, 26 maart 2021

Handreiking voor digitaal archief

image for Handreiking voor digitaal archief image Actueel

Het Nationaal Archief heeft de Handreiking toegang na overbrenging digitaal archief gepubliceerd. Deze handreiking heeft als doel om het voor medewerkers van archiefvormers duidelijk te maken hoe zij overgebrachte digitale informatie zonder problemen kunnen raadplegen.

Vanwege de nieuwe Archiefwet zijn overheidsorganisaties verplicht om informatie die voor onbepaalde tijd bewaard dient te worden na tien jaar over te dragen aan een archiefinstelling. Hier wordt het bewaard in een e-depot. Medewerkers van archiefvormers moeten na het overbrengen van recente informatie naar het archief hier vaak nog een beroep op doen. In samenspraak bepalen archiefvormer en archiefinstelling welke zaken in welke tijd en tegen welke kosten kunnen worden opgepakt.

De handreiking behandelt vijf varianten van toegang tot het digitaal archief: toegang op locatie bij de archiefinstelling, online toegang door een aanvraag, toegang via de website van de archiefinstelling, toegang via het eigen zoeksysteem en toegang via het bronsysteem. De handreiking bespreekt per variant de voor- en nadelen en welke variant het meest geschikt is in bepaalde situaties. Ook wordt per variant duidelijk wat archiefvormers en archiefinstellingen moeten doen om de toegang tot overgebrachte digitale informatie goed te regelen.

Daarnaast beschrijft de handreiking met behulp van zeven kwaliteitscriteria de noodzaak van goede toegang tot overgebracht archief. Het is bijvoorbeeld van belang om snel en makkelijk verantwoording af te kunnen leggen over het overheidshandelen, zoals bij een parlementaire enquête.

De handreiking richt zich op overheidsorganisaties, in het bijzonder op adviseurs en projectleiders die betrokken zijn bij de informatiehuishouding.

Lees hier de Handreiking toegang na overbrenging digitaal archief