, 27 september 2019

Rijksdiensten bundelen krachten op DIV-platform RBB Groep

image for Rijksdiensten bundelen krachten op DIV-platform RBB Groep image Verslag

De Rijksbrede Benchmark (RBB) Groep is opgericht voor en door publieke uitvoeringsorganisaties (rijksdiensten). Onderdeel van de RBB Groep is het platform DIV, een kennisnetwerk voor alle archiefexperts van uitvoeringsorganisaties om samen te werken en kennis te delen. Dit is nodig, want ook rijksdiensten staan voor de informatie-uitdagingen die digitalisering met zich meebrengt. Uitdagingen zoals de informatiehuishouding en het kwaliteitsmanagement op dat gebied.

De Rijksbrede Benchmark (RBB) Groep is opgericht voor en door publieke uitvoeringsorganisaties (rijksdiensten). Onderdeel van de RBB Groep is het platform DIV, een kennisnetwerk voor alle archiefexperts van uitvoeringsorganisaties om samen te werken en kennis te delen. Dit is nodig, want ook rijksdiensten staan voor de informatie-uitdagingen die digitalisering met zich meebrengt. Uitdagingen zoals de informatiehuishouding en het kwaliteitsmanagement op dat gebied. Op 6 juni kwamen zo’n dertig medewerkers van verschillende rijksdiensten samen bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB) in Utrecht om hierover te praten. 

Het gaat om de waarde van informatie
Een van de sprekers is Hans Waalwijk, docent en onderzoeker Archivistiek aan de Hogeschool van Amsterdam. Met grote sprongen neemt Waalwijk de aanwezigen mee door de geschiedenis van archivering. Zijn verhaal stoelt op de vraag: wat is kwaliteitsmanagement op basis van de Archiefwet? ‘Op het vlak van kwalitatieve informatie verandert alles’, stelt hij. ‘Constant. Het gaat eigenlijk niet om de vorm, het gaat om de functie en de waarde van de informatie.

Wat bewaren we, en wat niet? En bovenal: waarom?
Informatiehuishouding vast op de agenda Annet van Veen, projectleider Actieve Openbaarheid bij het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) weet wel waarom. Tijdens haar presentatie over de Uitvoering Meerjarenplan Verbetering Informatiehuishouding vertelt ze: ‘Als je in verbinding wilt staan met de maatschappij en burgers, moet je veel meer informatie delen. Binnen de organisaties zelf is dat overigens ook belangrijk. Medewerkers moeten weten waar informatie te vinden is.’ Gelukkig komt informatiehuishouding steeds vaker op de bestuurlijke agenda te staan. De RDDI is daar zelf het ultieme voorbeeld van. Informatiehuishouding moet een blijvend aandachtspunt zijn, vindt Van Veen: ‘Hoe zorgen we daarvoor? Hoe laten we mensen zien dat het echt veel oplevert? Daarvoor zijn deze bijeenkomsten ideaal.’

Nationaal Archief

Het Nationaal Archief is de archiefbewaarplaats van de rijksoverheid. Het vervult daarnaast de functie van kennisinstituut, bijvoorbeeld op het gebied van archivering bij design en duurzame toegankelijkheid van informatie. Samen met andere partijen ontwikkelen we generieke kennisproducten die zorgen voor duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie. Het onderhouden van een solide netwerk met ministeries, uitvoeringsorganisaties en zelfstandige bestuursorganen is hierbij essentieel. Het team relatiemanagement vormt de schakel tussen al deze organisaties en het Nationaal Archief op tactisch-strategisch niveau.
Ben je benieuwd naar wat de relatiemanagers voor jouw organisatie kunnen betekenen? Stuur dan een e-mail.

Vanuit haar rol als voorzitter van het platform DIV vertelt  Ilona Dorrestijn van de SVB: ‘We hebben het Platform DIV in 2014 opgericht om de collega’s van rijksdiensten bij elkaar te brengen. We merkten namelijk dat bijvoorbeeld gemeenten of de rijksoverheid samen producten ontwikkelden om hun informatiehuishouding op orde te krijgen, maar dat de publieke uitvoeringsorganisaties achterbleven. Waarschijnlijk omdat de diversiteit daar veel groter is. Zo verschillen de aantallen werknemers enorm, zijn de werkzaamheden amper te vergelijken en verhoudt ieder orgaan zich anders tot de ministeries. Met dit netwerk willen we mensen bij elkaar brengen.’

Veel voorkomende problematiek
Relatiemanagers Olga Raam en Esther van Hofwegen van het Nationaal Archief lichten de dienstverlening van deze organisatie toe. ‘Zo’n 160 organisaties vallen onder de verantwoordelijkheid van de ministeries. Denk aan agentschappen en zelfstandige bestuursorganen’, vertelt Raam. ‘Allemaal met hun eigen specifieke taken. Privacy, openbaarmaking, veiligheid: allerlei onderwerpen om rekening mee te houden bij een goede informatiehuishouding. Organisaties lopen ook regelmatig tegen nieuwe vraagstukken aan. Wij willen hen hier graag bij helpen.’ Raam legt uit dat veel organisaties het Nationaal Archief nu nog zien als de plek waar informatie op een dag heen moet. ‘Maar dat zijn we niet alleen. Men kan ook bij ons terecht voor hulp bij of advies over het dagelijkse beheer en duurzame toegankelijkheid van informatie.’

