Op dit moment is er bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) sprake van een hybride situatie, waarin getracht wordt zowel een papieren, als digitaal archief simultaan te vormen en beheren. Hiervoor moet veel dubbel werk geleverd worden en uiteindelijk is het papieren archief leidend. Door over te stappen op het ECMS, waarin alle werkprocessen plaatsvinden en de informatie die daaruit voortkomt vast te leggen in het RMA, wil DMO de papieren situatie achter zich laten en op de digitale weg verdergaan.
Op dit moment is er bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) sprake van een hybride situatie, waarin getracht wordt zowel een papieren, als digitaal archief simultaan te vormen en beheren. Hiervoor moet veel dubbel werk geleverd worden en uiteindelijk is het papieren archief leidend. Door over te stappen op het ECMS, waarin alle werkprocessen plaatsvinden en de informatie die daaruit voortkomt vast te leggen in het RMA, wil DMO de papieren situatie achter zich laten en op de digitale weg verdergaan.
| De Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling De Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling (DMO) van Amsterdam houdt zich hoofdzakelijk bezig met het voorbereiden en uitvoeren van beleid op de volgende terreinen: Diversiteit & Integratie, Educatie & Inburgering, Jeugd & Onderwijs, Kunst & Cultuur en Sport. Daarnaast beheert en exploiteert de dienst het Amsterdamse Bos en de Sporthallen Zuid. Daardoor zijn er bij DMO verschillende zaaktypes: subsidieverleningen, exploitatie van sportaccommodaties en gymlokalen, controle op de naleving leerplicht, et cetera; en verschillende documenttypes: aanvraag, afwijzing, bezwaar, et cetera. |
Doelgroep
Het ECMS dat DMO ontwikkeld zal gebruikt gaan worden door alle medewerkers. Het is immers de bedoeling dat alle werkprocessen erin plaatsvinden. Aan de hand van de functie van de medewerkers zal gekeken gaan worden welke autorisatie zij nodig hebben voor het uitvoeren van de werkzaamheden en taken, die horen bij hun functie. Daarnaast moet gekeken worden naar de wensen van de gebruikers ten opzichte van de functionaliteiten en de inrichting van het systeem.
Tevens moet rekening worden gehouden met de toekomstige archiefgebruikers. De archiefstukken van DMO zullen na verloop van tijd toegankelijk moeten worden voor het publiek. Bij de ontwikkeling van het ECMS zal dus ook nagedacht moeten worden over de toegankelijkheid van de stukken op de lange termijn. Hoe dit precies geregeld zal worden is nog onduidelijk. Wel spreekt het voor zich dat bepaalde contextinformatie over het archief en de archiefstukken nu al vastgelegd moet worden, om zeker te zijn dat de contextinformatie die nu bekend is, niet verloren gaat in de toekomst.
Dossiers en documenten
Door de unit Documentaire Informatievoorziening (DIV) van DMO is onderzoek gedaan naar de verschillende werkprocessen bij de Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling. In dit onderzoek is vooral gekeken naar welke documenten de processen kunnen initiëren en welke documenten er tijdens de werkprocessen gegenereerd worden. Telkens wanneer een proces geïnitieerd wordt, zal er een zaak worden aangemaakt in het ECMS.
Het idee is dat informatie over de werkprocessen, dossiers en documenten op voorhand wordt vastgelegd in het systeem. Daarmee kan een hoop achtergrondinformatie betreffende de processen automatisch worden overgenomen en als een zaakdossier wordt aangemaakt. De gebruikers van het systeem hoeven dan niet telkens opnieuw bij de aanmaak van dossiers algemene procesinformatie in te voeren.
