Digitaal archiveren biedt veel kansen, maar er zijn ook problemen die vragen om opgelost te worden. Tijdens een middagseminar van DO Consultancy op 10 december in Woerden was daar alle ruimte voor. Op dit seminar spraken onder andere Inge Angevaare van de Nationale Coalitie Digitaal Duurzaam, Fillip Boudrez van het Stadsarchief Antwerpen en Geert-Jan van Bussel van Van Bussel Document Services en verbonden aan de Archiefschool.
Digitaal archiveren biedt veel kansen, maar er zijn ook problemen die vragen om opgelost te worden. Tijdens een middagseminar van DO Consultancy op 10 december in Woerden was daar alle ruimte voor. Op dit seminar spraken onder andere Inge Angevaare van de Nationale Coalitie Digitaal Duurzaam, Fillip Boudrez van het Stadsarchief Antwerpen en Geert-Jan van Bussel van Van Bussel Document Services en verbonden aan de Archiefschool.
Niet meewerken
Tijdens het seminar onderkende Angevaare dat beperkte opslagcapaciteit, het niet meewerken van de maker van een document (producent) en het niet toekennen van metagegevens een probleem zijn bij de duurzaamheid van informatie. Voor veel gebruikers van een DMS is het zo dat het resultaat van hun proces telt, niet de toekenning van metadata aan het procesdossier.
Verder meent Angevaare dat archieven het technisch beheer zouden moeten uitbesteden maar dat zij wel grip moeten houden op de front- en backoffice.
Waar Angevaare kijkt naar de problemen die kunnen ontstaan bij het al dan niet meewerken van medewerkers, bekijkt Boudrez het in een breder perspectief en komt ook met oplossingen.
Drag & Drop
Boudrez wijst vooral op het probleem van authenticiteit en bewijskracht van een digitaal document. Hoe kun je bijvoorbeeld bewijzen dat een e-mail daadwerkelijk is verzonden. Boudrez liet een e-mail zien, maar was die daadwerkelijk verzonden of was het namaak? In de digitale wereld is het immers een fluitje van een cent om een nepbericht als echt te doen gelijken. Maar als archiverende instelling moet je kunnen bewijzen dat de e-mail die in het digitaal depot zit ook daadwerkelijk is verzonden. Dit kan je in de metadata opnemen.
Metadata is een belangrijk punt bij alle sprekers tijdens het seminar. Want een document zonder metadata is slechts documentatie. Het verschil tussen opslag en archiveren van informatie is juist de context die met metadata word toegevoegd. In DMS- en RMA-systemen krijg je ook te maken met complexe documenten, zoals een InDesign-document waar weer twintig andere documenten en foto’s aan zijn gekoppeld, of complexe dossiers, bijvoorbeeld een DVD met tientallen bestanden van één raadsvergadering.
Metadata helpen dan om de juiste context te scheppen. Daarbij zijn metadata niet alleen van belang voor mensen, maar kunnen zij ook nuttig zijn voor gegevensuitwisseling tussen computersystemen. Kortom: metadata geven een document betekenis.
De meeste DMS-systemen zijn slechts zwarte dozen, betoogt Boudrez. Dit zijn slechts plaatsen waar documenten worden opgeslagen. Pas met het toevoegen van relaties tussen documenten en het toekennen van metadata krijgen deze gegevens betekenis. In een RMA is dit wel geregeld, omdat metadata hier een belangrijke rol hebben. Want naast het fixeren van een niet te veranderen document worden hierin ook technische metadata en een bewaartermijn vastgelegd.
Overigens is het van belang niet alleen je metadata te documenteren. Boudrez wijst op het belang om ook het datamodel, standaarden, normen, procedures en handelingen goed vast te leggen.
Hoge eisen aan documentatie over je DMS of RMA zijn dan ook een belangrijke voorwaarde voor de duurzaamheid ervan. Boudrez wijst op het belang om niet alleen het ontstaansproces van je DMS of RMA te documenteren, maar dit te blijven doen zodra de applicatie in gebruik is. Tussentijdse wijzigingen zijn immers even belangrijk als de creatie van de beginsituatie. De documentatie moet dus up-todate blijven.
Van het goed documenteren van wijzingen in je RMS of DMA kun je veel profijt ondervinden bij bijvoorbeeld een migratie. Wanneer deze documentatie incompleet is, kun je een migratie niet goed uitvoeren en allerlei problemen ondervinden, zo waarschuwt Van Bussel. Het blijven vastleggen van wijzigingen in je applicatie is van belang omdat bij een upgrade de tussentijds uitgevoerde wijzigingen of gecustomiseerde aanpassingen opnieuw zullen moeten worden uitgevoerd.
Om gebruikers te stimuleren metadata te gebruiken, moet je het hem of haar zo makkelijk mogelijk maken door dit proces te standaardiseren. Boudrez geeft aan dat dit bijvoorbeeld kan door Drag & Drop. Volgens dit principe kiest een gebruiker met zijn of haar muis onderdelen, bijvoorbeeld voorgefineerde stukjes metadata, op het scherm en sleept deze naar de dossieromschrijving. Als de gebruiker de muis loslaat worden deze gedropt in de dossieromschrijving waar deze items vervolgens zichtbaar worden. Met deze methode wordt het gevaar ondervangen dat een gebruiker niets invult. Nog liever zou Boudrez zien dat dit verder geautomatiseerd wordt door computers middels het lezen van ASCII- of Unicode-tekst zelf metadata uit het document te laten extraheren.
Diskwalificatie
Niet alleen metadata zijn van belang. Van Bussel bepleit het gebruik van het voor overheden verplicht gestelde ODF-formaat, dat een XML-gebasseerd opslagformaat en open standaard is.
Het formaat OOXML werd ooit bedacht om oude Microsoft bestanden leesbaar te maken maar gek genoeg gebruiken de makers het zelf niet. Al is het vaak ook zo dat de schoenmaker zijn kinderen niet zijn eigen schoenen verkoopt, toch lijkt deze houding van de softwaregigant een diskwalificatie te zijn voor de eigen standaard.
Onmisbaar
Gebruik van standaardformaten in een RMA en gebruik van goede metadata zijn onmisbare voorwaarden voor goede digitale archivering. Vooral metadata zijn in digitale context van wezenlijk belang. Het toekennen van metadata maakt een document tot archiefstuk. Dit is nog belangrijker dan de representatie van de gegevens zelf. Deze opvatting van Van Bussel onderstreept nog maar eens hoe belangrijk het is niet alleen de gegevens, maar juist ook de gegevens over de gegevens goed vast te leggen.
Bastiaan de Goede is medewerker Bedrijfsvoering bij de Bestuursdienst van de gemeente Amsterdam.
