Dit jaar zijn we met de informatieprofessionals vanuit KIA en KNVI aan het zoeken naar het maatschappelijke vraagstuk achter de innovatie in de Archiveringsfunctie. Door in dat vraagstuk te duiken, ga je de diepte in en om vervolgens met het juiste vraagstuk de complexiteit te kunnen ontstijgen. Want inmiddels ervaren we aan den lijve hoe lastig het is om onze aantekeningen, foto’s of berichten te rubriceren of te achterhalen. Ondanks al die prachtige programma’s en apps op de computer en mobile device. De zoekfuncties van de verkenner en de ‘finder’ kun je optimaliseren met zoektermen. Maar het is het allemaal net niet. Maar de vraag is ook: moet je dat allemaal weer kunnen vinden. Kijk je vooruit, leef je in het hier-en-nu, of kijk je terug
Vooruitkijken geeft focus, brengt energie in teams en organisaties en zorgt ervoor dat je los kan komen van eerdere -en soms vaste- patronen. Leren en vernieuwen kost veel mentale energie, dus niet iedereen wil graag veranderen. Maar een lonkend perspectief, samen werken aan een doel, of een nieuw product, dat is voor velen toch wel waar men ‘het bed voor uit komt’.
Alleen maar vooruitkijken kan niet altijd, want er zijn bijvoorbeeld toch een aantal wetten en kaders waaraan je je moet houden. In het hier en nu leven geeft wellicht wat rust. Hoewel… in veel organisaties zorgen slechte managementinformatie en bestuurlijke informatie ervoor dat managers hard vooruitrijden terwijl ze in een wazige achteruitkijkspiegel kijken. We kennen ook allemaal situaties waarin bijvoorbeeld projecten de geleerde lessen niet meer kunnen vinden (of überhaupt zoeken!), en weer in dezelfde valkuilen lopen. En: waar zijn toch die miljarden belastingcentjes gebleven, minister De Jonge?
Terugkijken geeft zekerheid: feiten uit het verleden zijn bestudeerbaar. En -mits goed gedocumenteerd en geanalyseerd- leveren ze veel lessen op. Voer voor analisten en wetenschappers. Basis voor onze scholing en ons vak. Tegenwoordig wordt ook steeds meer informatie ontsloten waarvan we blij mogen zijn dat die ooit gearchiveerd is. Zo heeft prof. Gerard Geison de persoonlijke aantekeningen van Louis Pasteur bestudeerd die gearchiveerd zijn in de Franse Nationale Bibliotheek. Deze publicaties spreken boekdelen: ze stellen de ethische afwegingen en de wetenschappelijke methode van een van de grondleggers van onze huidige westerse medische kijk op ziekten behoorlijk ter discussie. Zeer actueel op dit moment! Wijze lessen uit het verleden voor het hier en nu – en onze toekomst.
De innovatie in de archiveringsfunctie gaat dus over heden, verleden en toekomst. En over oplossingen die ons voor het heden, verleden en de toekomst helpen om de juiste informatie op te slaan, weer te kunnen vinden en te gebruiken. Om te bestuderen, analyseren en de volgende stap te kunnen zetten. Welke informatieprofessional heeft daar de beste oplossingen voor?
Tekst:
Marjolein Kral (projectleider KNVI)
Wouter Bronsgeest (duo-voorzitter KNVI)
*Dit artikel verscheen oorspronkelijk op Kennisplatform Innovatie op 16 juni 2021.
