11 november 2015

Professionalisering van de informatiefunctie binnen kantooromgevingen

image for Professionalisering van de informatiefunctie binnen kantooromgevingen image

DIV mist de trein of mist de trein de DIV

DIV mist de trein of mist de trein de DIV
Gelet op het brede thema vraagt GertJan de Graaf aan elke auteur zijn of haar artikel kort toe te lichten. Theo Kremer (TK) van Stadsarchief Amsterdam bij het spits af door te stellen dat ons vakgebied in een isolement verkeert, terwijl het vakgebied een kernwaarde vertegenwoordigt. Of zoals hij het in een prachtige metafoor verwoordt: “De trein vertrekt, maar DIV is niet of te laat aan boord!” Theo Peters (TP), productportfoliomanager Gemma bij KING, prikkelt zijn naamgenoot door te vragen waarom DIV niet (eerder) op die trein sprong. Volgens TK ligt het aan de DIV’ers zelf, want hij kan het zich voorstellen dat je van ‘oudgedienden’ niet kunt verwachten dat ze plots ander gedrag gaan vertonen. Maar is het dan niet de taak van het management om medewerkers te stimuleren ander gedrag te gaan vertonen, vraagt Kato Vierbergen (KV), programmacoördinator Professionalisering IV Rijk BZK, zich af? Dus ook een portie verandermanagement toevoegen. Om te kunnen veranderen heb je wel perspectief nodig, stelt Adrie Spruit (AS), informatiearchitect KING. Want de nadruk lijkt nu wel erg te liggen op alles wat niet goed gaat bij DIV. Ook hier speelt het management volgens KV een grote rol. Het management behoort namelijk te acteren op relevante ontwikkelingen en het is zijn rol om medewerkers in hun kracht te zetten, ze perspectief te bieden. Het gaat, en daar zijn alle aanwezigen het over eens, uiteindelijk om respect en waardering. En dat moet van twee kanten komen.

Verbinden of verbonden
Jules lauwerier (JL), zelfstandig adviseur voor de Moderne Overheid, licht zijn artikel toe. Hij vertelt dat het over verbinding gaat tussen DIV en IT. Beide werelden moeten elkaar beter leren begrijpen en een gezamenlijk referentiekader opbouwen. “Ga elkaar opzoeken en maak samen een plan!”, vat hij kernachtig samen. Maar hoe haak je dan het primaire proces aan waar je het allemaal voor doet? Ook hier heeft JL een oplossing voor door de klant uit het primaire proces met één stem op te zoeken met behulp van een multidisciplinair team. De projectleider komt het liefst uit het primaire proces (eventueel bij DIV), waarbij IT slechts ondersteunend is. Uiteraard moet een projectleider wel gedegen kennis hebben van IT. Fiona Atighi (FA), hoofd afdeling Digitale Informatiehuishouding Doc-Direkt, haalt JT van zijn wolk door aan te geven dat volgens haar de business helemaal niet zo betrokken is, als wordt geschetst door JL. En als ze al in charge zijn dan zoeken ze vaak kortetermijnoplossingen en dan is het juist gevaarlijk als de business in charge is.

De aandacht voor DIV groeit ‘gelukkig’ door verschillende incidenten in de informatiebeveiliging. Informatie en het belang daarvan komt daardoor hoger op de bestuursagenda te staan en dat is ‘gunstig’ voor DIV. Maar als je dan als DIV problemen oplost, zorg er dan voor dat het primaire proces dit ook echt ziet als een probleem, merkt Margriet van Gorssel op. Ook hier wijst JL op de verantwoordelijkheid van het primaire proces, want verantwoordelijkheid werkt wat hem betreft twee kanten op. KV heeft een minder romantisch beeld en merkt op dat de I-component steeds vaker door het primaire proces wordt ingevuld, zonder enige bemoeienis van DIV.

