Niet alleen nationale maar ook inter­nationale impact

Tekst Nationaal Archief
Beeld Nationaal Archief

Wout van der Reijden, coördinerend adviseur Recordkeeping bij het Nationaal Archief, is de afgelopen jaren betrokken geweest bij het opzetten van het DUTO-raamwerk. Dat raamwerk biedt een gestructureerde aanpak om archiveren by design te implementeren, waarbij in de ontwerpfase van systemen al rekening wordt gehouden met eisen voor duurzame toegankelijkheid van informatie. Van der Reijden geeft ons een kijkje achter de schermen.

Allereerst, goed om even bij stil te staan: wat is het DUTO-raamwerk? De kernfilosofie achter het DUTO-raamwerk is dat informatie vanaf het moment van creatie of ontvangst duurzaam toegankelijk moet zijn, en dat bij het ontwerp van systemen rekening wordt gehouden met eisen op dit gebied. Het DUTO-raamwerk biedt informatieprofessionals duidelijke handvatten voor het waarborgen van duurzame toegankelijkheid en bevat verschillende onderdelen – zoals modellen, functies, eisen – die organisaties helpen bij het inrichten van systemen en processen. Ook om op meer strategisch niveau uit te leggen wat duurzame toegankelijkheid van informatie is en waarom het belangrijk is. Om duurzaam toegankelijk te zijn, moet overheidsinformatie voldoen aan de volgende zes kenmerken: vindbaar, beschikbaar, leesbaar, te interpreteren, betrouwbaar en toekomstbestendig. Van der Reijden licht toe: ‘Het DUTO-raamwerk is meer dan een norm; het is een middel om archiveren by design daadwerkelijk handen en voeten te geven. Het is belangrijk om vooraf na te denken over de eisen die aan informatie worden gesteld, om zo de toegankelijkheid op lange termijn te waarborgen.’

Van DUTO-eisen naar DUTO-raamwerk

Het DUTO-raamwerk is gebaseerd op eerdere “DUTO-eisen” en is herzien om beter aan te sluiten bij de actuele behoeften van informatieprofessionals. Onder andere veranderingen in wet- en regelgevingen hebben ertoe geleid dat in 2021 werd besloten dat er een update nodig was. Deze nieuwe opzet biedt meer duidelijkheid over randvoorwaarden en modeleisen. Wat essentieel is voor de praktische toepassing in de archiefsector. ‘Bij randvoorwaarden kun je denken aan het hebben van beleid, bijvoorbeeld voor preservering, het hebben van een selectielijst en voldoende mensen en middelen om informatie te kunnen beheren,’ zegt Van der Reijden. Het tot stand laten komen van het DUTO-raamwerk omvat aardig wat organisatie. Het Nationaal Archief heeft hier als expertisecentrum een rol in te vervullen en werkt hard om die expertise te laten landen, in bijvoorbeeld de vorm van kennisproducten. Het DUTO-raamwerk is daarin een van de belangrijkste. Het Nationaal Archief heeft een cruciale rol in de ontwikkeling en het bevorderen van de implementatie ervan, maar doet dat niet alleen. ‘We werken nauw samen met andere organisaties en experts, zoals gemeenten en politie, om ervoor te zorgen dat het ook echt aansluit op de praktijk.’

Theoretisch en praktisch toepasbaar

Om de werking van het raamwerk goed te laten aansluiten op de praktijk, is een onderdeel van het proces geweest om feedback te krijgen van de doelgroep, een “publieke review”. Dit zorgt ervoor dat het DUTO-raamwerk niet alleen theoretisch goed in elkaar steekt, maar ook praktisch toepasbaar is. Hoe uit zich dat? Gedurende het ontwerpen van het raamwerk werden conceptteksten van de verschillende modules geplaatst op KIA. Van der Reijden: ‘Zo gaven we potentiële gebruikers de ruimte om er binnen een aantal weken commentaar op te geven, dit konden wij weer meenemen in het verdere ontwerp. We zijn best druk geweest met het verwerken van het commentaar, want we kregen ongeveer 30 reacties binnen met meer dan 800 opmerkingen. We zijn ontzettend blij dat zoveel mensen hierbij betrokken waren.’

*Dit is het eerste deel van een artikel uit Od 40: Alles is informatie. Verder lezen? Meld je dan hier aan voor een abonnement of vraag een gratis presentexemplaar op.