, 17 december 2019

Goed informatiebeheer als basis voor e-government én een transparante democratie

image for Goed informatiebeheer als basis voor e-government én een transparante democratie image Verslag

Evelyn Wever-Croes (minister-president en Minister van Algemene Zaken, Energie, Overheidsorganisatie, Integratie en Innovatie van Aruba) begon haar speech voor de ruim 150 gasten bij de start van het congres als volgt: ‘Betrouwbare informatie is een belangrijke voorwaarde, niet alleen om burgers te informeren, maar ook om hen bewust te maken, actief en kritisch te laten zijn.

Evelyn Wever-Croes (minister-president en Minister van Algemene Zaken, Energie, Overheidsorganisatie, Integratie en Innovatie van Aruba) begon haar speech voor de ruim 150 gasten bij de start van het congres als volgt: ‘Betrouwbare informatie is een belangrijke voorwaarde, niet alleen om burgers te informeren, maar ook om hen bewust te maken, actief en kritisch te laten zijn. Zo is het voornemen om in deze kabinetsperiode de digitale mogelijkheden uit te breiden, niet alleen om die dienstverlening te verbeteren, maar ook om de burgers de kans te bieden om op een digitale manier deel te nemen in belangrijke discussies en beslissingen die hen aangaan. 

Dit voornemen sluit dan ook aan op het Duurzame Ontwikkelingsdoel 16.10 (Uit UNESCO’s Sustainable Development Goals, red.), dat staat voor het recht van publieke toegang tot informatie en beschermen van de fundamentele vrijheden, volgens nationale wetgeving en internationale overeenkomsten.’

‘Futuro no ta warda’
De ondertitel van het congres, ‘Futuro no ta warda …’ (‘De toekomst wacht niet …, red.) gaf ook de urgentie van het op orde krijgen van de overheidsinformatie weer. Met haar openingsspeech duidde mevrouw Wever-Croes het belang aan van goed informatiebeheer voor haar eiland. Tegelijkertijd maakte ze ook duidelijk dat archivering over veel meer gaat dan alleen maar documenten en informatie, al dan niet in een analoge of digitale staat, ergens netjes bewaren. Al bleek, uit andere presentaties tijdens het event, dat dit laatste op Aruba geen vanzelfsprekendheid is. ‘e-Government gaat Aruba helpen in het creëren van transparantie van de overheidsinformatie, het stoppen van ineffectiviteit en het tegengaan van corruptie!’

Haar woorden werd kracht bijgezet door de volgende spreker, mevrouw Daphne Lejuez (parlementslid). Zij is als voorzitter van de Vaste Commissie Financiën, Economische Zaken en Overheidsorganisatie (CCFEZO) en Wetenschap, Innovatie, Energie en Duurzame Ontwikkeling (CWIEDO) een groot voorvechtster van het op orde krijgen van de overheidsinformatie. Juist om de Arubaanse democratie te verbeteren voor de burgers. Ook zij ging in op het Duurzame Ontwikkelingsdoel 16.10 van de Verenigde Naties, voor het recht van publieke toegang tot informatie en het beschermen van de fundamentele vrijheden. Zij pleitte daarom dan ook voor de totstandkoming van de nodige wetgeving. Ter illustratie van deze noodzaak gaf ze het voorbeeld uit haar eigen praktijk, waarbij ze op haar eerste werkdag als parlementslid tot de ontdekking kwam dat alle computerbestanden van de vorige kabinetsperiode waren gewist.

Beide politici sloten aan bij de wereldwijde trend waarin archiefinstellingen en informatiebeheerders zich steeds vaker opstellen als hoeders van een transparante overheid en open democratie. Daarnaast zien zij ook het belang van goed informatiebeheer als het gaat om duurzame ontwikkeling. Deze ontwikkeling wordt wereldwijd gesteund door de UNESCO, die juist voor archieven, informatiebeheerders bij overheden en bibliotheken een belangrijke rol ziet weggelegd om de Sustainable Development Goals te halen.

Knelpunten op Aruba
De Nederlandse genodigden kregen voorafgaand aan het congres meer inzicht in de situatie rond archivering en informatiebeheer op Aruba. Na een bezoek aan het Archivo Nacional Aruba en het parlement werd duidelijk dat er behoorlijk wat uitdagingen liggen rond het digitaliseren van overheidsinformatie op Aruba. De twee belangrijkste zijn het ontbreken van een Archiefwet (of vergelijkbaar), waardoor de positie van het Nationale Archief niet zodanig is dat het bindende adviezen kan geven of sancties kan opleggen. Daardoor is het voor de compleetheid van het overheidsarchief helemaal afhankelijk van de bereidheid van de ministeries om dossiers over te dragen. Daarnaast zijn er zorgen over het kennis- en vaardighedenniveau van de medewerkers die belast zijn met archiveringswerkzaamheden op de ministeries. De laatste groep geschoolde archiefmedewerkers bereikt nu de pensioengerechtigde leeftijd. Door het ontbreken van een gestructureerd opleidingsaanbod op Aruba zijn er grote zorgen over het wegvloeien van archiefkennis op de ministeries.

