De redenen om over te gaan tot aanschaf van een DMS waren divers. Aan de ene kant was een belangrijk doel het verbeteren van de eigen informatievoorziening en het faciliteren van plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Aan de andere kant vonden we het belangrijk om kennis op te doen met invoering, beheer en gebruik van DMS-systemen. Het archief wil een inhoudelijk gesprekspartner zijn voor de aangesloten gemeenten (twaalf Brabantse gemeenten) waar het gaat om hun informatiehuishouding.
De redenen om over te gaan tot aanschaf van een DMS waren divers. Aan de ene kant was een belangrijk doel het verbeteren van de eigen informatievoorziening en het faciliteren van plaats- en tijdsonafhankelijk werken. Aan de andere kant vonden we het belangrijk om kennis op te doen met invoering, beheer en gebruik van DMS-systemen. Het archief wil een inhoudelijk gesprekspartner zijn voor de aangesloten gemeenten (twaalf Brabantse gemeenten) waar het gaat om hun informatiehuishouding.
Oriëntatiefase
We zijn begonnen met de inrichting van een projectorganisatie en de opstelling van een projectplan. Ondergetekende kreeg de rol van projectleider. Drie medewerkers werden lid van de projectgroep. Als opdrachtgever fungeerde een stuurgroep. Vervolgens werd een verkennend onderzoek gedaan bij onze klanten (de gemeenten). Hier worden verschillende DMS’en gebruikt: Corsa, Filenet en DocuTrend GRS. Vervolgens zijn al deze verschillende soorten ter plaatse bekeken. Dit gaf een beeld van de werking en mogelijkheden. Om de medewerkers van Regionaal Archief Tilburg alvast kennis te laten maken met dit project is een kennisdeelsessie gehouden, zodat iedereen wist wat er ging gebeuren.
Informatieanalyse
Vervolgens moest de behoefte van de toekomstige gebruikers worden bepaald middels een informatieanalyse. Hoe slaat de gebruiker op dit moment zijn documenten op, hoe worden documenten gedeeld, wat verwacht een gebruiker van het DMS, welke documenten wil de gebruiker erin hebben, et cetera? Door het stellen van vragen via interviews aan toekomstige gebruikers is dit vastgesteld. Naar aanleiding van de informatieanalyse zijn de gebruikerseisen en -wensen opgesteld die onderdeel gingen uitmaken van het totale pakket van eisen en wensen. In een kennisdeelsessie werden deze eisen en wensen besproken met de medewerkers van het archief.
Eisen en wensen
Naast de gebruikerswensen zijn er natuurlijk ook wensen van de organisatie. Zo moest een DMS passen in de informatiestructuur van de Stichting Mommerskwartier, waar Regionaal Archief Tilburg onderdeel van uitmaakt, en moesten de technische eisen worden vastgesteld. Daarnaast zijn eisen opgesteld ten aanzien van het beheer van het systeem. Nadat alle eisen en wensen verzameld waren, werden ze geprioriteerd via de bekende MoSCoW–methode. Van dit alles is een verslag opgemaakt in de vorm van een Programma van Eisen DMS Regionaal Archief Tilburg, dat gebruikt werd voor de selectie.
Selectie
Na een globale vergelijking van op de markt zijnde systemen aan de hand van het programma van eisen bleven er uiteindelijk twee over: SharePoint en Alfresco. Omdat de meeste van onze klanten Corsa gebruikten besloten we om ook dit systeem te betrekken in de de!nitieve keuzebepaling. Van genoemde systemen werden offertes opgevraagd en vergeleken. Op basis van gebruikerswensen en !nanciële argumenten (incidentele en structurele kosten) is uiteindelijk gekozen voor Alfresco als DMS.
Implementatie
Voor de invoering van Alfresco in de organisatie werd een implementatieplan opgesteld. Daarbij werden de applicatiebeheerders van tevoren opgeleid om ef!ciënt gebruik te kunnen maken van Alfresco, zodat het systeem uiteindelijk getest kon worden. Het testen duurde zo’n vijf weken, waarbij het hele programma van eisen aan bod kwam. Na acceptatie kon de uitrol plaatsvinden naar de gebruikers. Maar voordat dit gebeurde, hebben de gebruikers een training gehad van de leverancier.
Op 13 november 2015 namen we het DMS formeel in productie. Er werd een helpsdesk ingericht en eindgebruikers werden proactief begeleid door floorwalking. Vervolgens werden de gebruikers ook betrokken bij de inrichting van Alfresco. Met opzet zijn we bij de inrichting niet uitgegaan van wat andere organisaties die Alfresco gebruiken hadden gedaan, maar zijn we uitgegaan van de functionele behoeften van onze eigen medewerkers. Daardoor hebben we de inrichting eenvoudig en beheerbaar kunnen houden. De netwerkschijf werd op read-only gezet. Nieuwe documenten worden opgeslagen in het DMS en gedeeld via links. In de eerste weken werd de functionaliteit ge!netuned. Zo bleek dat het aanmaken van Office-documenten en het opnemen in Alfresco veel tijd kostte. Daarom werd Alfresco toegevoegd als netwerkschijf, zodat eindgebruikers documenten kunnen opnemen, lezen en verwijderen.
Beheer
Na implementatie werd het DMS in beheer genomen. Daarvoor is een functioneel beheerder aangesteld, die vanaf dat moment verantwoordelijk was voor kwaliteitscontrole, contact met de leverancier, ondersteuning van gebruikers, autorisaties en het aanbrengen van wijzigingen in het DMS. Om gebruikers te blijven betrekken bij de ontwikkeling van Alfresco werd een gebruikersoverleg ingesteld. Ook werd de Nieuwsbrief Alfresco geïntroduceerd.
Conclusie
Het was een avontuur om kennis op te bouwen en ervaring op te doen met een DMS. In november 2014 is begonnen met de voorbereiding wat resulteerde in het invoeren en in gebruik nemen van Alfresco bij Regionaal Archief Tilburg een jaar later. Onze doelstellingen zijn gehaald: we kunnen ons meer inleven in datgene wat bij onze gemeenten speelt, wat ons helpt in onze rol als kennis- en adviescentrum op het gebied van digitale informatiehuishouding. Onze eigen informatiehuishouding is verbeterd en de mogelijkheden om plaats- en tijdonafhankelijk te werken zijn vergroot.
De totale kosten van het project bleven ruim binnen het budget. We hebben veel tijd besteed aan het betrekken van eindgebruikers in alle fasen van het project. Na elke fase organiseerden we een kennisdeelsessie om iedereen aangehaakt te houden bij de voortgang. Dit kostte weliswaar tijd, maar die tijd verdienden we dubbel en dwars terug door een soepele implementatie. Ook hebben we bewust de scope beperkt gehouden (geen metadatering door eindgebruikers). Mede hierdoor werd deze implementatie goedkoop en snel.
Jean-Paul.Korst@RegionaalArchiefTilburg.nl, Jean-Paul Korst is projectleider bij het Regionaal Archief Tilburg.
