9 november 2018

Investeer in de inrichting van werkprocessen en denk niet aan een e-Depot!

image for Investeer in de inrichting van werkprocessen en denk niet aan een e-Depot! image

Mijn uitgangspunt is dat overdragen van ‘archieven’ aan een archiefinstelling niet meer van deze tijd is. Veel van de documenten en data zijn immers al lang digitaal openbaar. In dit artikel zal ik nader uitwerken waarom je moet investeren in de inrichting van overheidsprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen, in plaats van in een op traditionele concepten gebaseerd e-Depot.

Mijn uitgangspunt is dat overdragen van ‘archieven’ aan een archiefinstelling niet meer van deze tijd is. Veel van de documenten en data zijn immers al lang digitaal openbaar. In dit artikel zal ik nader uitwerken waarom je moet investeren in de inrichting van overheidsprocessen en de daarbij gebruikte informatiesystemen, in plaats van in een op traditionele concepten gebaseerd e-Depot. Dit is in lijn met de opvatting zoals Erik Saaman die eerder in Od (mei 2018) verwoordde dat ‘bij archivering by design een adviseur digitale archivering onderdeel uitmaakt van het ontwerpteam van een informatiesysteem’.

Voorbeelden van verzamelingen digitale bestanden waar een e-Depot niet nodig is

Eén van de initiatieven waarbij het goed is dat een adviseur digitale archivering in een vroegtijdig stadium aansluit, is het wetsvoorstel ‘Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen’.1 De basis daarvan is dat de Bekendmakingswet, de Algemene wet bestuursrecht en enkele organieke wetten worden gewijzigd om te komen tot een meer overzichtelijke manier van publiceren van overheidsbesluiten.

Bij de invoering van deze nieuwe wet worden afwijkende publicatieverplichtingen in andere wetten zo veel mogelijk geschrapt. Zo zullen gemeenten niet meer wettelijk verplicht worden om bekendmakingen, zoals vergunningaanvragen, te publiceren in een huis-aan-huisblad. En zo zullen stukken die ter inzage liggen geheel digitaal gepubliceerd worden. Mijn advies is om bij het ontwerp van het publicatieplatform eisen te stellen aan de duurzame toegankelijkheid ervan. Hiermee creëer je een voorziening waarmee de digitale duurzaamheid geregeld is en er vervolgens geen reden is om de data over te dragen naar een e-Depot.

Een ander voorbeeld is de Omgevingswet. Een belangrijk onderdeel hierbij is het organiseren van burgerparticipatie. In het proces om te komen tot het verlenen van de omgevingsvergunning, moeten de verschillende betrokkenen over dezelfde gegevens beschikken zodat de besluitvorming optimaal kan verlopen. Dit betekent dat een informatiesysteem (een zogenaamd digitaal depot) wordt gecreëerd, waarbij burgers en bedrijven toegang krijgen tot de voor hen relevante gegevens. Logischerwijs zou je bij het ontwerpen van het informatiesysteem meteen de aspecten met betrekking tot digitale duurzaamheid meenemen. Ook in dit geval creëer je meteen al een digitaal depot, en wordt de mate van openbaarheid bepaald aan de hand van de vertrouwelijkheidsniveaus.

Een derde voorbeeld is de WOO, Wet open overheid. Het doel van dit wetsvoorstel is om overheden en semioverheden transparanter te maken. Hiertoe is onder meer in de wet een lijst van categorieën informatie opgenomen die altijd openbaar gemaakt moeten worden. Bij de inrichting van dit proces en bij het ontwerpen van de faciliteiten die nodig zijn om die actieve openbaarheid te regelen, kun je er ook meteen voor zorgen dat aan de eisen van duurzame toegankelijkheid wordt voldaan.

Bij al deze voorbeelden is het goed om niet alleen naar ‘archive by design’ te kijken, maar ook naar aspecten zoals ‘doelmatigheid by design’ en ‘privacy by design’. Kijkende naar de WOO rijst de vraag hoe de huidige praktijk is geregeld. In welke mate wordt deze verplicht publieke informatie nu al actief gedeeld? In hoeveel systemen wordt dezelfde publieke informatie nu al opgeslagen? Wat zijn de huidige beheerskosten? Welke initiatieven zijn er al om de openbaarheid te stimuleren? Geregeld komt in het nieuws dat overheidsorganisaties hun informatiebeheer niet op orde hebben. Ondanks dat we hiervoor wet- en regelgeving en een vorm van toezicht hebben georganiseerd, lijkt het of de beroepsgroep onvoldoende beseft hoeveel winst te behalen valt met een ontwerpgerichte benadering.

Een vierde en laatste voorbeeld is ‘KOOP’ (Kennis- en Exploitatiecentrum voor Officiële Overheidspublicaties) met het dataportaal https://data.overheid.nl/. Dit dataportaal van de Rijksoverheid maakt data van alle Nederlandse overheden vindbaar door een register en centrale vindplaats te zijn. Door de eisen van digitale duurzaamheid hieraan te koppelen bij de inrichting, creëer je een win-winsituatie voor de gehele overheid en daarmee ook voor alle gebruikers.

De borging en het beheer is bij de inrichting van het informatiesysteem geregeld, de openbaarheid geborgd en er hoeven geen extra kosten gemaakt te worden voor een e-depotvoorziening.

