Iedere dag produceert de overheid enorme bergen informatie, die ook nog eens wordt gedeeld, hergebruikt en bewerkt in gemeenschappelijke netwerken en platforms. Met als gevolg dat die informatie vaak moeilijk is terug te vinden. Dat is kwalijk, omdat burgers en bedrijven rechten ontlenen aan overheidsinformatie. Ook voor overheden zelf is het belangrijk om informatie terug te kunnen vinden. Primair om hun taak goed uit te kunnen voeren. Daarnaast heeft een deel van deze informatie op termijn ook cultuurhistorische en wetenschappelijke waarde.
In die overvloed aan informatie is de grote opgave voor overheden hoe belangrijke data te selecteren en goed te archiveren. Om dat te kunnen, moet informatie duurzaam toegankelijk zijn. Dus: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar, betrouwbaar. Nu en in de toekomst, voor zo lang als nodig is.
Aan de voorkant
Het duurzaam toegankelijk houden van belangrijke overheidsinformatie doet het Nationaal Archief al meer dan 200 jaar. Van oudsher lag onze expertise primair bij het toegankelijk houden van archief dat al aan ons was overgebracht voor blijvende bewaring. De ontwikkelingen in de laatste decennia brachten hier echter verandering in.
Onder invloed van digitalisering, nieuwe technieken, groei aan informatie en bekende rapporten als Een dementerende overheid of Het puberbrein van de overheid, werd steeds duidelijker hoe belangrijk het is om informatie vooraan in de keten op orde te hebben. Of de informatie nu voor 10 jaar bewaard wordt of voor altijd: de duurzame toegankelijkheid is even belangrijk. En die regel je het beste nog voor de creatie van informatie of nog beter: voor het inrichten van de informatiesystemen (archiveren-by-design). Daarom hebben we ons meer en meer toegelegd op advisering van archiefvormers aan de voorkant. En op het aanjagen van innovatie. Zoals het onderzoek naar de automatische classificatie van e-mail.
*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 27: Landschap Informatiehuishouding. Lees hier verder