Wet- en regelgeving
Voor het ontsluiten en toegankelijk maken van documentaire informatie en archiefstukken bestaan verschillende wetten en regelingen. De belangrijkste regels en richtlijnen op landelijk niveau zijn vastgelegd in de Archiefwet 1995, het Archiefbesluit 1995 en de bijbehorende Ministeriële Regelingen 11, 12 en 13. De afgelopen jaren is er gewerkt aan een nieuwe Archiefregeling, die vanaf 1 april 2010 van kracht zal zijn. In de nieuwe Archiefregeling zijn de drie bovengenoemde Ministeriële Regelingen samengevoegd, maar de nieuwe Archiefregeling:
- bestaat uit heldere en kortere formuleringen,
- bevat meer verwijzingen naar ISO-NEN-normeringen,
- is actueler ten aanzien van nieuwe technologieën,
- stelt uitgebreidere eisen ten aanzien van het bewaren van elektromagnetische gegevensdragers.
De nieuwe regeling is in te zien op: http://www.nationaalarchief.nl/archiefbeheer/nieuwe_archiefregeling/
Standaarden
Er zijn talloze internationale en nationale standaarden, die van belang zijn voor het ontwikkelen van een metadatamodel. De meest interessante is NEN-ISO 2082 uit 2007, die een aantal belangrijke normen op het gebied van informatie- en archiefmanagement combineert. De norm biedt de functionele eisen, die minimaal nodig zijn om beheer van informatie en archiefstukken in programmatuur mogelijk te maken.
Ook op lokaal niveau worden standaarden vastgelegd. Zo heeft DMO rekening te houden met de standaarden van het Stadsarchief Amsterdam, omdat het stadsarchief verantwoordelijk is voor het archiefbeleid binnen de gemeente Amsterdam. De standaard van het Stadsarchief Amsterdam geeft de regels en richtlijnen voor de metadatering van elk digitaal archief dat wordt overgedragen aan het stadsarchief. De standaard van het stadsarchief is gebaseerd op de Metadata Encoding and Transmission Standard van de Library of Congres. Daarmee is DMO verplicht aan de standaard te voldoen, wanneer de dienst haar (toekomstige) digitale archief overdraagt aan het stadsarchief. DMO hoeft tijdens de vorming en het beheer van haar digitale archief de standaard van het stadsarchief nog niet te gebruiken. Maar de standaard lijkt te beperkt voor gebruik in het ECMS. Deze bestaat uit negen elementen voor het beschrijven van dossiers en twaalf voor het beschrijven van documenten. Er ontbreken metadataelementen, die in het ECMS beschreven moeten worden, zoals werkprocessen, functiegerelateerde rechten, versiebeheer, et cetera.1
Metadata en metadatamodellen
Met behulp van metadata worden inhoud en context van archiefstukken en archieven vastgelegd en ontsloten. In een informatie- of archiefsysteem worden metadata zichtbaar en onzichtbaar vastgelegd, gebruikt en gerepresenteerd. Zichtbare metadata zijn bijvoorbeeld een titelbeschrijving of de naam van een auteur, onzichtbare metadata zijn bijvoorbeeld relaties tussen archiefstukken of tussen een archiefstuk en de representatie daarvan. De representatie van een bron, zoals een archief of archiefstuk, wordt meestal aangeduid als record. Een record is dus niet de bron zelf, maar de representatie van de bron, aan de hand van de neerslag van metadata.
Invoeren of overerven van metadata
Medewerkers willen hun werktijd zoveel mogelijk besteden aan het uitvoeren van hun taken en niet aan het invoeren van metadata. Wanneer hiermee geen rekening wordt gehouden, gaat het systeem de medewerkers tegenstaan en gaan medewerkers manieren bedenken om hun werkzaamheden uit te voeren zonder gebruik te hoeven maken van het systeem. Om te voorkomen dat medewerkers geen zin hebben om te werken met het ECMS, is een belangrijke eis van DMO, dat zoveel mogelijk automatisch gebeurt. Deze eis geldt ook voor het vastleggen van metadata.
