Nieuwe functie ‘Concern-recordsmanagement’ in Rotterdam

Waarom concernrecordsmanagement?

Waarom concernrecordsmanagement?
Om verantwoord digitaal te kunnen werken moet ook digitaal gearchiveerd worden. Dit betekent dat het informatie- en archiefbeheer verweven moet worden in de werkprocessen. Als complicerende factor geldt dat in de overgangssituatie – van analoog naar digitaal – een hybride informatiehuishouding moet worden beheerd en beheerst. In de papieren werkelijkheid was het nog mogelijk om informatie achteraf te structureren en op orde te krijgen. In de digitale situatie kan dat niet. Wie zijn handel en wandel digitaal vastlegt, moet er direct voor zorgen dat de volledigheid, authenticiteit, betrouwbaarheid en vindbaarheid van informatie geborgd is. Digitalisering van documenten en documentstromen overstijgt het vakgebied van informatiemanagement en vergt kennis van de deskundigheidsgebieden:

• informatica,
• wet en rechtskennis,
• organisatiekunde,
• controletechnieken (auditing waaronder EDP, accountancy).

Het opslaan van documenten en opvragen, oftewel leveren van een document of dossier, kan daarom niet langer het exclusieve domein zijn van een afdeling Documentaire Informatie Voorziening (DIV) binnen een dienst.

Digitalisering biedt voordelen:

• Documentmanagement integreert in de werkprocessen. Documenten zijn hierdoor sneller breed beschikbaar, namelijk na creatie (digital born) of scanning.
• Ordening van informatie sluit aan bij werkprocessen. De ambtenaar legt hierdoor makkelijker de link tussen zijn werkzaamheden en de daarbij benodigde informatie.
• Informatie is plaatsonafhankelijk en snel beschikbaar. Er is geen afhankelijkheid van een leverende DIV-afdeling en fysieke documentstromen (interne post).
• Kwalitatief hoogwaardige digitalisering zorgt voor een forse besparing op fysieke archivering en daarbij behorende formatie.
• In de uitvoering van processen kunnen grote schaalvoordelen worden gerealiseerd (met minder mensen meer kwaliteit).
• De kwaliteit van de aard van de werkzaamheden van medewerkers wordt hoger (meer ontwikkelingsmogelijkheden voor medewerkers).

Maar er zijn ook risico’s:

• Wat is de kwaliteit van de ingezette applicaties? Wie stelt de kaders en wie bewaakt die?
• Wie garandeert dat nu opgeslagen informatie op termijn zonder verlies van gegevens beschikbaar is?
• Wat gebeurt er in geval van calamiteiten? Zijn procedures voor backup en recovery op orde? Ligt de uitvoering van de processen niet te lang stil?
• Hoe zit het met informatiebeveiliging?
• Is het verandermanagement op orde?
• Wie voert de regie over ordening van de digitale documenthuishouding? Goede ordening en ontsluiting, instructie hierover en kwaliteitsbewaking zijn wezenlijke aspecten om daadwerkelijke vindbaarheid en betrouwbaarheid van de informatie te garanderen.
• Wie beheert en beheerst de hybride – analoge en digitale – informatiehuishouding?

Met name in de organisatorische en personele sfeer zullen de veranderingen de komende jaren groot zijn, een (mede)regierol vanuit de informatiehoek is hierbij onontbeerlijk, maar zeker niet vanzelfsprekend.

Wanneer het beheer van digitaal archief niet op orde is, kan informatie verloren raken, onbedoeld in de openbaarheid komen, aanleiding geven tot onjuiste interpretatie of simpelweg onvindbaar zijn.

In een agendapost met het verslag van de gemeentearchivaris aan het college over het toezicht op het archiefbeheer in 2004-2008 constateert de archiefinspectie dat sprake is van ondermaats archief- en informatiebeheer. Dat wil zeggen dat het onvoldoende bijdraagt aan de meerwaarde voor de werkprocessen en zowel onrechtmatig als ondoelmatig is, waardoor het Rotterdam hindert bij het werken aan verwezenlijking van de beleidsdoelstellingen. De politiek/ bestuurlijke consequenties hiervan zijn aanzienlijk. Commitment van politiek en bestuur bij de digitalisering van het werk is dan ook onontbeerlijk. De borging van het publiek geheugen, nu en in de toekomst, is een essentieel onderdeel van de democratische rechtsstaat. Informatievoorziening is een wezenlijk onderdeel van ‘good governance’; recordsmanagement is van belang om in control te zijn en is, mede gezien de concernontwikkelingen, onontkoombaar.

Om processen rondom digitaal recordsmanagement te regisseren, is besloten om de functie van ‘Concernrecordsmanagement’ in te voeren en te beleggen bij het Gemeentearchief Rotterdam. Deze organisatie heeft de expertise, kennis en het mandaat in huis om een goede invulling aan concernrecordsmanagement te geven. De rode draad voor de Concern Records Management Officer (CRMO) is het (doen) vaststellen van standaarden en instrumenten, het vervullen van een brugfunctie tussen ‘inhoudelijk’ recordsmanagement en ICTbeheer en -ontwikkeling, en het bewaken van de uniformiteit en kwaliteit van het recordsmanagement. Het gaat daarbij om:

• het (doen) vaststellen en bevorderen van de naleving van procedures en richtlijnen;
• het (laten) integreren van recordsmanagement in bedrijfsprocessen en -systemen.