Je bent je eigen informatiemanager
Dan is Marc Hoogland (MH), informatieadviseur bij de gemeente Velsen, aan de beurt om zijn artikel toe te lichten. MH legt uit dat hij, wanneer hij een organisatie binnenkomt, altijd eerst naar het organogram kijkt om te zien hoeveel aandacht DIV, IT en Informatiemanagement krijgen. Als hij aparte afdelingen waarneemt, dan is dat voor hem een teken dat deze disciplines aandacht krijgen. Hij pleit zelf voor een afdeling Informatiemanagement waaraan niet per se een CIO leiding hoeft te geven. Als het maar iemand is op het juiste managementniveau. Toch ziet hij een uitdaging door met de zittende medewerkers een informatieonderdeel op te tuigen. Ter geruststelling dat ook hieraan gewerkt wordt, geeft FA aan dat ze binnen BZK bezig zijn om het I-bewustzijn te vergroten. Iedere medewerker wordt op deze wijze steeds meer zijn eigen informatiemanager. Hierbij is het de kunst om de systemen onder water zo veel mogelijk te laten doen, zodat het primaire proces daar zo min mogelijk last van heeft.

Accepteer de chaos of organiseer de verantwoording
Nu is het de beurt aan Theo Peters (TP). Hij start zijn betoog door op te merken dat het belangrijk is om als je digitaal begint, ook digitaal te blijven. Maar helaas is het zo dat het denken en doen nog niet zover is als de techniek. Wanneer dit wel in pas loopt, gaat het de ambtenarij verdampen. DIV zal hierop dienen te anticiperen. De verwachting is dan ook dat er in de toekomst meer hogeropgeleiden en meer management nodig zijn, omdat we achterlopen met het antwoord geven op informatiseringsvraagstukken – bijvoorbeeld de uitdaging met het vernietigen van digitale bestanden, want dat is praktisch onmogelijk. Dat rechtvaardigt de vraag of we dan alles moeten bewaren. Daarover lopen de meningen uiteen. MH zegt: “Accepteer de chaos”, en TC: “Organiseer de verantwoording.” Want, zo zegt, hij: “Je loopt altijd achter de feiten aan, want de ontwikkelingen (in semantische software) gaan te snel.” Artificial Intelligence zal een grote omslag veroorzaken en dat gaat heel snel gebeuren, vult KV aan. En het verzinnen van werkbare oplossingen op dat vlak is direct een van de grootste uitdagingen voor de overheid de komende jaren.

Adrie Spruit (AS), informatiearchitect van KING, stelt dat de stap van papier naar digitaal een grotere stap is dan van klei naar papier. Er is nog steeds geen duidelijke oplossing voor dit probleem. I-dragers zijn namelijk steeds korter te benaderen. Een belangrijke eerste stap vindt hij dat verschillende specialismes en disciplines met elkaar in verbinding komen om dit probleem op te lossen. Want met welke steen van Rosetta of etymologisch woordenboek borgen we straks onze toegankelijkheid van informatie voor de generaties na ons? Toch zullen structuren in sommige werelden voorlopig belangrijk blijven (in ieder geval in de bouwwereld). Dus moeten we dan doorgaan met het uitrollen van metadatastandaarden?? “Nee!!!”, galmt het uit de kelen van de aanwezigen.

Archiefwet bij het archief
Margriet van Gorssel (MG) gaat in de toelichting op haar artikel verder in op metadata. Ze vindt de Archiefwet een prima wet zolang deze niet binnen andere wetgeving is geregeld. Ze geeft als tip mee om bij een e-depot in ieder geval de basis registratie goed te regelen en daarna goede zoekmachines en zoekmethodieken het werk te laten doen. JL houdt wederom een pleidooi (nu voor metadata) door aan te geven dat metadata ook een behoefte afdekt (i.c. informatiebehoefte) en dat ziet hij niet snel verdwijnen. Dus, zo stelt hij: “Speel op safe, want je weet weliswaar dat het gaat veranderen, maar niet wanneer.” De Archiefwet zou eigenlijk een informatiewet moeten worden, maar dat is wellicht nog een stap te ver voor de dames en heren wetgevers.

Tot slot
Deze zesde round table heeft nog maar eens laten zien dat ons vakgebied niet dood is!! Wel gaan de ontwikkelingen dermate snel dat we links en rechts voorbij gestreefd worden door de techniek en de deelname van het primair proces. De belangstelling voor data en informatie is in ieder geval nog steeds groeiende, en daarin moeten en kunnen we onze positie bepalen. Doen we dit niet dan zal ons vak opgaan in andere disciplines.

Edwin.Driessen@afm.nl, Edwin Driessen is redactielid van Od.