In het ECMS zal zaakgericht gewerkt worden en de werkprocessen van DMO zullen als basis worden gebruikt om dit mogelijk te maken. De werkprocessen met de bijbehorende documenten en dossiers worden in het systeem beschreven. Vanuit een werkproces kan een zaak gestart worden, en doordat de beschrijving van het werkproces al in het ECMS zit, kan de informatie automatisch gekoppeld worden aan de zaak. Daardoor weet het systeem welke dossiers en documenten bij deze zaak aangemaakt kunnen worden en welke aangemaakt moeten worden.
De beschrijving van werkprocessen, dossiers en documenten bestaat uit een aantal metadata-elementen, die automatisch van werkproces naar zaakdossier naar document worden overgenomen. In het volgende schema is te zien hoe de overerving van metadata verloopt.
|
|
In het schema is ook te zien, dat vanaf de andere kant metadata worden toegevoegd aan de zaak en aan het document, die belangrijk zijn voor de documentaire informatievoorziening en het archiefbeheer. Daardoor zijn de metadata die door een medewerker moeten worden ingevoerd, beperkt tot het minimum.
Uiteindelijk zal vanuit de metadata die aan zaak en document zijn toegekend, gekeken moeten worden welke elementen direct vertaald kunnen worden naar de elementen van de metadatastandaard van het stadsarchief. Ook dat proces kan dan grotendeels automatisch verlopen. Voorwaarde is wel dat men bij de ontwikkeling van het systeem daar al rekening mee houdt.
Door de meeste metadata op voorhand vast te leggen in het model, wordt niet alleen de medewerker bediend, maar komt het ook de kwaliteit van de metadata ten goede. Er ontstaat namelijk een situatie, waarbij er op voorhand is nagedacht over optimale metadata. Daarnaast is de kans, dat kwalitatief slechte metadata tijdens de creatie van dossier en document worden toegevoegd, zo klein mogelijk gemaakt.
Verplichte en wenselijke metadata
Onder verplichte metadata worden metadata verstaan, die noodzakelijk zijn voor de reconstructie van de context van dossiers en documenten en/of die noodzakelijk zijn voor het kunnen zoeken en vinden van dossiers en documenten. Naast verplichte metadata, zijn er ook wenselijke metadata. Onder wenselijke metadata worden metadata verstaan die bij de ontsluiting van dossiers en documenten een toegevoegde waarde hebben, maar niet noodzakelijk zijn voor het reconstrueren of vinden van de dossiers en documenten. Je kunt hierbij denken aan versienummer, DSPnummer, relaties met andere organisaties, et cetera. Er moet goed gekeken worden of de toegevoegde waarde van het opslaan van wenselijke metadata opweegt tegen de tijd en ruimte, die het in beslag neemt. Daarbij moet gedacht worden aan de opslagruimte op hardware, de tijd die een systeem erin steekt om metadata te genereren en de tijd die medewerkers erin steken bij het invoeren, beheren en up-to-date houden van de wenselijke metadata.
Flexibiliteit
Bij de overheid wordt regelmatig gereorganiseerd; er komen nieuwe processen bij of oude vallen weg en processen worden continue verbeterd. Dit betekent dat de metadata daarop moeten aansluiten en flexibel moeten zijn. Echter, het is niet zo dat bij elke naamswijziging van een afdeling of functie het hele metadatamodel aangepast moet worden. Een kleine ingreep, uitgevoerd door de beheerder en geldend vanaf het moment van de ingreep, zou mogelijk moeten zijn. Zonder terugwerkende kracht en zonder dat eerder toegekende metadata meeveranderen na de ingreep, omdat dit de authenticiteit van de context aantast.
Ella Evers is student. In november 2009 heeft zij haar scriptie ingeleverd (beoordeeld met een negen). Geïnteresseerden kunnen haar contacteren op bovenstaand mailadres.
1 De standaard van het Stadsarchief Amsterdam is te downloaden op http://stadsarchief.amsterdam.nl/stadsarchief/e-depot/downloads_en_links/index.nl.html
2 Het oorspronkelijke idee voor dit schema komt van Cees Fluyt, projectleider van het project dDIV. Het schema is door de auteur verder uitgewerkt.
