, 24 maart 2021

Opstap naar archiveren?

image for Opstap naar archiveren? image Achtergrond

Tekst Frank Jan Bertram

Metadata worden door IT-archiving gebruikt als uitgangspunt voor het verplaatsen naar goedkopere opslagmedia. De achtergrond van dit proces beschreef ik in mijn eerdere artikel Hoe archiveert een computer in Od 6. Kunnen metadata een bijdrage leveren aan het archiveren van de 80 tot 85 procent ongestructureerde data zonder grote investeringen in technologie en met inzet van bestaande kennis? Om die vraag te kunnen beantwoorden moeten we eerst de achtergrond van technische metadata kennen.

Volgens het Nationaal Archief zijn metadata (ook wel metagegevens genoemd) gegevens die de karakteristieken van gegevens beschrijven. Het zijn eigenlijk data over data. Voorbeelden van karakteristieken zijn de creator, de datum van creatie, de gebruikte taal en het bestandsformaat. Metadata beschrijven niet alleen de gegevens zelf, maar ook de context waarbinnen de gegevens zijn ontstaan of ontvangen. En wat er vanaf het moment van ontstaan of ontvangst met die gegevens is gebeurd. Volgens deskundige op het gebied van data- en metadatamanagement Donna Burbank van DAMA (The Global Data Management Community) zijn er twee soorten metadata te onderscheiden:

  1. Technische metadata; beschrijven de structuur, het format en de regels om data op te slaan, in een file-systeem en/of in een database-systeem.
  2. Zakelijke metadata; beschrijven de organisatie-definities, -regels en -context van data.

Ik beperk me tot de achtergrond van technische metadata in het file-systeem, omdat file-data verreweg het grootste deel van de 80 tot 85 pro[1]cent ongestructureerde data vormen. Technische metadata zijn al vanaf het prille begin in gebruik, omdat ze onmisbaar blijken voor het goed functioneren van een computer. Waarom zijn ze onmisbaar?

Hoofdbestandtabel
Een computer zet bits fysiek op een opslagmedium, zoals een harddisk of een flashdrive. Dit wordt geregeld in de bestandssysteem(filesystem)-software, onderdeel van de besturing(operating)-software van de computer. Leveranciers hebben veelal hun eigen filesystemstandaarden gecreëerd. De volgende uitleg is gebaseerd op die van Microsoft, omdat de meeste ongestructureerde documenten van de 80 tot 85 pro[1]cent vanaf het begin van de jaren 80 door middel van Microsoft-filesystem-software zijn opgeslagen. Het bestandssysteem NTFS (New Technology File System) van Microsoft bevat een bestand dat de hoofdbestandstabel (Master File Table (MFT) wordt genoemd (voor 1993 File Allocation Table (FAT)). Er is tenminste één vermelding in de hoofdbestandstabel voor elk bestand op een NTFS-bestandssysteemvolume, inclusief de hoofdbestandstabel zelf. Alle informatie over een bestand, inclusief de grootte, tijd- en datumstempels, machtigingen en gegevensinhoud, wordt opgeslagen in hoofdbestandstabel-vermeldingen. Deze technische metadata worden door Microsoft attributes genoemd. Door middel van deze hoofdbestandstabel met technische metadata vindt de computer de documenten (files) op de fysieke drager terug. De creatie van deze metadata door het filesystem is daarmee essentieel.

Prioriteren
We kunnen concluderen dat technische metadata:

  • sinds lange tijd binnen Micro[1]soft-omgevingen gestandaardiseerd zijn;
  • altijd beschikbaar zijn, want noodzakelijk voor de werking van een computer;
  • altijd actueel zijn door de volledig geautomatiseerde aanmaak en mutatie;
  • een index vormen die in de verkenner te raadplegen is.

Het blijkt dat technische metadata sinds het begin van de jaren 80 volgens een standaard in de FAT en NTFS aan files gekoppeld zijn. Dit is vanuit een archiveringsstandpunt interessant. Is hier een houvast voor indexering zonder bijvoorbeeld de directe beschikbaarheid van bij de documenten horende applicaties? Kunnen we op basis van deze metadata gaan prioriteren in het proces naar definitieve archivering en de achterstanden vervolgens handmatig of geautomatiseerd gestructureerd wegwerken?

Grip
Hoe zou dat er praktisch uitzien? Stelt u zich voor: een afdelingsshare met vele duizenden documenten die al sinds de eerste netwerken uit de tijd van Novell bestaat.2 De documenten zijn in de loop van de tijd om de 3 tot 5 jaar fysiek naar nieuwe opslagmedia overgezet, in logische zin zijn ze nog steeds aanwezig in dezelfde afdelingsshare. De documenten zijn niet gearchiveerd volgens de archiveringsnormen. Een insteek kan zijn dat we op folder-namen (mappen) selecteren die in eerste instantie waarschijnlijk de meest archiefwaardige documenten bevatten. In de geselecteerde folders sorteren we vervolgens op creatiedatum, waarna we direct een indruk krijgen van de oudste documenten die het eerste in aanmerking komen voor archivering. Als we de documenten eerst sorteren op bestanden waarvan de grootte, de creatie[1]datum en de extensie gelijk zijn, krijgen we direct een subset van documenten die waarschijnlijk snel 2 Novell Netware was in de jaren 80 en 90 de meest gebruikte netwerksoftware waarmee binnen organisaties pc’s en servers onderling verbonden werden. te ontdubbelen zijn. Dit kan vervolgens door de archivaris in opdracht van, of door de informatie-eigenaar zelf worden uitgevoerd.

Na ontdubbelen van deze selectie kan gekeken worden naar documenten waarvan de bestandsnamen overeenkomen en waarvan een doc- en een pdf-exemplaar van bestaat. Zeer waarschijnlijk is de uitkomst van deze selectie relatief klein en kan vervolgens gearchiveerd worden, ook nu door de archivaris in opdracht van, of door de informatie-eigenaar zelf, handmatig of geautomatiseerd.

Deze aanpak geeft de archivaris de mogelijkheid aan de organisatie een archiveringdienst te verlenen zonder diepgaande inhoudelijke kennis van IT-technologie. Door het gebruik van technische metadata van documenten kan de afdeling archief haar grip op ongestructureerde informatie in de organisatie vergroten en met een gestructureerde aanpak de 80 tot 85 procent ongestructureerde data op de juiste wijze archiveren.

Magazine

OD Magazine
Vakblad Overheidsdocumentatie, Od, is het netwerkplatform voor informatieprofessionals bij de overheid en non-profitsector. Met aandacht voor ontwikkelingen in het vakgebied, best practices, samenwerking, persoonlijke ontwikkeling, valkuilen en dilemma's geven wij een kijkje in de keuken van de informatieprofessional bij overheden en de non-profitsector.
Meer magazines >>