Welke stappen kun je zelf zetten?

In de praktijk is mijn ervaring dat bij voornoemde voorbeelden vaak weinig DIV-medewerkers, adviseurs informatiebeheer of archivarissen zijn betrokken. Het basisadvies om ‘archivering by design’ in de praktijk te brengen, is: ‘think big, act small’. Zoek de collega’s op die al actief aan het publiceren zijn (bijvoorbeeld op het vlak van bestuurlijke besluiten).

Als binnen je organisatie je primaire werkprocessen op orde zijn, en als je ‘in control’ bent op alle processtappen, dan voldoe je ook aan de ‘archivistische eisen’. Naast afspraken over het procesverloop (zoals rollen en verantwoordelijkheden, afdoeningstermijnen en kwaliteitsindicatoren), waardering en selectie, de wijze van voldoen aan de AVG en helderheid over opslagformaten, is het van belang om bij de inrichting van het systeem het juiste vertrouwelijkheidsniveau aan data toe te kennen. Zo krijg je in beeld wanneer welke gegevens voor wie openbaar zijn.

Het is namelijk niet vanzelfsprekend dat alles intern voor iedere medewerker raadpleegbaar is, laat staan extern. Het streven zou moeten zijn om bij de inrichting van het proces duidelijk te maken wat wel en niet raadpleegbaar is, of over welke termijn iets openbaar wordt. Per proces (of procesonderdeel) zou je bij de inrichting van het werkproces het juiste vertrouwelijkheidsniveau moeten toekennen. De basisregel hierbij is: geheim, persoonsvertrouwelijk, vertrouwelijk of openbaar. Deze niveaus zijn zowel binnen als buiten de organisatie van toepassing.

Over het algemeen hebben de meeste organisaties hun primaire werkprocessen niet geheel op orde en is mijn advies dan ook om aan te sluiten bij initiatieven om een informatiesysteem voor primaire processen in te richten. Bij deze initiatieven is vaak het besef aanwezig om bij de inrichting alle aspecten tegen het licht te houden en is de kans groter dat je aansluiting kunt maken op het terrein van duurzaam informatiebeheer. De plannen om de archiefwet te moderniseren kunnen een stimulans zijn om de openbaarheid van documenten te vervroegen en daarmee de toegankelijkheid voor iedereen te verbeteren. In de brief van minister Slob van 13 juni 20182 aan de Tweede Kamer wordt het voorstel gedaan om de overbrengingstermijn van overheidsinformatie te verkorten van twintig naar tien jaar. Deze  gedachte sluit onvoldoende aan bij de huidige ontwikkelingen, zoals de Omgevingswet of de Wet elektronische publicatie algemene bekendmakingen en mededelingen. Want waarom zou je niet zeggen dat bepaalde informatie na besluitvorming per direct digitaal openbaar moet zijn? Anders gezegd: het uitgangspunt zou kunnen zijn ’per direct openbaar, tenzij …’ Breng in beeld welke ‘tenzij’ er kan bestaan, en gebruik daar bijvoorbeeld een termijn van tien jaar voor. Niet zozeer voor ‘overbrenging’, maar voor ‘digitale transparantie’. Hoe je de beheeromgeving organiseert, is dan minder van belang.

Hoe zou je zelf aan de slag kunnen gaan binnen je (semi-)overheidsorganisatie om te investeren in de in inrichting van werkprocessen? Ik hanteer hierbij de uitgangspositie dat je werkzaam bent op het terrein van informatiebeheer/informatiemanagement.

Vijf tips:

1. Sluit aan bij initiatieven om een informatiesysteem voor primaire processen in te richten. Bijvoorbeeld naar aanleiding van de Omgevingswet, of als er collega’s zijn die actief zijn op het terrein van open data.

2. Zorg dat je vanuit informatiebeheer/archiefbeheer een professionele gesprekspartner bent binnen je organisatie en zorg dat je eigen processen op orde zijn. Weet je zelf welke eisen je stelt aan ‘duurzaam archiefbeheer’? Heb je de kennis en vaardigheden om ‘archive by design’ in de praktijk te brengen?

3. Denk in het algemeen belang en niet in je eigen belang. De winst is te behalen door te leren van elkaars vakgebieden, en de belangen in te zien van de ander.

4. Zorg voor een eenduidige procesinrichting. Het helpt als er heldere spelregels komen binnen je organisatie om processen in te richten.

5. Zorg dat je overzicht hebt over alle applicaties (inclusief functionaliteiten) en zorg dat je een routekaart hebt naar een ‘ideale digitale wereld’. Hiermee krijg je namelijk ook in beeld met welke applicaties je nu al kunt publiceren en waar je verdere concrete stappen kunt zetten.

 

Jeroen Jonkers jeroen@jonkersenko.nl Hoofdredacteur Od 


Noten

1 https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid/dienstverlening-aan-inwoners-en-ondernemers/wetsvoorstellen/wet-elektronische-publicatie-algemene-bekendmakingen-en-mededelingen (d.d. 31 augustus 2018).
2 Modernisering van de overheid: brief van de Minister voor basis- en voortgezet onderwijs en media. – 29362, nummer 272 (13 juni 2018).