20 november 2013

OverheidsDocumentatie

image for OverheidsDocumentatie image

Marjolein Bryant
Marjolein Bryant

Invalshoeken

Marjolein Bryant
Marjolein Bryant

Invalshoeken
Het overgrote deel van wat de gemeente doet, draait om het verzamelen, interpreteren, verwerken en verstrekken van informatie. Deze informatie is snel en in wisselende context nodig, om te delen met diegenen die daar belang bij hebben. De evenementenorganisator wil weten of zijn feestje bij uitzondering tot 01:00 uur mag duren, de toerist is benieuwd wat er te doen is in week 33 in de gemeente, de buurman van het marktplein wil gewaarborgd zien dat de gemeente niet vaker dan 6 keer per jaar een luidruchtig feest toestaat.

De gemeente heeft al die informatie beschikbaar. Het valt alleen nog niet mee om alle relevante gegevens vanuit deze verschillende invalshoeken ook daadwerkelijk snel en toegankelijk te produceren. Het probleem is de gewoonte om grote brokken informatie vast te leggen in documenten (of andere files zoals PowerPoint, filmpjes, en spreadsheets).

Zo’n document bundelt informatie in mooie volzinnen op talloze A4’s. Prima geschikt om de aanvrager te informeren over het besluit. In combinatie met de gebruikelijke metadata ook later nog terug te vinden om aan te tonen dat de procedure correct is verlopen.
Helaas wel erg onhandig, wanneer snel overzicht nodig is. De KCC-medewerker kan aan de telefoon geen twaalf pagina’s tellend dossier doornemen en stuurt de vragende evenementencoördinator dus de backoffice in. De vraag van de toerist vergt een studie van tientallen beschikkingen, dus houdt de communicatieafdeling hiervoor in Excel een schaduwadministratie bij van de evenementen, data en locaties. Voor de buurman van het marktplein heeft de geluidsdeskundige een turflijstje in zijn notitieboekje. Erg arbeidsintensief en niet erg betrouwbaar, maar onvermijdelijk zolang al deze informatie in (digitale) documenten wordt opgeborgen.

Data in context
Het kan ook anders. In plaats van het wegstoppen van de belangrijke variabelen in documenten en het kopiëren daarvan in provisorische schaduwregistraties kunnen deze ook als dataset worden gebundeld in een zaak. Het is nu al gebruikelijk om aanvragen te vervatten in formulieren, bestaande uit specifieke vragen, keuzelijsten en waar echt noodzakelijk, ruimte voor vrije tekst. Wel even opletten natuurlijk dat je deze niet gelijk bij ontvangst platslaat tot een pdf.

Op dezelfde manier is ook de behandeling te structureren in ‘formulieren’. Het reduceren van het behandelproces tot de relevante variabelen bevordert niet alleen de informatievoorziening. Minstens zo belangrijk is dat het werkproces veel meer gestandaardiseerd verloopt (niet te verwarren met het standaardiseren van álle werkprocessen op één manier; een rolstoel is nu eenmaal geen rotonde). De toetsingscriteria worden glashelder en medewerkers hoeven niet steeds opnieuw dezelfde voorwaarden erbij te formuleren. Het kost tijd, vaardigheid en inzicht om werkprocessen op deze manier te ontleden. Dit betaalt zich echter dubbel en dwars terug in efficiëntie, consistentie en flexibiliteit in het proces en de informatievoorziening.
Van de gestructureerde data is vervolgens met een druk op de knop een overzicht te creëren. Van de toegestane eindtijd van een specifiek evenement, van alle evenementen op het marktplein die meer geluid produceren dan 65 db(A) of van de evenementenkalender. Dat laatste is daarbij ook interessant als open data voor een evenementenapp.

In de logfiles is na te zien of het proces zorgvuldig is verlopen en de juiste personen hun akkoord hebben gegeven bij de totstandkoming van het besluit. Via de zaaktypencatalogus kan nauwkeurig worden beheerd dat de zaken worden bewaard die bewaard moeten blijven en de zaken worden vernietigd die vernietigd moeten worden.

En de documenten dan?
Wanneer een proces op deze manier is ingericht, is een document soms volledig overbodig. Slechts een klein deel van de processen is dermate creatief en uniek, dat deze een blanco vel (digitaal) papier rechtvaardigen. Bijvoorbeeld het opstellen van het evenementenbeleid. In andere gevallen is het document niet meer dan een afgeleide van de variabelen. Inkomende documenten worden direct vertaald in het bijbehorende formulier. Uitgaande documenten geven door het gebruik van een sjabloon slechts een vriendelijke presentatie van de relevante variabelen uit de zaak. Deze documenten bevatten dus geen unieke informatie die niet al ergens anders in de zaak is vastgelegd.

De functie van documenten is op deze manier steeds meer een aanvulling in plaats van de kern van de zaak. Anders gezegd: de informatievoorziening verandert van ‘documenten met metadata’ in ‘data met metadocumenten’.

marjolein.bryant@upsideout.nl, Marjolein Bryant is adviseur Zaakgericht Werken en Lean bij Upside Out Consulting.