nederland, groeiden minder hard. De projectwaarde en dus omzet voor de leveranciers zijn bij deze projecten wel het hoogst.

Observaties en conclusies
In Nederland zijn diverse initiatieven opgestart om het gebruik van papieren facturen te reduceren. Directe elektronische factuur (bericht)uitwisseling, XML-transacties tussen financiële applica ties of customer self-service leveranciers- en ordermanagement worden sterk gepromoot.

De leveranciers van softwareapplicaties voor elektronische factuurverwerking, zoals beschreven in deze marktanalyse, ondervinden nog geen negatieve gevolgen van deze promotie. Gezien hun positieve resultaten over 2008 zijn er nog steeds ondernemingen of afdelingen die voldoende papieren documenten ontvangen om een investering in een in huis oplossing voor digi talisering en elektronische verwerking van financiële documenten te kunnen rechtvaardigen. Anderzijds profiteren deze leveranciers ook van het initiatief omdat er altijd hybride situaties zullen blijven bestaan die met eenzelfde procesafhandeling toepasbaar moeten zijn voor zowel papieren als digitale facturen.
Diverse leveranciers ontwikkelen en manifesteren zich dan ook sterk als leveranciers van proces- en applicatiefuncties, aanvul lend op de functies van het gebruikte ERP- of financiële pakket. De geleverde functies gaan soms veel verder dan alleen de ver werking van factuurdocumenten. Het zijn soms kleine ERP- of financiële applicaties op zich.
Ook een scherpe bewaking van het brede gebruik en de daarmee verbonden kosten van zware ERP-systemen speelt steeds meer in het voordeel van de IP/P2P-pakketleveranciers. Korte implemen tatieprojecten tegen een redelijk vaste prijs scoren anno 2009 beter dan langdurige klantspecifieke maatwerkprojecten.

Ook voor 2010 verwachten de geanalyseerde leveranciers een verdere positieve ontwikkeling van de IP/P2P-markt. Gezien de economisch/financiële situatie zal de onderbouwing van en besluitvorming over een dergelijke investering meer aandacht en tijd vragen. Maar bij een goede onderbouwing (positieve business case) zijn er nog voldoende nieuwe projecten te verkrijgen.

Meer informatie over dit onderzoek en onder andere de markt posities is te vinden op de website van Strategy Partners www.strategy-partners.nl.

wilrombout@solcom.nl

Bronvermeldingen

• Convenant van samenwerking tussen overheid en markt ter bevordering van het elektronisch factureren aan de overheid, 7 april 2009.
• Kabinet en bedrijfsleven maken afspraken over e-factureren. Nieuwsbericht EZ, 7 april 2009.
• E-factureren. Ministerie EZ, zie http://www.ez.nl/Onderwerpen/Ruimte_voor_ondernemers/E_factureren
• E-factuur redt 15 miljoen bomen per jaar. Persbericht ANP 28 maart 2008.
• De markt- en de markposities voor elektronische factuurverwerking in Nederland 2008. Strategy Partners Nederland B.V. Market Update, september 2009.

¹ SaaS staat voor Software as a Service (red.).

² ERP betekent ‘Enterprise Resource Planning’ (red.).

³ OCR wil zeggen ‘Optical Character Recognition’, ICR ‘Intelligent Character Recognition’ (red.).

⁴ BPO staat voor ‘Business Process Outsourcing’ (red.).