Rijksbrede Benchmark Groep

De Rijksbrede Benchmark Groep, opgericht in 2002, is een initiatief van inmiddels 41 dienstverlenende organisaties in de publieke sector. De groep maakt zich sterk voor leren van elkaar, bij elkaar in de keuken kijken en het vergelijken van prestaties. De RBB Groep is uitgegroeid tot een netwerkorganisatie waar kennis en inzichten zo veel mogelijk worden gedeeld met het besef dat het niet alleen gaat om het bezitten van kennis maar ook om het kunnen beschikken over en delen van kennis. De partners van de RBB Groep streven naar continue verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening aan de burger. Ze focussen daarbij op onderzoek, samen beter doen en verbinden.

Haar collega Esther van Hofwegen vult aan: ‘Waar lopen medewerkers tegenaan op het gebied van duurzaam informatiebeheer? En hoe kunnen wij daarmee helpen? Daar houden we ons mee bezig.’ Ze geeft een voorbeeld: ‘Uit onderzoek van de toenmalige Erfgoedinspectie kwam naar voren dat archiveren van websites in slechts 5% van de gevallen gebeurde. Veel organisaties wisten niet goed hoe ze dat moeten doen. Onder meer daarom hebben we de Richtlijn archiveren overheidswebsites opgesteld.’

Kwaliteitsbewaking in de praktijk
Tijdens de bijeenkomst komen ook praktijkvoorbeelden van kwaliteitsbewaking van de informatiehuishouding aan bod. Zo vertelt Wendy Brooshooft van de Dienst Wegverkeer: ‘Binnen onze organisatie houden we regelmatig informatie- en archiefcontroles. We gaan in gesprek met mensen uit alle afdelingen van onze organisatie. Gezamenlijk toetsen we onderwerpen als privacy en transparantie aan de bijbehorende wet- en regelgeving. De bevindingen leggen we vast in rapportages. En ook op intranet kunnen onze medewerkers veel actuele informatie vinden.’ Zo blijft iedereen op de hoogte en zijn alle ketens aangehaakt.

Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding

Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding (RDDI) is een van de programma’s die helpen bij het toekomstbestendig maken van de informatiehuishouding van het rijk. RDDI zorgt ervoor dat de informatiehuishouding die dat mogelijk moet maken, op orde komt. Het programma geeft medewerkers heldere richtlijnen en gebruiksvriendelijke tools om bij te dragen aan een goede kwaliteit van overheidsinformatie.

Het komende nummer van Od (2019-7) staat helemaal in het teken van het RDDI.

Verantwoordelijkheid bij besluitvormers
Ron Verhey, senior adviseur bedrijfsvoering bij de Belastingdienst, vertelt vervolgens over informatiehuishouding en kwaliteitsmanagement bij de Belastingdienst. Verhey: ‘Als je georganiseerd te werk gaat en je hebt de aandacht van de top en de verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding belegd bij de besluitvormers, dan gaat het lukken.’ Om de informatiehuishouding op orde te krijgen én te houden, is aandacht voor dit onderwerp volgens hem cruciaal, net als bewustwording en communicatie. Dit wordt ook wel de ‘abc-methodiek’ genoemd. Om inzicht te krijgen in de kwaliteit en effectiviteit van de informatiehuishouding hanteert de Belastingdienst onder andere een procesmonitor en een normenmonitor. ‘Niet vertellen hoe het moet, maar vragen hoe men het doet’, legt Verhey uit. ‘Op basis van de resultaten stellen we een rapportage op. Deze geeft breed inzicht in de risico’s op verschillende verantwoordingsbelangen van de processen per dienstonderdeel (bewustwording). Vervolgens vertellen we in een verbeterplan (communicatie) welke maatregelen de bestuurders het beste kunnen nemen om de risico’s te verminderen. Om ten slotte onze bedrijfsvoering en dienstverlening te verbeteren.’ De maatregelen worden vanuit het normenkader (Baseline informatiehuishouding Rijk) opgesteld. En uiteindelijk wordt de toepassing gecontroleerd op naleving.

Samen sterk!
Na afloop van de bijeenkomst zijn de reacties positief. Aart van der Kooij, senior beleidsadviseur Duurzame Toegankelijkheid bij de Politie, vindt de informatie verhelderend en toepasbaar. Want waarom zou je zelf het wiel uitvinden als de kennis al voorhanden is en wordt aangeboden. ‘Mijn idee dat DIV-organisaties proactief in gesprek moeten gaan over informatiehuishouding is vandaag bevestigd.’ En dan niet alleen met elkaar, maar ook met de bestuurslaag. Hij vervolgt: ‘We moeten ons verbinden en onze meerwaarde laten zien. Het was erg interessant om de aanpak van de Dienst Wegverkeer en de Belastingdienst te zien en daarvan te leren. Ook goed dat het Nationaal Archief zijn gezicht laat zien op dit soort netwerkbijeenkomsten.’

Spreker Hans Waalwijk is net zo tevreden over de bijeenkomst. Hij vindt het platform DIV van de RBB Groep echt iets toevoegen. ‘Er zijn maar weinig van dit soort samenwerkingsverbanden, zeker op bestuursniveau. Terwijl het ontzettend belangrijk is om ideeën en praktische zaken uit te wisselen.’

Door te verenigen kunnen rijksdiensten dezelfde soort informatie-uitdagingen gezamenlijk oppakken en vervolgens toepassen op de eigen organisatie. Dat is de kracht van dit platform. Dus sluit aan en denk mee op https://rbbgroep.nl/groepen/documentaire-informatievoorziening-div/


Simone Driessen
Webredacteur bij het Nationaal Archief

Marlène Roosemans
Tekstschrijver bij en directeur van Bureau Tekst