Positionering
Gezien het belang en de hierboven genoemde risico’s wordt de CRMO gepositioneerd als een strategische, kaderstellende functie. De rol van CRMO wordt mede geïnspireerd door de (inter)nationale ontwikkelingen op het terrein van informatiemanagement. Vooral in de Angelsaksische wereld is de laatste jaren veel ervaring opgedaan met het sturen op de verandering van analoge naar digitale informatiehuishouding binnen de publieke sector. Recent is ook binnen de rijksoverheid dit issue hoog op de agenda geplaatst en is een baseline voor informatiemanagement opgesteld. Als inspiratiebron wordt gebruik gemaakt van ISO-standaarden op het terrein van informatiebeveiliging en recordsmanagement.

Vier kernbegrippen zijn herkenbaar en leidend binnen het vakgebied informatiemanagement. Ze worden onder andere beschreven in de NEN ISO 15489 en NEN 2082. De begrippen zijn toekomstvast en niet gebonden aan bepaalde systemen of (digitale) oplossingen. Kaderstelling en toetsing van informatie vindt plaats aan de hand van deze begrippen:

• authentiek,
• integer,
• betrouwbaar,
• beschikbaar.

Mits evenwichtig toegepast en ingericht draagt een correcte toepassing van genoemde uitgangspunten bij aan het beheersen van de risico’s van digitaal werken. En geven ze richting aan de invulling van diverse beleidsmatige informatievraagstukken.

De positionering laat zich illustreren aan de hand van het negenvlaksmodel. Dit model benoemt het informatiedomein als essentiële verbinding tussen het bedrijfsdomein en het technologiedomein. Het onderscheidt een strategisch (richten), tactisch (inrichten) en operationeel (verrichten) niveau. De CRMO is boven in het informatiedomein gepositioneerd.
Hier positioneren we ook de Chief Information Officer (CIO). We typeren het recordsmanagement (CRMO) als onderdeel van het informatiemanagement (CIO). Beide functies opereren dus vanuit hetzelfde domein. De CRMO legt verantwoording af aan de gemeentearchivaris en aan de CIO.

Figuur 1. Het negenvlaksmodel

Taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
De taken worden verdeeld over een aantal functionarissen:

1. De Programmamanager CRM stelt kaders op het gebied van recordsmanagement. Deze kaders passen binnen de door de CIO gestelde kaders op het terrein van informatiemanagement. Hiermee legt de functionaris de verbinding tussen het ICT- en RM-beleid en het concernbeleid. De CRMO is gesprekspartner van de directies van de diensten. Deze bevinden zich in het negenvlaksmodel links boven.
2. De Manager CRM stuurt. De concernrecordsmanagementfunctie vertaalt zich naar een RM-functie op dienstniveau of groep van diensten/deelgemeenten. De RM-functionarissen op dienstniveau bevinden zich in het negenvlaksmodel in het midden.

Het is aan de diensten om de eigen recordsmanagers te benoemen. Omdat niet alle diensten een leidinggevende DIV met de juiste competenties in huis hebben, moeten een aantal diensten ofwel hun DIV-manager op het gewenste niveau brengen ofwel een recordsmanager werven. Om kleinere diensten en/of deelgemeenten te faciliteren, neemt het gemeentearchief het initiatief tot het realiseren van twee extra formatieplaatsen. Diensten kunnen dan een (junior en senior) recordsmanager inhuren op projectbasis. De programmaorganisatie wordt ondersteund door een secretaris.

De doorlooptijd voor het inbedden van deze functie wordt geschat op vijf jaar. De recordsmanagers komen en blijven in dienst van de organisatie waarvoor ze werkzaam zijn. Het voorstel is om voor de periode van vijf jaar een expertiseteam op te richten waar de recordsmanagers onder leiding van de CRMO zich ontwikkelen tot echte digitale recordsmanagers. Binnen het expertiseteam is de manager CRM bevoegd de recordsmanager functioneel aan te sturen.

Speelveld
Binnen het speelveld wordt een aantal pijlers onderscheiden:

1. Recordsmanagement. Overstijgt het traditionele archiefveld. Omvat naast kaders vanuit wet- en regelgeving de link naar bedrijfsvoering (documentmanagement als onderdeel van ketens, gebiedsgericht werken) en digitalisering (bijvoorbeeld ontwikkeling E-depot).
2. Dienstverlening. Rotterdam geeft inhoud aan elektronische dienstverlening. Publicatie op en transacties via de website raken het recordsmanagement.
3. Techniek. Digitaal recordsmanagement staat niet op zichzelf maar maakt deel uit van de concernarchitectuur waarin afspraken worden gemaakt over standaarden. Denk aan front-, mid- en backoffice, basisregistraties, koppelingen met concernbrede applicaties.
4. Cultuur. Met de invoering van de CRMO verandert er veel. Weerstanden kunnen deel uitmaken van de implementatie van de verandering. Dienstbelangen kunnen conflicteren met concernafspraken en de inrichting van dienstoverstijgende processen.
5. Kwaliteitsmanagement en auditing. Kaderstelling en toetsing vragen om ontwikkeling van specifieke expertise en samenwerking met partners op dit deskundigheidsgebied.

Concernrecordsmanagement moet ervoor zorgen dat de digitale informatiehuishouding van de gemeente op eenduidige wijze wordt ingericht, zodat voldaan wordt aan het wettelijk kader, aan doelmatigheidseisen en aan de eisen van ‘good governance’. Een mooie uitdaging!

J.SchuurmanHess@gar.rotterdam.nl

Jacqueline Schuurman Hess is archiefinspecteur bij de gemeente Rotterdam.