, 26 juni 2020

Informatiebeheer als hedendaags ambacht

image for Informatiebeheer als hedendaags ambacht image Nieuw in het vak

Het vakgebied informatiebeheer kent een grote diversiteit aan collega’s. Waar de een al decennia- lang actief is, komt de ander net kijken. In deze rubriek maken we kennis met de nieuwelingen in het vakgebied. Hoe zijn ze in ons mooie vak terechtgekomen en wat zijn hun ervaringen tot nu toe? In deze aflevering is het woord aan Judith Antonides.

Hoe ben je in het vakgebied terechtgekomen?
‘Mijn belangstelling voor het ordenen en structureren van informatie gaat al terug naar de tijd dat ik mij, als klein meisje, uren kon vermaken met het rangschikken van mijn boeken, schoolschriften en Okki’s. Mijn interesse voor het werken binnen de informatie- en archiefwereld kreeg een nieuwe prikkel tijdens mijn studietijd in Leiden, toen ik een periode vrijwilligerswerk deed bij het archief van Museum Beelden aan Zee. Een erg leerzame ervaring! Sinds anderhalf jaar richt ik me in mijn huidige functie als medewerker Gegevensbeheer onder andere op de gemeentelijke informatie binnen het sociaalruimtelijk domein. Dat op die manier twee van mijn grote interesses samenkomen, ervaar ik als een win-win! In deze functie ondersteun ik de gemeente bij het beheren van gemeentelijke informatie. Naast deze kerntaak is er bij de afdeling veel ruimte voor het participeren in projecten en het meedenken over nieuwe ontwikkelingen.’

Wat vind je leuk aan het vak?
‘Ik zie het als een hedendaags ambacht. Je doet echt (des)kundigheid op. Daarbij komt het dienstverlenende aspect: het ondersteunen van medewerkers bij het toegankelijk en vindbaar maken en houden van gemeentelijke archiefbescheiden. In feite neem je als informatiebeheerder een belangrijke rol in bij het in stand houden van het “geheugen” van de organisatie. Ik verwonder me wel over de toenemende stroom van (digitale) informatie. Naast de snelheid waarin digitale informatie voortbeweegt, fascineert de toegenomen hoeveelheid en diversiteit aan informatiekanalen me. Informatie komt niet meer alleen via traditionele kanalen de organisatie in en uit, maar ook via WhatsApp, social media en de cloud. Om grip te houden op deze relatief nieuwe informatiestromen, moeten we andere slimme tools inzetten.’

Heb je al een verbetervoorstel gedaan?
‘Van een concreet verbetervoorstel is het nog niet gekomen. Wel streef ik ernaar om vanuit een positief-kritische houding op de hoogte te blijven van de ontwikkelingen die het informatiebeheer op de een of andere manier raken. Zo legt de huidige situatie rondom het coronavirus onder meer bloot hoe we als informatiebeheer om kunnen gaan met het beheren van onze (digitale) archieven op afstand.’

Heb je advies voor iemand die ook aan de slag wil binnen het informatiebeheer? 
‘Mijn advies is om al in een vroeg stadium te beginnen met het opdoen van de benodigde kennis en vaardigheden, bijvoorbeeld door het volgen van een goede vakopleiding en/of het meekijken en -doen met de professionals in de praktijk. De juiste basis draagt bij aan zelfvertrouwen en plezier in je werk, en opent het ook nieuwe deuren. Immers: informatiebeheer is veel breder dan dossiervorming alleen! Ten slotte is het belangrijk dat je jouw organisatie goed leert kennen, en je bij voorkeur nieuwsgierig bent en blijft naar nieuwe ontwikkelingen die het vakgebied raken, bijvoorbeeld op het gebied van digitalisering en wetgeving.’

Tekst Eric Kokke 
Beeld Jeroen Koeten