Er waren drie presentaties: over procesmanagement, dossierkenniskaart en het kwaliteitssysteem INK (Becis) bij de provincie en KPI’s. Vervolgens werden in een brainstorm aan de hand van het INK-model verbeterpunten op weg naar het ideale kwaliteitssysteem bij de provincie en/of bij de organisaties van aanwezige deelnemers met elkaar gedeeld.
Er waren drie presentaties: over procesmanagement, dossierkenniskaart en het kwaliteitssysteem INK (Becis) bij de provincie en KPI’s. Vervolgens werden in een brainstorm aan de hand van het INK-model verbeterpunten op weg naar het ideale kwaliteitssysteem bij de provincie en/of bij de organisaties van aanwezige deelnemers met elkaar gedeeld.
Kwaliteit is een KANS
Het invoeren van procesmanagement is bij de provincie redelijk gelukt, echter dit doorzetten is door managementwisselingen lastiger gebleken. De ontwikkeling is vormgegeven en is nu in onderhoud. In de praktijk werken DIV en enkele sectoren intensief met het procesmanagementmodel. De rol van DIV is: faciliteren, adviseren en regie voeren.
Het monitoren en sturen op kwaliteit is voor een groot deel ingegeven door het decentraal dossierbeheer. De lijn houdt zelf dossiers bij, terwijl de e-dossierspecialisten nieuwe dossiers aanmaken. Kwaliteit is een KANS (kwaliteit aanpak nieuwe stijl). Het kwaliteitssysteem bestaat uit normen, rollen en verantwoordelijkheden en een procedure voor controle, rapportage, verbeterpunten en een escalatieprocedure. Kwaliteit monitoren vindt plaats met behulp van dossierkenniskaarten (500 stuks DKK’s). Deze DKK’s vormen de basis voor kwaliteitsmetingen op dossiers. Dossiers voldoen aan een template, naamgeving dossier, naamgeving documenten; metagegevens op documenten zijn wel of niet verplicht aanwezig.
Score van dossiers
Dossiers worden gescoord op groen, oranje of rood, te weten:
- groen: compleet volgens DKK en goed ontsloten;
- oranje: compleet, maar stukken zijn niet goed ontsloten of stukken zitten buiten het template;
- rood: er ontbreken archiefwaardige documenten.
De ambitie is dat 20% van de aangemaakte dossiers worden doorgelicht op volledigheid en volgorde van de stukken in de dossiers en dat er rekening wordt gehouden met vernietiging en publiceren/openbaarheid. Vooralsnog niet dat de kwaliteit van het product of de dienstverlening voldoende is. Doel is dat 95% van de dossiers voldoet aan de eisen van goede, geordende en toegankelijke staat. Ofwel dat de dossiers op orde zijn, volgens metingen door e-dossierspecialisten. In de rapportage worden onder andere verbeterpunten vastgelegd.
Over het geheel van de organisatie werden in 2012 circa vijfduizend nieuwe e-dossiers – zijnde 20% van het totaal – nieuw aangemaakte dossiers gecontroleerd. Daarbij scoorde groen, oranje en rood circa 33% op kwaliteit, waarbij door de maandelijkse controle de groene lijn verbeterde en het aantal rood en oranje licht verminderde. Het beste werd gescoord door de financiële sector: 88% groen, 7% oranje en 4% rood.
Voorbeeldrapportage
Een tandje bijzetten
Dossiervorming vindt plaats in de lijn en het aantal fte voor dossiervorming loopt hiermee uiteindelijk volgens plan gestaag af tot 10% van de oude omvang.
Kwaliteit bij de provincie lijkt een voortzetting van IKZ-DIV, zoals dat onder andere bij het ministerie van Landbouw en de provincie in 1999 werd ingezet (J Vreeburg en L. Van Bodegraven, Od mei 2000). Het hebben van een systeem en de uitvoering in de controle voldoen wellicht nog niet aan de baseline of aan KPI’s in het kader van archiefbeheer, en behoeft na- en opvolging door andere organisaties. Op duurzaamheid, archiefinnovatie en vooral op de kwaliteit van de producten of dienstverlening kan volgens mij nog wel een tandje bijgezet worden. Deelname aan of het volgen van de verrichtingen van de kwaliteitsgroep (zie ‘kwaliteitsbank SOD Online’)* wordt dan ook van harte aanbevolen.
aplat@hermes-am.nl, André Plat is redactielid Od.
* Zie ook de hieronder genoemde artikelen uit Od. Om het volledige artikel te kunnen bekijken dient u abonnee te zijn. Als u abonnee bent, krijgt u via SOD Online binnenkort automatisch toegang tot de jaargangen 2000 tot en met heden van Od. Kijk voor meer informatie op: http://www.sod-online.nl/view.php?action=view&Pagina_Id =1
- J. Vreeburg, L. van Bodegraven, Kwaliteitszorg loont!, mei 2000.
- Dr. J. D. Krol MSc KT, Documentaire informatie op de leest van het DSP, oktober 2004.
- S. Khandai, Over kwaliteit gesproken, juni 2003.
- T. Knops, W. Plas, Kwaliteitszorg, een kans om je mee te profileren, februari 2003.
- J. Vreeburg, H. Hamberg, L. van Bodegraven, Naar een permanente (integrale) kwaliteitsverbetering in de documentaire informatievoorziening, november 1999.