Directeur van het Archivo Nacional, Raymond Hernandez, sloot met zijn presentatie aan bij zijn voorgangers uit de politiek. Maar hij had ook een waarschuwing of misschien wel een realiteitscheck voor het publiek. Hernandez belichtte de Arubaanse situatie vanuit het archiefperspectief, waarbij hij de nadruk legde op de onzekerheden die digitalisering met zich meebrengt. Vooral als het gaat over het behoud en beheer en de duurzaamheid van de aangemaakte informatie in digitale vorm, van wat later als cultureel erfgoed zal gaan dienen voor het land Aruba. Hoe zullen we de documenten c.q. informatie die we nu op zoveel plekken aanmaken in de toekomst bewaren? Hij doelde daarmee op verschillende initiatieven die medewerkers van de ministeries nemen om digitaal te gaan werken zonder te overleggen met de medewerkers van het archief of sowieso te denken aan duurzame toegankelijkheid. Om digitale gaten in het geheugen van Aruba te voorkomen pleitte hij niet alleen voor betere regelgeving, maar ook voor investeringen in het opleiden en bekwaam maken van archiefmedewerkers. Maar zijn presentatie, met de titel ‘Vol verwachting klopt ons hart…’, gaf ook een positief toekomstbeeld. Digitalisering kan ook veel opleveren. Niet alleen voor het archief zelf, maar ook voor de politiek, burgers en het hele eiland!

Samenwerking met Nederland
De organisatie gebruikte ‘Dia di Informacion’ ook om de samenwerking met Nederland te stimuleren. Mede daarom stonden er ook vier Nederlandse sprekers op het programma. Marens Engelhard, Algemeen Rijksarchivaris en directeur Nationaal Archief, schonk in het bijzonder aandacht aan de rol van archieven in een democratische rechtstaat voor verantwoording en bewijs en aan de wettelijke kaders rond overheidsarchieven. Hij sloot daarmee goed aan bij de presentaties van de eerdere sprekers. Engelhard deelde zijn ervaringen met het digitaliseren van overheidsinformatie met de aanwezige gasten en gaf een kijkje in de ontwikkelingen en innovaties die op dit moment bij het Nationaal Archief in Nederland lopen.

De tweede spreker uit Nederland, Paul Geerders (zelfstandig adviseur op het gebied van informatie voor duurzame ontwikkeling) ging in op de belangrijke rol van informatie ter ondersteuning van het streven naar duurzame en innovatieve ontwikkeling. Hij benadrukte daarbij de belangrijke rol van een (nationaal) informatieplan. Maar ook maakte hij de aanwezigen bewust van het feit dat ze al beschikken over een enorme hoeveelheid waardevolle informatie, maar dat delen en toegankelijk maken essentieel is voor het doeltreffend gebruik van deze informatie om te kunnen werken aan duurzame ontwikkeling van Aruba als eiland.

Als laatste spreker voor de pauze richtte Migiza Victoriashoop (adviseur digitale informatie bij het Waterlands Archief) zich op het concept van Archiving by Design en gerelateerde onderwerpen, zoals Privacy by Design, Informatiestromen en Common Ground. Hierbij stond het aspect ‘samenwerking’ centraal, als een noodzakelijke voorwaarde voor een succesvolle toepassing van Archiving by Design. Ook kwam in haar presentatie het KIA-platform aan de orde als manier om kennis, ervaring en informatie tussen Aruba en Nederland te delen.

Na de pauze was het de beurt aan Eric Kokke (GO opleidingen) om het belang van een goede opleiding voor de informatiebeheerders, als basis voor een duurzaam informatiebeheer duidelijk te maken in een situatie waar al twintig jaar niet meer gestructureerd is opgeleid op het gebied van archivering en informatiebeheer. Hij presenteerde een mogelijk train-de-trainer-programma voor een basisopleiding Informatiebeheer, waarmee de archiefmedewerkers van de diverse diensten weer op het zo nodige kennis- en vaardighedenniveau kunnen komen. Als succesvol voorbeeld lichtte hij een soortgelijk opleidingstraject bij de collega’s van het Nationaal Archief Suriname toe.

Daarna kregen de bezoekers van het congres nog wat inspirerende en praktische voorbeelden van digitale transitie uit de private sector. Zowel ArubaBank als Reina Beatrix Airport liet zien dat hun dienstverlening door digitalisering grote sprongen vooruit heeft gemaakt.

Tijdens de afsluiting werden de medewerkers van het Archivo Nacional Aruba ‘in het zonnetje’ gezet in verband met het 25-jarig jubileum. En daar hoorde natuurlijk een feestelijke bijeenkomst na afloop van het congres bij. Daar discussieerden de bezoekers, organisatie en sprekers er nog flink op los. Een teken dat het duurzaam toegankelijk beheren van (digitale) informatie volop leeft bij de bezoekers van het congres. 


Eric Kokke

Manager Marketing bij GO opleidingen en redactielid van Od.